製品を導入することになった背景

西予市役所は、働きやすいオフィス環境を目指し、ICTの活用を進めています。2007年にはパッケージ版のGaroonを導入し、その後15年以上にわたり利用を続けてきました。2018年にはサイボウズの別のクラウドサービスであるkintoneも導入し、2019年にはGaroonもクラウド版へと移行しました。この背景には、外出時や災害時にもスムーズに情報共有を行い、業務効率を向上させるとともに、災害対策としてのBCP強化を図る目的がありました。

導入前に企業が抱えていた課題

導入前、西予市役所は外出先からのアクセスが困難で、出張から戻ると通知が溜まり、その処理に追われるという状況がありました。また、災害時には内部ネットワークが不通となり、Garoonにアクセスできなくなることがあり、情報共有が困難になっていました。これらの課題は、業務の効率化を妨げ、災害対策としても不十分であるという問題を抱えていました。

導入前の課題に対する解決策

これらの課題を解決するために、西予市役所はクラウド版のGaroonとkintoneを導入しました。これにより、外出先からでも情報にアクセスしやすくなり、業務効率が向上しました。また、災害時でも安定してサービスを利用できるようになり、BCP対策が強化されました。さらに、クラウド版への移行により、サーバーの管理やバージョンアップの手間が省け、運用の効率化も図られました。

製品の導入により改善した業務

Garoonとkintoneの導入により、西予市役所の業務は大きく改善されました。外出中でもスケジュールを確認し、予定を決めることができるようになり、申請業務もワークフローに置き換えられ、出張中でも申請や承認が可能となりました。また、災害時にも安定して情報共有が行えるようになり、迅速な初動が可能となりました。これらの改善により、西予市役所の業務効率は大幅に向上し、より働きやすいオフィス環境が実現されました。