クリニックには電子カルテがおすすめ！メリットや注意点、選定ポイントを解説

診療所やクリニックではまだまだ紙カルテを使っているケースが多いものの、近年の政府の調査においては約50％の診療所・クリニックが電子カルテを導入していることがわかっています。その背景として、200床以下のクリニックに特化した電子カルテシステムが続々と登場していることが挙げられます。

しかし、慣れ親しんだ紙カルテから電子カルテへ移行することに抵抗感を持つ医師や看護師も少なくありません。そこで、本記事では診療所・クリニック向けの電子カルテを導入するメリットや注意点について詳しく解説します。おすすめの電子カルテシステムや選定時に見るべきポイントについてもご紹介しているため、ぜひ参考にしてください。

電子カルテ導入のメリットを知れば、きっと前向きに電子カルテを検討しようと思えるはずです。

診療所・クリニック向け電子カルテとは

診療所・クリニック向けの電子カルテとは、患者の基本情報や診察履歴、検査結果などの情報を書き込むカルテを電子化するためのシステムです。パソコンやタブレットなどの端末を使って患者情報を閲覧・入力できます。

近年、電子カルテの導入は大きな総合病院でのイメージが大きいかもしれませんが、診療所・クリニックで進んできています。厚生労働省が調査した一般診療所における電子カルテシステムの普及状況の推移を以下の表にまとめました。

調査した年	電子カルテシステムの普及率
2008年	14.7%
2011年	21.2%
2014年	35.0%
2017年	41.6%
2020年	49.9%

参照：電子カルテシステム等の普及状況の推移｜厚生労働省

2020年時点で約50％の診療所・クリニックで電子カルテが導入されており、2024年時点ではさらに多くの診療所・クリニックで電子カルテが導入されていると予測できます。その背景として、安価でセキュリティ面でも安心して導入しやすい診療所・クリニック向けの電子カルテが開発・提供されていることが挙げられます。

電子カルテの種類

電子カルテの種類は、以下の3つの導入形態によって分類されます。

オンプレミス型
クラウド型
ハイブリット型

それぞれの特徴について理解を深め、どの種類の電子カルテを導入すべきかを検討しましょう。

オンプレミス型

オンプレミス型とは、クリニック内にサーバーを設置してシステムを利用する導入形態です。

最大のメリットは、外部のサーバーにアクセスせずに使えるためセキュリティレベルが高いことです。インターネットの利用も不要のため、動作が速くて効率的に作業を進められます。また、カスタマイズの制限が少なく、自院に合わせて柔軟にカスタマイズできます。既存で使っている連動もしやすいため、クリニック全体の業務効率化がしやすいです。

一方、デメリットは導入コストがかかることです。サーバーを設置してネットワーク環境を整えなければならず、費用も手間もかかります。ITに詳しい職員がいれば導入・運用・保守を任せられますが、IT部門に職員を配置していなければトラブルがあったときの対応にも困ります。

クラウド型

クラウド型とは、システム提供会社の保有するサーバーにアクセスしてシステムを利用する導入形態です。

最大のメリットは、安価に利用できることです。インターネット環境とデバイスさえ用意すればすぐに電子カルテシステムを利用できます。月額・年額の決まった料金を支払えば、運用・保守の心配もいりません。

一方、クラウド型のデメリットはインターネットの使えない環境で電子カルテの閲覧・編集ができないことです。停電や機器トラブルによってクリニック内のインターネットの通信ができなかった場合、電子カルテも使えません。

また、クラウド型だと外部のサーバーにアクセスすることから、セキュリティ面で不安を感じるといった声も多いでしょう。しかし、近年は安全性の高いデータセンターでデータ管理が行われ、通信の暗号化やアカウントの権限によって情報漏えいを防いでいます。

クリニックにデータを保管するよりも安全という見方をする人もいます。

ハイブリット型

ハイブリット型とは、クリニック内とクラウド上の2ヶ所のサーバーを運用してシステムを利用する導入形態です。

医者や看護師はクリニック内のサーバーにアクセスして電子カルテの閲覧・編集をするため動作が速いです。クラウド上のサーバーは主にバックアップのために運用するため、セキュリティ面においても安心できます。

オンプレミス型とクラウド型の良い面を併せ持った次世代型といえるでしょう。

電子カルテの導入メリット

電子カルテをクリニックに導入するメリットは、以下の通りたくさんあります。

カルテ記入作業の効率化
患者の状態の把握が簡単に
院内検査・外注検査の効率化
診断書・紹介状作成の効率化
処方チェックの簡易化
医師や看護師、医療事務との伝達の円滑化
コスト削減・省スペース化
紛失対策に役立つ

8つのメリットについて、詳しく確認しましょう。

カルテ記入作業の効率化

電子カルテには、記入作業を効率よくするための機能が豊富に搭載されています。そのため、紙カルテに記入するときと比べて、時間短縮が可能です。

具体的には、以下のような機能がカルテ記入作業に役立ちます。

音声入力
予測変換
定型文登録

とくに、医療用語を予測変換してくれる機能は、通常のパソコンと比べて幅広い用語が登録されていて便利です。打ち込みミスが減るため、正しい処方ができます。

また、入力漏れがあった場合には保存ボタンが押せないなど、入力防止にも役立ちます。

患者の状態の把握が簡単に

紙カルテを見ながら通院歴・治療歴を確認するよりも、電子カルテのほうが視覚的に情報が得やすい作りとなっています。必要な情報は検索すると出てくるため、診察時間の短縮にもつながるでしょう。

また、「別の医師が書いた手書きのカルテが読みにくい」といったことも電子カルテでは起きません。医師によって表現が異なるという理由での伝達ミスも防げます。

院内検査・外注検査の効率化

院内の医療機器と電子カルテを連携させれば、検査依頼や結果を電子カルテシステム上でやりとりができます。外部への検査依頼も電子カルテ上から行えて、検査結果も電子カルテに取り込まれます。

検査の依頼や結果確認の手間が省けるうえに、すべて電子カルテに紐づくため管理ミスの防止に役立つでしょう。

診断書・紹介状作成の効率化

電子カルテには、診断書や紹介状を作成するためのツールも兼ね備えています。診断書や紹介書は医師でなければ作成できず、本来の仕事である診察の時間を圧迫してしまいます。電子カルテに記載された患者情報が診断書や紹介状に反映されるため、作成にかかる時間を大幅に短縮させることが可能です。

処方チェックの簡易化

電子カルテに入力した処方内容について、書き間違いや処方ミスを防いでくれます。薬剤の名称や薬効を検索して入力する機能や患者の持つアレルギー・併用禁薬剤を自動チェックする機能があるからです。

また、処方においても年齢・体重・相互作用などの項目を自動で参照できるため、処方の安全性が高まります。紙カルテのときと比べて処方チェックが簡易化され、より安全な診療・投薬が実現できます。

医師や看護師、医療事務との伝達の円滑化

電子カルテは、医師や看護師、医療事務との伝達の円滑化に役立ちます。電子カルテの本来の目的は、実際の医療行為を正しくレセプトに反映することです。患者の受付・診察・レセプト請求の流れが効率化されます。

従来、「カルテを回す」行為がありましたが、電子カルテではその必要がありません。端末から知りたい情報にアクセスできるため、医師や看護師、医療事務との情報共有が簡単です。入力した情報はリアルタイムに更新されるため、最新の情報を確認できます。

そのため、医師が指示した医療処置内容を看護師は正しく理解でき、医師が行った医療行為を正しくレセプトに反映させることが可能です。人的ミスが大幅に減り、スムーズに患者対応ができるようになります。結果的に、患者の待ち時間も短縮できるため顧客満足度も向上させられるでしょう。

コスト削減・省スペース化

カルテを電子化・デジタル化することで、コスト削減や省スペース化につながります。従来の紙カルテだと、記入するカルテの紙代・印刷代がかかっていました。もちろん、保管のためにキャビネットを設置し、患者ごとにカルテをファイリングする必要もあります。

ちなみに、カルテは基本的に5年間保存しなければならないと決められています。完了（治癒）から5年間のため、長期間の保管が必要です。年数が経つごとにカルテの量が膨大になるため、保管スペースに悩まされるクリニックは少なくありません。

しかし、電子カルテだと物理的に保管する必要がないため、紙代や印刷代、そのほかの備品代が不要です。もちろん、保管スペースも不要なため、クリニック内のスペースを有効活用できます。

紛失対策に役立つ

電子カルテは紛失対策にも役立ちます。紙カルテだと、職員の持ち出しや直し忘れによって紛失してしまう恐れがあります。火事や震災によって紙カルテがなくなってしまう場合もあるでしょう。

しかし、電子カルテであれば紛失の心配はありません。特にクラウド型であればデータのバックアップがされていることが基本です。万が一災害があったとしても、別場所で管理しているデータサーバーからデータを復旧させられます。

電子カルテを選ぶ際のポイント

診療所・クリニック向けの電子カルテは、さまざまなシステム会社からリリースされています。システムごとに搭載されている機能やレイアウトに違いがあるため、自院に最適な電子カルテを選ばなければ運用に苦戦する可能性があります。

電子カルテを選ぶ際のポイントは、以下の通りです。

診察の流れに合っているか
操作性
安定性
連携性
機能性
サポート体制
コスト

7つのポイントについて、詳しく確認しましょう。

診察の流れに合っているか

まず、電子カルテを導入してもクリニックにおける診察の流れが変わらないかを確認しましょう。

たとえば、診察後すぐに会計をするのか、診察後に検査をして検査の結果後に会計をするのかによっても、システムに求める機能性や使い勝手が変わります。現場の仕事の流れが変わると電子カルテの定着がしづらくなるため、慣れた仕事の手順のなかに電子カルテを活用できるようにしなければなりません。

また、在宅診療を行うのであれば、マルチデバイスの対応や入力の手軽さも確認する必要があります。自院の通常業務の流れが崩れない電子カルテを選定しましょう。

操作性

次に、操作がしやすいシステムかどうかを確認しましょう。操作性が高ければ、スムーズに電子カルテの導入が進み、業務効率化の効果を早期に実感できるはずです。

しかし、システムの概要を読んでも実際の操作性はわかりません。そこで、デモ環境や無料体験版を活用して、実際に電子カルテの記入や管理画面を見てみましょう。システムによって大きく画面デザインが異なるため、比較することをおすすめします。

また、実際に試すとき、以下のポイントをチェックしましょう。

デザインがシンプルでわかりやすい
マニュアルを読まなくても直感的に操作できる
過去のカルテと本日のカルテを並べて閲覧できる
紙カルテと同様の2号用紙に近い画面構成になっている

実際に利用する医師や看護師、医療事務のスタッフにも選定前に電子カルテを記入したり、管理画面を見たりして、使いやすいかどうかを確認しましょう。

安定性

つづいて、安定性があるかどうかも確認したいポイントです。安定性とは、業務中にバグ・トラブルが発生したり、通信が遅れたりせず、安定して稼働することを指します。電子カルテはクリニックの業務全体の効率を高めてくれますが、稼働が安定していなければ返って不都合が起きてしまいます。

しかし、安定性を製品仕様だけで判断することは難しいです。そのため、同じ電子カルテを活用している施設を見学してみましょう。トラブルが起きたことはないか、トラブル発生時はどのように対応しているのかを確認しておくと安心です。

また、製品のデータセンターの稼働性やインターネット回線の通信速度なども確認しておくと、サービス提供に支障が出にくいことを判断できます。

連携性

周辺システムと連携できるかどうかも、選定時に見ておきましょう。電子カルテにかかわる周辺システムと連携できれば、クリニック内全体の業務効率化に役立ちます。連携できるかどうかをチェックしておきたいシステムは、以下の通りです。

レセコン
診療予約システム
順番管理システム
PACS（医用画像管理システム）
院内検査管理システム
オンライン問診システム
自動精算機・セルフレジ

とくにレセコンとの連携は重要です。すでにレセコンを使っているのであれば、かならず連携できるシステムを選びましょう。もし、レセコンを導入していないのであれば、大幅な業務改善につながるので、レセコンと一体型の電子カルテシステムを選定することをおすすめします。

機能性

機能性も電子カルテの選定において重視すべきポイントです。電子カルテシステムごとに備わっている機能やその充実度は少しずつ異なります。

機能性で特に確認したいポイントは、以下の通りです。

自院で使いたい機能が備わっているか
自院の仕様に柔軟なカスタマイズができるか

また、1つ1つの機能における充実度も確認しておきましょう。たとえば、電子カルテの記入にあたって、以下の機能があればよりスムーズに作業を進められます。

音声入力
予測変換
定型文登録
プルダウンの選択式

ただし、機能性が高まると費用も高くなります。そのため、必要な機能とあったら嬉しい機能、不要な機能の3つに分類し、システムに求める機能をまとめておきましょう。

サポート体制

万が一、トラブルが起きた際にどのようなサポートが受けられるのかを確認しておきましょう。患者の重要データを管理し、日常業務で必要となる電子カルテにトラブルが発生した際、迅速な復旧が必要です。

サポート方法は遠隔操作・電話・チャットなど、システム提供会社やベンダー会社によってさまざまです。もし、メールやチャットでしか対応してもらえないのであれば、迅速な復旧は望めないでしょう。

また、サポート窓口の対応時間についても確認しておくべきです。夜間にも診察を受け付けているクリニックや病床のあるクリニックでは24時間365日サポート窓口が開いていないと不安が残ります。自院の診察時間に合わせてサポートの手厚さを選びましょう。

コスト

最後に、コスト面です。電子カルテにかかる費用の見積もりはとても複雑で、システムごとに項目が異なるケースがあります。オンプレミス型かクラウド型かによっても料金体系が異なるため、理解が難しいかもしれません。

一般的に、オンプレミス型であれば導入時にまとまって費用が必要となり、利用料は発生しません。しかし、アップデートや保守のために費用が発生する場合があります。

一方、クラウド型は導入時に初期日費用と、利用料として月額・年額を支払います。アップデートや保守の費用は利用料に含まれていることが一般的です。

電子カルテの費用は、以下のような視点で比較しましょう。

初期費用と運用費用のトータルで考える
5年〜10年の中長期視点で比較する

2つの視点でコストを比較し、自院の予算におさまるシステムを選びましょう。

紙カルテから電子カルテに移行する際の注意点

紙カルテから電子カルテに移行する際、「本当に運用できるのだろうか」と不安になるかもしれません。しかし、以下の注意点とその対処法を理解しておけば、安心して紙カルテから電子カルテへ移行できます。

一定期間は紙カルテと併用する必要がある
医師や看護師が慣れるまでに時間がかかる
職員のセキュリティ意識を高める必要がある
電子カルテが使えない場合の緊急対応策を考えておく

4つの注意点と対処法について、順番に確認しましょう。

一定期間は紙カルテと併用する必要がある

アナログからデジタルの管理に変わるため、「今日までは紙カルテ・明日から電子カルテ」とスパっと切り替えることは難しいです。一定期間は紙カルテと電子カルテの両方を併用しながら業務を行う必要があります。

なぜなら、過去のカルテは紙に記載された状態だからです。基本的にはレセプトデータをまず移行させ、コスト欄を閲覧・活用できるようにしてデジタル化していく流れが一般的です。もちろん、紙カルテの主訴・所見などもデジタル化もするべきですが、日々診察を行う中で紙カルテの内容を電子カルテシステムに転記していくには時間が足りません。

そのため、一定期間は紙カルテを回しながら電子カルテに打ち込みをしていくという運用をする必要があります。患者が一周する3ヶ月〜半年程度を目安にしておきましょう。