製品を導入することになった背景

日本大学芸術学部の学園祭『日芸祭』は、毎年、総勢400名近くの学生が参加する日芸祭本部実行委員会によって企画・運営されています。これまで、同委員会はメーリングリストや個人のLINEを主な連絡手段として使用していました。しかし、対面での活動が困難となったコロナ禍の中で、組織全体がタイムリーに情報を共有する必要が生じ、そのための新しいコミュニケーションツールの導入が求められました。

導入前に企業が抱えていた課題

日芸祭本部実行委員会は、368名の委員の情報共有をメーリングリストや個人のLINEで行っていました。しかし、メールでは多人数での意思疎通が難しく、個人のLINEでは重要な連絡が埋もれることが多かった。また、協賛企業との連絡に利用する専用のメールアカウントやドライブは、担当者しかアクセスできない不便な環境でした。

導入前の課題に対する解決策

複数のコミュニケーションツールを比較検討した結果、操作感覚がLINEに近いLINE WORKSが最も適していると判断されました。試用の結果、操作に戸惑うメンバーがいなかったため、本格的に導入が決定されました。LINE WORKSの特長として、メンバーのインストール状況の一覧表示や、メンバー情報の一括追加機能など、管理者を支援する機能が充実している点が挙げられます。

製品の導入により改善した業務

LINE WORKSの導入により、情報共有の速度が大幅に向上しました。部署や班ごとのグループを作成し、情報を迅速に共有することができるようになりました。また、アンケート機能を使用してミーティングの日程調整や意見聴取を行い、議事録はノートに投稿して後から確認することができるようになりました。このように、LINE WORKSは日芸祭の運営を円滑に進めるための重要なツールとして活用されました。