おすすめのWeb請求書システムを徹底比較！できることや失敗しない選び方

請求業務の効率化とコスト削減が求められる中、Web請求書システムが注目されています。このシステムは請求書作成から送付、取引先管理までをデジタルで一元管理し、業務負担を軽減するため多くの企業で導入が進んでいます。しかし、数多くの選択肢から最適なシステムを見極めるには、導入のメリットや注意点を把握しておかなければいけません。

そこで本記事では、Web請求書システムの以下のポイントを詳しく解説します。

• Web請求書システムの主な機能
• 導入による業務効率化とコスト削減のメリット
• 選定時の重要なポイントと注意点

これらを理解することで、自社に最適なシステムの導入がスムーズに進み、請求業務の効率化やテレワーク対応が実現できるでしょう。ビジネスの成長に役立つ情報として是非ご活用ください。

Web請求書システムとは

Web請求書システムは、請求業務をオンラインで処理するためのソリューションです。従来の紙請求書に代わり、デジタルで請求書を作成・送信・管理することが可能で、多くの企業が業務効率化やコスト削減のために導入を進めています。電子帳簿保存法やインボイス制度などの法的要件にも対応しやすく、請求業務の負担を大きく軽減する役割を果たすのです。

紙の請求書と比べて、迅速な処理が可能なうえ、保管の手間やコストも抑えられるため、経理部門の強い味方となっています。ここでは、システムの具体的な役割や紙請求書との違いについて見ていきましょう。

システムの特徴と役割

Web請求書システムの特徴は、業務のデジタル化と自動化にあります。紙請求書は作成から送付、保存に至るまで多くの手作業が発生する一方で、Web請求書システムは業務を効率化し、人的ミスを減らします。主な特徴は以下の通りです。

• デジタル化によりペーパーレスを実現
• すべての請求情報を一元管理できる
• 電子帳簿保存法やインボイス制度に対応
• 作成から送付までのプロセスを自動化し負担を軽減

Web請求書システムは、企業にとっての作業負担を軽減するだけでなく、取引先とのやり取りもスムーズに進めやすくなります。これにより、請求業務の効率が向上し、法的要件も満たしやすくなるため、経理作業の信頼性が高まる利点があります。

紙請求書との基本的な違い

Web請求書システムは、紙請求書と比較して迅速な処理と高い利便性が魅力です。紙請求書では、印刷や封入・郵送などの手間が多く、処理に時間がかかってしまいます。一方、Web請求書システムはインターネットを介して瞬時に送信でき、保管スペースも不要です。両者の違いをまとめると以下の通りです。

• 瞬時に送信ができ、処理時間を短縮できる
• 郵送費や印刷費が不要で、ランニングコストを抑えられる
• 電子帳簿保存法やインボイス制度への対応が容易
• インターネット上でアクセスでき、テレワークにも対応

紙請求書は物理的な書類管理が必要ですが、Web請求書システムであれば検索や管理がしやすく、法改正にも柔軟に対応可能です。これにより、企業全体の業務効率が向上し、さらなるコスト削減に繋がる点が魅力と言えるでしょう。

Web請求書システムの主要な機能

Web請求書システムは、請求業務を大幅に効率化する様々な機能を備えています。請求書の作成から送付、管理やデータ連携まで多くの業務がデジタル化されることで企業全体の作業負担が軽減されます。

各システムでできることは異なりますが、本セクションでは、一般的なシステムの主要な機能を詳しく見ていきましょう。

請求書の作成・送付

Web請求書システムの基本機能である請求書の作成・送付は、手作業による負担を大幅に削減します。従来はExcelやWordでの請求書作成・印刷・封入・郵送など多くの手間がかかっていました。一方、Webシステムではこれらが自動化され効率的に処理できます。具体的な機能は次の通りです。

• テンプレートの活用で毎回の入力作業を不要化
• 数量や単価の入力で税額や合計金額を自動計算
• 複数の取引先へワンクリックで一括送付が可能
• メールやクラウドリンクによるオンライン送信に対応

このように、請求書の作成から送付までが効率化されるため作業負担やミスが軽減されます。また、郵送コストや印刷コストも削減でき経費の節約にも繋がります。

CSV・PDFデータのアップロード

多くのWeb請求書システムは、CSVやPDFデータをアップロードする機能を備えています。それにより、他のシステムで作成したデータをそのままインポートすることが可能です。この機能により異なるシステム間でのデータ連携がスムーズに行われ、さらなる業務効率化が図れます。具体的な機能は以下の通りです。

• CSVインポート機能で他のシステムのデータを一括で取り込み
• PDF形式のファイルをそのまま保管や送信が可能
• 帳票形式の統一により一元管理しやすい環境を提供
• アップロードしたデータは自動保存され後から確認可能

これにより、異なるシステム間でのデータのやり取りがスムーズに行われ、データ量が多い企業でも業務を効率的に進められるため特に大規模な企業に適した機能と言えます。

他システム（基幹・販売管理・会計）との連携

Web請求書システムは基幹システムや販売管理システム、会計システムと連携する機能も充実しています。この連携により請求書の作成や管理、取引先情報などのデータが自動で共有されるため二重入力やヒューマンエラーが軽減されます。具体的な利点は以下の通りです。

• 会計ソフトにデータを自動反映し、仕訳処理を簡略化
• 販売管理システムと取引先データを共有し、受注から請求書発行までを効率化
• 基幹システムとの統合でデータの一元管理が可能
• カスタマイズ機能により企業の業務内容に合わせて設定が可能

このようにシステム間の連携によりデータの自動統合が進み、業務の効率化と作業の手間が削減されます。特に会計処理や在庫管理などの正確性が求められる業務で信頼性が向上しミスを防ぐ効果が期待できます。

請求書のメール送信・郵送代行

Web請求書システムには、請求書のメール送信機能が標準装備されています。更に、紙の請求書が必要な取引先には郵送代行サービスを利用できるため、デジタルとアナログの両方のニーズに対応が可能です。具体的な機能は以下の通りです。

• 取引先のメールアドレス登録により請求書を自動送信
• 封入や発送を郵送代行業者が対応し作業負担を軽減
• 受領確認ができる機能もあり確実なやり取りが可能
• 郵送代行による切手や封筒のコスト削減が期待できる

この機能により請求書送付の業務効率が向上し、取引先の希望に応じた請求方法を柔軟に選択できます。特に紙の請求書を希望する顧客への対応が容易になり顧客満足度の向上にも繋がります。

毎月の請求書を自動作成

Web請求書システムには、毎月定期的に発生する請求書を自動作成する機能が備わっており、定期請求が必要な企業には非常に有効です。月次請求の業務が簡素化されることで担当者の負担が軽減されます。具体的な機能は以下の通りです。

• システムに請求の周期を設定することで請求書が自動生成
• 発行スケジュールの管理により請求漏れを防止
• 発行と同時に取引先への自動送信が可能
• 過去の請求データを基に同じ内容の請求書を自動生成し作業の重複を防止

この機能により、特に月末や四半期末の業務が多忙な経理部門の負担が軽減されます。手作業での作成が不要となるため業務効率と正確性が向上し、安定した請求管理が可能になります。

取引先の管理

Web請求書システムの取引先管理機能は、複数の取引先情報を一元管理できる便利な機能です。取引先ごとに異なる請求内容や履歴を管理しやすく、業務が効率化されます。主な特徴は以下の通りです。

• 取引先ごとの情報を統一して管理し必要なときにすぐ参照できる
• 請求書の発行サイクルや金額を取引先ごとに設定し繰り返し発生する業務を効率化する
• 過去の取引や請求履歴を簡単に確認でき後からの参照や修正も容易
• 適格請求書発行事業者の登録番号など法令に準じた管理が可能

この機能により、請求管理がシンプルになり取引先情報を統合することで業務がスムーズになります。特に取引先数が多い企業では有用です。

品目の自動入力・入力補助

品目の自動入力や入力補助機能を活用することで、請求書作成時の作業が効率化できます。頻繁に使用する品目や取引先ごとの仕様を事前に登録しておくことで、請求書作成時に自動で反映されます。具体的な機能は以下の通りです。

• よく使用する品目や価格を事前に登録しておき、請求書作成時に選択するだけで入力が完了する
• 数量や単価を入力すると自動で合計金額や消費税額を計算し、計算ミスを防ぐ
• 特定の取引先に定められた品目や価格を自動で呼び出す設定が可能で、作成が効率化される
• 自動補完機能により過去の情報を参考にして効率的に入力できる

この機能により、手作業の負担を軽減し、入力ミスも防げるため、多くの品目や異なる取引条件がある企業には特に有用です。

Web請求書システムを導入するメリット4つ

Web請求書システムを導入することにより、企業の請求業務が効率化され、コスト削減にも大きく貢献します。紙ベースの請求書からWeb請求書への移行は、経理業務を改善するだけでなく、法改正に伴う対応やテレワークの推進にも役立つのです。

本セクションでは、Web請求書システムを導入する主なメリットについて見ていきましょう。

業務効率化やコスト削減に繋がる

Web請求書システムの導入により、紙請求書に関わる手間が省かれ、業務効率化が実現します。従来の紙請求書は、作成から郵送・保管まで多くの時間とコストがかかります。一方、Web請求書システムではその負担が軽減されるため、以下のようなメリットに繋がるのです。

• 印刷費や封筒代、切手代が不要になるため、コスト削減に寄与する
• デジタル化により、請求書の作成や送付、管理が簡略化され、作業時間が短縮される
• 一元管理でデータ検索が容易となり、過去の請求書も即座に確認可能
• 人的ミスが減少し、業務の正確性が向上する

これにより、経理業務のスピードが向上し、不要なコストが削減されます。特に紙請求書に依存していた企業にとっては大きなメリットに繋がるのです。

オンラインで作業できるためテレワークにも対応できる

Web請求書システムはオンライン上でアクセスできるため、社外からの業務にも対応しやすく、テレワークを進める企業にとって非常に有用です。インターネット環境があれば、社外や自宅からも必要な情報を参照・管理できます。具体的なメリットとして以下の点が挙げられます。

• インターネット経由でシステムにアクセスできるため、在宅勤務でも利用可能
• 請求書の作成・送付・確認などの作業がすべてオンラインで完結する
• 管理者がリアルタイムで進捗を把握でき、社内での情報共有が容易
• 書類のデジタル化により出社不要となり、移動時間の削減にも繋がる

このように、Web請求書システムの導入により、オフィスでしかできなかった業務が在宅勤務や出先でも対応可能となります。テレワークの導入を検討している企業にとっても大きなメリットです。

法改正に柔軟に対応できる

近年の電子帳簿保存法やインボイス制度の改正により、企業は法対応が求められています。Web請求書システムには、こうした法改正に対応する機能が備わっており、企業の法令遵守をサポートします。主な機能は以下の通りです。

• 電子帳簿保存法の要件を満たした形式での保存が可能
• インボイス制度対応のため、適格請求書発行事業者の登録番号など必要な情報も簡単に管理できる
• タイムスタンプ機能により発行日時が証明され、改ざん防止が図られる
• 新しい法改正にもシステムアップデートが提供され、常に最新の法令に対応可能

このように、法改正に柔軟に対応できるため、企業は安心して請求業務を進められます。煩雑な法対応も簡略化され、コンプライアンスを強化できるのです。

請求書の検索や管理が容易になる

Web請求書システムはデジタルで請求書を一元管理するため、検索や管理が容易です。紙の書類と違い、データベース内で必要な請求書を即座に見つけられるため、業務の効率化が期待できます。具体的なメリットは以下の通りです。

• 発行日や取引先、金額などの条件で簡単に検索でき、過去のデータも即座に確認可能
• データの並び替えや分類がシステム上で行えるため、管理が効率化される
• 取引先ごとの請求履歴が一元管理され、請求内容の確認や修正が容易
• 紙の保管スペースが不要になり、管理コストや物理スペースを削減

これにより、請求書の確認や修正が迅速に行え、ペーパーレス化にも寄与します。特に、大量の取引先を抱える企業では、業務が円滑に進むため重要な機能です。

Web請求書システムを導入する際の注意点・デメリット

Web請求書システムには多くのメリットがありますが、同時に導入にあたって注意すべき点やデメリットも存在します。初期費用や運用費用、セキュリティ対策、システムの使いやすさなど、企業ごとに重要視するポイントは異なります。

本セクションでは、Web請求書システムを導入する際の主な注意点やデメリットについて詳しく見ていきましょう。

初期費用や月額の運用費用がかかる

Web請求書システムを導入する際には、初期費用や月額の運用費用が発生します。特に、小規模な企業や初期投資を抑えたい企業にとっては、コスト面が導入のハードルになることがあります。具体的には、費用に関して以下の点を注意すると良いでしょう。

• 初期費用として、システム構築やカスタマイズの費用が発生する場合がある
• 月額料金はプランや機能に応じて異なるため、自社のニーズや規模などに合ったプラン選定が重要
• 機能が充実しているものほど費用が高額になるため、導入前に必要な機能を整理しておくことが重要
• 無料プランやトライアルがある場合は、実際に利用して費用対効果を確認することが推奨される

このように、コスト面を理解しておかないと、運用が負担になる可能性があります。初期費用や月額費用は事前にしっかり確認し、自社の予算に見合ったプランを選びましょう。

セキュリティ対策をより徹底する必要がある

Web請求書システムはオンライン上でデータを扱うため、セキュリティ対策の強化が不可欠です。請求書には企業の財務データや取引先情報が含まれるため、情報漏えいや不正アクセスを防ぐための対策を事前に確認する必要があります。具体的に注意点するべき点は以下の通りです。

• データの暗号化やアクセス制限を備えたシステムを選ぶことで安全性を確保できる
• 社外からアクセス可能な場合は、二要素認証やパスワードの強化が求められる
• クラウド上でデータを保管する場合は、定期的なセキュリティチェックやウイルス対策が重要
• セキュリティ対策が充実したベンダーの選定が、企業の信頼性向上にも繋がる

セキュリティ対策を怠ると、データ漏えいのリスクが増大します。安心して利用できるシステムを選ぶために、ベンダーのセキュリティ対策について事前に確認することが重要です。

失敗しないWeb請求書システムの選び方

Web請求書システムを導入する際は、自社の業務内容や規模、セキュリティ対策、操作性などを踏まえて最適なシステムを選ぶことが重要です。ここでは、失敗しないためのポイントを解説します。

自社の規模や業務内容に合ったシステムを選ぶ

Web請求書システムを選定する際、自社の規模や業務内容に適したシステムであるかが重要です。大企業と中小企業では、業務フローや必要な機能が異なるため、無駄な機能を選ばず最適なシステムを導入する必要があります。選定のポイントは以下の通りです。

• 自社の取引件数や請求書の発行頻度に適したシステムを選ぶ
• 専門的な機能を必要とするか、基本機能だけで十分かを確認する
• 取引先ごとの設定が柔軟に行えるシステムが適している場合もある
• 業種特有の要件に対応する機能があるかも確認する

システムの選定時には、自社の業務内容と規模に最も合ったシステムを見極めることが大切です。必要な機能が過不足なく揃っているかを確認しましょう。

既存の他システムと連携ができること

請求業務は会計システムや販売管理システムとの連携が求められます。そのため、既存の他システムとの連携機能も考慮が必要です。特に、請求データを自動で会計システムに反映させるなど、効率的な業務遂行が求められます。連携における注意点は以下の通りです。

• 会計ソフトとシームレスに連携し、経理作業を効率化できるか確認する
• 販売管理システムや在庫管理システムとの連携で業務の効率を上げられるか
• システム間のデータ移行や同期が容易であるかを確認する
• API連携に対応し、自社の独自システムとも連携できるか検討する

既存システムと連携することで、業務の効率化が大幅に向上します。連携がスムーズに行えるシステムを選び、作業の二度手間を防ぎましょう。

セキュリティ対策が徹底していること

請求書データには取引先の情報が含まれるため、セキュリティ対策が徹底されたシステムであることが不可欠です。Web請求書システムを利用する際は、情報漏えいや不正アクセスを防ぐため、セキュリティ基準を満たしているか確認しましょう。考慮すべきポイントは以下の通りです。

• データが暗号化されているか確認し、安全な通信が保証されているか
• 二要素認証やアクセス制限が設定され、外部からの不正アクセスを防げるか
• データのバックアップが定期的に行われ、データ保全が確保されているか
• JIIMA認証など、信頼性が確認できる認証取得の有無をチェックする

セキュリティ対策の徹底により、取引先の情報が安全に管理されます。情報保護のため、セキュリティ基準を満たしたシステムを選びましょう。

初期費用・月額費用が予算に合うこと

Web請求書システムの導入にあたっては、初期費用や月額費用が自社の予算に合致しているかを事前に確認することが大切です。システムの費用は機能やプランによって異なるため、無理なく継続できる予算を設定しましょう。具体的な費用面での考慮事項は以下の通りです。

• 初期費用にはシステム導入やカスタマイズ費用が含まれる場合があるため、事前に確認する
• 月額料金は使用する機能やプランに応じて変動するため、自社に必要なプランを選定する
• 無料トライアルや0円プランがあるシステムで、実際の使用感や費用対効果を確認する
• 見積もりや予算検討を通じて、長期的なコストを見積もり、導入可否を検討する

費用が予算を超えてしまうと、継続が困難になる場合もあります。費用を正確に把握し、必要な機能と予算を見極めて選定することが重要です。

操作しやすいこと（無料トライアルで試すのも大事）

Web請求書システムは、日々の業務で頻繁に使用されるため、操作のしやすさも重要な選定ポイントです。システムの導入によって業務効率化が求められる中、操作が難解なシステムでは本来の目的が果たせなくなる可能性があります。操作性の確認ポイントは以下の通りです。

• インターフェースがシンプルで、直感的に操作できるデザインであるか
• 操作マニュアルやサポートが充実しており、初めて使う人にも配慮されているか
• 無料トライアルが提供されている場合、実際に試して使用感を確かめる
• トレーニングやサポート体制が整っており、システム導入後も安心して利用できるか

操作が複雑であると、かえって業務効率が低下する可能性もあります。まずは無料トライアルで使用感を確認し、業務に支障なく使えるシステムを選びましょう。

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