名刺管理ソフトの機能の一つに、OCR（Optical Character Recognition/Reader、オーシーアール、光学的文字認識）があります。名刺管理ソフトにおいて、OCRは画像データのテキスト部分を認識し、文字データに変換することを可能にします。名刺管理ソフトの導入にむけて、重要な機能の一つであるOCRの理解を深め、導入に向けての準備を進めましょう。
OCRとは？
OCR（Optical Character Recognition/Reader）は、文字を読み取ってデジタル化する技術です。これは、手書きや印刷された文字を、イメージスキャナやデジタルカメラなどで読み取り、コンピュータが理解できるデジタルの文字データに変換するプロセスです。人間は紙に書かれた文字を見て理解できますが、コンピュータはそれを自動的に理解することができません。そのため、OCRは紙に書かれた情報をデジタルデータとして利用できるようにするための不可欠な技術と言えます。
例えば、名刺をスキャナーで読み取る場合を考えてみましょう。名刺上には様々な情報が記載されていますが、これを手作業で入力しようとすると非常に時間がかかります。しかし、OCRを使用すれば、名刺をスキャンするだけで、その情報がデジタルデータとして取り込まれ、後で簡単に編集や検索ができるようになります。これにより、業務の効率が大幅に向上し、情報の活用が容易になります。
OCRが注目されている背景
近年、OCR（Optical Character Recognition/Reader）は再び注目を浴びており、その背後にはいくつかの重要な要因が影響しています。OCRが注目されている背景を以下に示します。
1. 働き方改革の推進
働き方改革は、生産性の向上や業務の効率化が求められる現代のビジネス環境での重要なテーマとなっています。人手不足が問題とされ、生産年齢人口の減少も懸念されている中で、労働力の有効活用が必要です。OCRを導入することで、従来の手作業にかかる時間やエネルギーを大幅に削減し、業務の効率化が実現できます。
2. テレワークの普及
テレワークやリモートワークが急速に普及しています。このような環境下では、紙ベースの情報を電子化してオンラインでアクセスできる必要があります。OCRは、手書きの申込書、契約書、FAX、また紙文書のデータを電子化し、オンラインで容易にアクセス・検索できるようにする手法として注目されています。
3. AI技術の発展
OCRにAI（人工知能）技術が組み込まれた「AI OCR」の登場により、OCRはさらに進化しました。以前のOCRは誤認識の問題があり、特に手書き文字の認識が難しかったです。しかし、AIの力を借りることで非定型文書や手書き文字の認識が向上し、高い精度でデータを変換できるようになりました。この進化により、OCRの利用範囲が拡大し、多くの企業がOCRに注目するようになりました。
4.データの連携の重要性
データの相互接続性が重要性を増しています。システム間や企業間などでデータが連携できることが、ビジネス上での競争力の要素となっています。OCRは、データ入力と処理の効率を向上させるための手法として、データの”つながり”の時代に重要視されています。
OCRの文字分析手法
「OCRの文字分析手法」について詳しく説明します。OCR（Optical Character Recognition/Reader）は、紙のドキュメントや画像から文字を読み取り、デジタルテキストに変換するテクノロジーです。文字分析手法は以下のステップで実行されます。
1. 画像の取り込み
OCRの最初のステップは、紙の情報をデジタル画像として取り込むことです。これはスキャナー、スマートフォンのカメラ、デジタルカメラなどで行われます。
2. レイアウトの解析
OCRは、単に文字を読み取るだけでなく、文書内のレイアウトを理解する必要があります。文書には文字だけでなく、区切り線、表、グラフ、段落など、さまざまな情報が含まれていることがあります。したがって、文書内のテキストを適切に認識するために、レイアウト解析が行われます。
3. 行・文字の切り出し
レイアウト解析の結果、文書内の行や段落などのまとまりが特定されます。OCRはこれらのまとまりをさらに細かく分割し、各行や文字を認識対象とします。
4. 1文字ごとの認識
OCRは各文字を1文字ずつ認識します。これは文字を拡大・縮小し、その形状、フォント、特徴などを分析するプロセスです。例えば、特定の文字がどのような線や曲線で構成されているか、どのフォントが使用されているかなどを検出します。
5. テキストデータとして出力
文字認識が完了すると、最終的にはデジタルテキストデータとして出力されます。このとき、レイアウト情報や行・文字の切り出し情報を元に、テキストがまとまった文章として出力されます。これにより、ユーザーは元の文書をデジタルテキストとして利用できます。
OCR技術は、単なる文字の読み取りを超えて、文書の理解や構造解析を含む高度な文字分析手法を使用しています。これにより、紙の文書や画像をデジタルデータに変換し、テキストデータとして編集や検索が可能となり、多くの業務プロセスで活用されています。
OCRの強み・導入効果
OCR（Optical Character Recognition）の導入には多くの強みがあり、さまざまな業界や部門でその導入効果が顕著に現れています。以下はOCRの強みと導入効果についての詳細です。
1. 作業効率の向上
紙やPDFの帳票を自動でデータ化できるため、手作業に比べて格段に作業効率が向上します。手入力に比べて時間と労力の節約が可能です。
2. 確認・修正が容易
OCRは帳票をスキャンすると即座にデータ化されますが、読み取り精度が100％ではないこともあります。しかし、確認・修正作業は簡単で、必要に応じて確認箇所を目立たせたり、読み取った画像と読み取り結果を比較しながら修正できます。
3. データの汎用性
OCRによって読み込まれたデータは、CSVファイルとして保存できます。このCSVファイルは各種システムで利用でき、さらに外部ツールを使ってExcelファイルに転記することもできます。これにより、情報の流通がスムーズになります。
4. 人件費の削減
帳票の手入力作業が削減されれば、人件費も削減できます。従業員はより生産的な業務に時間を費やせるようになります。
5. データの一元管理
OCRにより紙帳票をテキストデータに変換して一元管理できるため、情報の集約が可能です。これは検索性の向上をもたらし、アクセスがより便利になります。
6. ペーパーレス化の推進
OCRの導入は、紙帳票を減らし電子データへの置き換えを進めるペーパーレス化を支援します。これは多くの企業が追求しているデジタル化の課題に貢献します。
7. 手作業によるミスの低減
手入力に比べ、OCRを使ったデータ化はミスのリスクを大幅に低減させます。また、確認・修正作業も簡単で、担当者の負担が軽減されます。
8. 作業時間の削減
OCRを使用することで、データ入力にかかる時間を削減できます。さらに、RPAなどの自動化ツールを併用することで、業務効率の大幅な向上が可能です。
9. 情報の検索性向上
OCRによって文字をテキストデータ化することで、情報の検索が容易になります。過去の文書を全文検索のように検索できるため、情報の再利用が容易になります。
10. ペーパーレス化への貢献
OCRは紙の書類を電子データに変換する手段として、ペーパーレス化を推進します。これは環境への貢献としても注目されています。
11. 顧客データの共有効率化
OCRを使用して紙の顧客データを電子化することで、情報共有が効率的に行えます。営業活動などで顧客データを活かしやすくなります。
OCRの導入により、これらの効果を実珸化することができ、業務の効率化やデジタル化を進める際に重要なツールとなります。読み取り精度の向上や様々な業界への適用が進むことで、OCRはますます多くのビジネスにおいて必要不可欠な技術となっています。
OCR機能をもつ名刺管理ソフトおすすめ3選
ここからは、上記の特徴を兼ね備えているOCRが搭載されている名刺管理ソフトを紹介します。自社での導入の参考にしてください。
1.SmartVisca
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名刺管理ソフト株式会社サンブリッジのSmartViscaは、名刺管理や顧客データの構築・活用を行うソフトウェアです。紙名刺のデジタル化やオンラインの名刺簡単が簡単に行え、対面からオンラインまであらゆる顧客データをSalesforceに登録・更新します。顧客データの蓄積と使いやすい操作画面でSalesforceの活用が一気に進みます。また、顧客を含む社内外の人物データをひとつの連絡帳にして、電話着信の通知や人脈可視化が可能になります。
製品のおすすめポイント
1 高精度AI-OCRで名刺のデジタル化を1分で完了
スマートフォンやタブレットなどモバイルのカメラ機能で名刺を撮影、または市販のスキャナーを使って大量の名刺も一括読み取りが可能です。世界最高水準の認識精度を誇るAI-OCRを採用し、高速かつ高精度の読み取りを実現します。約1分でデータ登録まで完了するスピーディな機能です。
2 名刺交換情報を、クラウド連絡帳で一元管理
見やすさにこだわった独自のUIユーザーインターフェースで紙の名刺やデジタル名刺の取得履歴を一覧表示します。氏名や会社名順に並び変えたり、他の社員が交換した名刺の情報も閲覧できます。詳細画面からは電話、メール、活動登録が可能。過去に交換した名刺が自動的に名寄せされ、社内とのつながりも時系列に確認ができます。
3 Salesforceをプラットフォームで利用しているため、高レベルの機能が満載
名刺データは世界15万社以上が導入するSalesforceの世界標準の高いセキュリティ規格に準拠して管理・運用されます。また、顧客情報や活動情報、名刺の交換枚数など、Salesforceに保存されたあらゆるデータをレポート化し、ダッシュボードでグラフィック化します。それにより様々な分析が可能になります。
ソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 名寄せ機能 自動メンテナンス 組織図表示 専用スキャナー取込 撮影取込 顧客管理 URL名刺交換 SFA・MA連携 連絡帳連携 メール配信 タグ・ラベル付け スマホスキャン取込 データ連携 推奨環境 PCブラウザ サポート メール トライアル期間 有り 最低利用期間 最低利用期間の制限なし よく導入している業種 - 運営企業：
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株式会社サンブリッジ
- 本社：
- 東京都渋谷区恵比寿南1-5-5 JR恵比寿ビル 11F
- 創立：
- 2012年10月
- 代表者名：
- 梶川 拓也
- 資本金：
- 593,000,000円（資本準備金含む）
2.ApeosPlus Cards R
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名刺管理ソフト富士フイルムビジネスイノベーション株式会社のApeosPlus Cards Rは、ビジネス向けの機能を搭載し、シンプルで長く使える名刺管理ソフトです。ORC機能を用いたデータ化やオペレータ入力システムなどで名刺情報を管理し、社内共有機能や人脈共有機能で個人管理になりがちな名刺情報を社内で共有しやすくする場を提供します。名刺情報の共有範囲設定や名寄せ・重複管理、検索・整理もできるので名刺情報の一元管理が容易にできます。
製品のおすすめポイント
1 名刺情報をスムーズで手軽に登録・データ化できる
複合機・スキャナーはもちろん、スマートフォンを活用し簡単に名刺登録をすることができます。ORC機能を用いて、名刺画像を登録するだけで文字情報をデータ化し、一枚一枚、手入力によってリスト化していた手間を大幅に削減できます。さらに、オペレーター入力サービスにより、手軽に高い精度でのデータ化が可能です。
2 名刺情報の社内共有で業務を効率化・コミュニケーションを活性化
登録した名刺情報は、社内で共有されるので社内の他のメンバーの連絡先も閲覧でき、利用者ごとに名刺を登録するだけで、社内の名刺を一元管理できます。また、名刺情報には過去に名刺交換している人の情報も記録できるため、誰がどこの企業の担当者と繋がりがあるかという人脈情報も共有できます。
3 セキュリティに関連した機能も充実している
利用環境にアクセスできるユーザーの追加・削除の管理に加え、ユーザーごとに操作できる権限を設定できます。また、会社貸与の端末や社内パソコンからのアクセスだけに制限するアクセス制限や、パスワード有効期限・二段階認証・変更/操作履歴なども設定、閲覧が可能です。
ソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 名寄せ機能 多言語化 公開・非公開設定 組織図表示 撮影取込 専用スキャナー取込 スマホスキャン取込 顧客管理 URL名刺交換 メール配信 データ連携 タグ・ラベル付け ニュース通知 推奨環境 PCブラウザ サポート メール トライアル期間 有り 最低利用期間 1ヵ月 よく導入している業種
3.名刺ファイリングCLOUD
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名刺管理ソフト株式会社NTTデータNJKの名刺ファイリングCLOUDは、基本料金0円で利用できる無料の名刺管理サービスです。簡単に利用でき、クラウドだけでなくオンプレミス型で運用できるためセキュリティ面でも安心です。入手した名刺を高性能OCRで瞬時にデータ化し、セキュリティ性の高いサーバーでデータを守れます。またWindowsアプリだけでなく、スマートフォンアプリで利用可能で、いつでもどこでも名刺の情報をデータで共有可能。また国内のオペレーターによるデータ作成の支援もあり安定した名刺管理が可能になります。
製品のおすすめポイント
1 簡単に名刺データを登録しアプリで活用可能
名刺を複合機でスキャン、または撮影するだけで、瞬時に名刺をデータ化できます。自分で修正・加工も簡単に行えるので、名刺を貰ったすぐその後からデータ活用が可能です。モバイルでの活用も可能で、電話発進やメール送信、地図の検索もワンタッチで行えます。営業効率のアップに繋げられます。
2 高いセキュリティ性で、安心して利用できる
端末に名刺データを残さない仕組みのため、万が一スマートフォンを紛失してもリスクを抑えられます。名刺のデータは利用規定に従い厳格に管理されます。サーバーのセキュリティー基準は金融機関向けシステムと同等であり、安心して利用可能です。またオンプレミス版も可能なので、自社サーバーで個人情報の管理もできます。
3 データ共有機能だけでなく訂正サービスも提供
モバイルトークンを利用することで、1つの名刺情報データベースを複数人で共有可能です。有償でグループアカウントを作成することで、ユーザーにランク設定を設け、閲覧制限を掛ける事もできます。また国内オペレーターによるデータ作成を行っており、安価で高品質の訂正サービスを利用可能です。
ソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 専用スキャナー取込 公開・非公開設定 スマホスキャン取込 ダウンロード機能 メール配信 データ連携 推奨環境 Windowsアプリ サポート メール トライアル期間 無し 最低利用期間 最低利用期間の制限なし よく導入している業種
OCRの未来と名刺管理ソフトの進化
OCR（Optical Character Recognition）は、テキストデータを抽出し、デジタル情報へ変換する技術で、その強みと導入効果は多岐にわたります。OCRは多くの業界や部門で注目され、導入されています。手作業からの解放、効率向上、データの一元管理、ペーパーレス化、情報検索性の向上など、様々な利点があります。OCRの進化により、読み取り精度が向上し、さらにはAIと組み合わせることで手書き文字や特殊な書体の読み取りも可能になりました。これにより、多くの業務プロセスが自動化され、データ入力作業の負担が軽減されます。
名刺管理ソフトもOCRを活用し、名刺情報を瞬時にデジタル化し、スマートな顧客情報管理を実現します。名刺管理ソフトは個人やビジネスにおいて重要なツールであり、OCR機能を備えたものが増えています。これにより、名刺情報の管理や共有が効率化され、ビジネスの成功に寄与します。未来では、OCR技術はさらなる進化を遂げ、読み取り精度が向上し、新たな業界やアプリケーションに応用されることでしょう。さらに、プライバシーやセキュリティの側面からも検討が進むでしょう。
名刺管理ソフトも、AIとの統合やリアルタイムデータ同期、拡張性の向上などが期待されます。名刺管理がよりシームレスで効率的に行えるようになり、ビジネスコミュニケーションの未来に貢献します。総括的に、OCR技術と名刺管理ソフトの進化は、ビジネスの効率化とデータの活用を推進します。今後、新たな技術との連携やセキュリティ対策などが重要となり、これらの技術の適切な活用に注力することが期待されます。
