購買管理プラットフォームで実現する間接材購買の可視化と最適化

日々の事業活動を支えるために必要なオフィス用品や工具、IT機器などの消耗品・備品は、本社や工場、営業所、部署などで個別に調達している企業がほとんどだろう。各部門が独自ルールで動いているため、購入手法や取引条件などもばらばらで無駄も多いと思われる。一方で、こうした間接材は、企業の売り上げに直接的につながらないため、在庫管理を最適化できていない企業も少なくない。そこで、こうした購買業務の課題を、顧客と伴走しながら解決するソリューションを提供しているのがビズネットだ。同社の岡野正志氏に聞いた。

一元管理が難しい間接材の購買業務を支援

一般的には、オフィスで使う文房具などをイメージすることが多い間接材だが、実際には製造業の工場で使う工具や機材、建設会社で使う安全用品、研究施設で使う実験器具など、種類は多岐にわたる。それに比例して、取引先の数も多くなる。そうした間接材の購入に関わる企業の課題について、岡野氏はこう説明する。「取り扱う間接材の種類と関係する取引先が多くなると、発注方法の管理や取引先の情報といった、調達に必要な情報の管理が必然的に増え、業務負担が増大します。加えて、間接材の購買業務をアナログなやり方で行っている場合、社内での申請や承認、見積依頼が多数行き交うことになるため、状況把握が難しくなり属人化を招くことも少なくありません」

企業の利益に直結する直接材に関しては、取引先とシビアな交渉や原価管理もきちんと行われているが、「1年に1回、多くても半年に1回くらいしか購入されない間接材については、ほとんどが部署任せ、当事者任せになっています。それによって、無駄があってもなかなか気づけませんし、場合によっては、購買担当者と取引先が癒着するなど、不正の温床になってしまうこともあります。そうなると、会社の業績にも大きな打撃を与えかねません」と、岡野氏は課題を指摘する。

さらに、間接材は部署や個人単位での調達となるケースが多いため手続きが複雑になり、一元管理が難しいことも課題になると岡野氏は述べる。「例えば、従業員が使用する備品などは、各自から出された申請に対して上長が承認するという業務フローになっているケースが多いでしょう。それによって、すぐに必要な備品などであっても、補充されるまでに1週間以上かかることもあります。また、近くの店舗で購入したり、拠点が各地に点在している場合は取引先も異なるため、各拠点で独自に調達することがほとんどです。そのため、いざ全社で間接材の購入管理を一元化しようとしても、上手くいかないケースが多いようです」

ビズネットはこうした課題を、独自のデジタルカタログによる購買管理プラットフォームを提供することで解決しようとしている。岡野氏はその概要について説明する。「当社が提供する購買管理プラットフォームの特徴は、まずお客さまのITリテラシーに関係なく、どなたでもお使いいただける直感的なサービスになっていることです。複数のサプライヤーとデジタル接続することで、まるでECサイトでオンラインショッピングをしているような感覚で、備品などを購入できます。また、既存の取引先企業の商品やお客様の指定購買品も購買管理プラットフォームに入れて一元管理する機能もございます。このように、窓口を一つに集約して請求までを一本化することで、購買管理の全てが可視化され、最適化できるサービスになります」

人が介在しない仕組みを構築することが、効率化や不正防止にもつながる

ビズネットの購買管理プラットフォームは、サプライヤーから販売手数料を徴収することで利益を得るビジネスモデルである。そのため、5,000万アイテムを超える商品の中から選んで購入する「ベーシックカタログ」のシステム利用料や初期費用は無料だ。「私たちはECサービスを提供しているのではなく、これまで抱えていた間接材購買の課題を解決し、お客さまの業務を効率化するソリューションを提供しています。お客さまは、サプライヤーが独自に決めた商品価格をワンクリックで比較することで、購入時のコストを削減できます。また、ビズネットで購入履歴を一元管理することで、これまでに発生していた無駄な業務をなくし、生産性を上げるお手伝いをします」と、岡野氏は説明する。

一方、間接材を購入する当事者にとって、ビズネットを利用するメリットは「工場や建設現場で使用する現場・作業用品から医療用品、書籍など、様々なカテゴリーのサプライヤーが提供する商品が選べるので、仕事に必要なものが全て一度に揃えられます。その際、各サプライヤーが販売する商品の価格や仕様などを画面で比較しながら、必要な機能を備えたものを最安値で購入できます」と岡野氏は説明する。さらに、「弊社のサービスが他社と比べて高い評価を受けているのが、それらの商品を1つのカートで決済できることです。これによって、お客さまが間接材の購入に関して取引するのはビズネットだけになり、どこから何を、いつ、いくらで購入したのかといった細かい明細の情報も、全てこちらからご提供します」と語った。

また、ビズネットの購買管理プラットフォームは、ユーザー企業が導入しているERPやお客様の自社開発した業務管理システムとのデータ連携サービスも提供している。そのサービスについて岡野氏は、「お客さまのシステムの仕様に合わせて、われわれの専門部隊が個別に購入実績データを書き出す仕組みを構築させていただきます」と説明。「ビズネットが提供しているのは、人間がやらなくてもいいところを、デジタルで徹底的に合理化するソリューションなのです。それによって、本来人間がやるべきところにリソースを有効活用していただく環境をご提供できるし、人が介在しないので癒着も起きないなど、不正防止にもつながっていくのです」

間接材の購入にかかる業務を年間5,000時間削減した事例も

実際、これまでにビズネットのソリューションを導入した企業の中には、間接材の購入の取引にかかる業務を年間5,000時間削減した事例もあるという。「他にも、購買管理プラットフォームを導入することで調達にかかる業務コストを年間9,600万円削減できた例や、1.1億円削減できた例もあります」と、岡野氏は実際の導入効果を紹介する。「私たちはお客さまと最初に接触させていただく時に、今どういうふうに間接材の購買実績を管理していますかと尋ねます。その際、人手による非効率的な業務があれば、思い切ってやめてしまいましょうという提案をします。そうした業務も、人がやらなくても済むようにデータ連携などの仕組みを活用すればいいのです」

ビズネットのビジネスは単なるソリューションの提案ではなく、顧客にとってなにがメリットになるのかを一緒に考えることが本来の目的であるという。「お客さまの実態を伺った時に、それをどう読み解いてどう私どもの仕組みを使って解決すればいいのか。この知恵を出すところが、まだAIには任せられない人間の仕事だと思っています。例えば、お互いに意見を出し合ううちに、お客さまの方でも新しい気づきが生まれたりするのです。それによって、当初の想定よりさらに進んだご提案ができるようになった時には、私自身大きな喜びを感じます」。

一方で、現在いろんな企業で様々な業務のデジタル化や、AIの活用が進もうとしている。そうした状況を、岡野氏はどう見ているのか。「いずれはAIが過去の購入履歴や備品などの使用履歴から判断して、自動的に間接材を発注するような時代が来るかも知れません。でも実際には、特に建設業や製造業などにおいてはまだまだアナログの業務が多く残っています。したがって、喫緊の課題としては、そうした企業のデジタル化のお手伝いをさせていただきたいと思っています」と、岡野氏は展望を語った。

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ビズネット株式会社
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