グループウェアの導入事例8選｜導入前の課題や導入後の効果を紹介

本記事では、企業がグループウェアを導入することで、どのような効果を得られたのかについて紹介します。導入した企業の業種と規模を確認し、導入前の課題から改善の施策、導入後の効果を知ることでグループウェアを導入する際の参考にしましょう。

導入事例1：株式会社ディ・ポップス（導入製品：iQube）

株式会社ディ・ポップス様のiQube活用事例

※出典：株式会社ディ・ポップス様のiQube活用事例 – 無料クラウド型グループウェアiQube

業種	企業規模
IT・情報通信	1,001名以上

導入前の課題

当社では拠点の増加や社員数の増加に伴い、社内のコミュニケーションが困難になっていると感じました。特に若い社員たちに馴染みやすいコミュニケーション手段を模索しており、ドリコム社のブログサービスを利用することにしました。

改善の施策

社内ブログの運用方法について考え、部署を超えた業務共有の記事には質問を義務付けることとしました。これにより、情報を受け取る側も掲載内容をよく理解し、関心を高めることができます。また、代表からのメッセージや業務共有などをブログに掲載しています。さらに、グループウェアの機能を活用することで、情報共有だけでなく業務効率化も図っています。

導入後の効果

ブログの導入により、拠点数と社員数が増加しましたが、グループウェアの機能によって情報共有と業務効率化が実現されました。特にスケジュールやタスクの管理が活発に行われ、タイムカード機能も活用されるようになりました。さらに、ファイル共有の利便性も向上し、他店のノウハウの蓄積も進められました。iQubeの導入により、他のシステムが統合され、業務の効率化が実感されています。

導入した製品：iQube

iQubeの製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/35963/

iQubeの事例一覧はこちら→ https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=35963

導入事例2：株式会社アルプス（導入製品：ArielAirOne Portal）

株式会社アルプス物流

※出典：株式会社アルプス物流｜ERP:大手企業向けERPパッケージ「HUE」 / ワークスアプリケーションズ

業種	企業規模
運輸・物流	1,001名以上

導入前の課題

当社は長年にわたりNotesを使用してきましたが、その運用にはいくつかの課題がありました。Notes上でメールや掲示板、ワークフロー、アプリケーションなどを展開していたため、各機能が孤立し、情報がサイロ化してしまっていました。また、データの所在や新規投稿の把握が難しいという問題もありました。さらに、グループ全体で同様の課題を抱えており、それを解決するために「Microsoft Office 365」の導入を検討しましたが、SharePointの機能では要件を満たすことができず、新たなワークフローツールの検討に移りました。

改善の施策

ワークフローツールの導入に際しては、いくつかの選定条件を設定しました。まず、Notesからのデータベース移行が可能であることが重要でした。また、社内開発が容易であり、ユーザー認証基盤との連携ができることも条件としました。これらの条件を満たす製品を検討した結果、ワークスさんの「Ariel」を選定しました。特にArielにはNotesからのデータ移行ツールが標準で備わっていた点が決め手となりました。

導入後の効果

Arielの導入により、いくつかの変化が生じました。まず、乱立していた掲示板が集約され、部門別に情報をカテゴライズすることができました。また、統合全文検索の機能が導入されたことで、社内情報の検索が円滑化し、情報共有が促進されました。さらに、新着のトピックスや社長メッセージのバナー表示や新着通知など、以前は利用できなかった情報発信機能が追加され、社内への情報発信が進化しました。

導入した製品：ArielAirOne Portal

ArielAirOne Portalの製品情報はこちら→https://digi-mado.jp/products/35626/

ArielAirOne Portalの事例一覧はこちら→ https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=35626

導入事例3：独立行政法人国立病院機構四国がんセンター
（導入製品：Knowledge Suite）

スムーズな地域医療連携実現を目指し『Knowledge Suite』を導入

※出典：独立行政法人国立病院機構四国がんセンター様 | 導入事例 | SFA / CRM ならKnowledge Suite

業種	企業規模
医療・化学	301名-1,000名

導入前の課題

当病院は10年ほど前からサイボウズを利用していましたが、バージョンアップの制限やユーザー数の不定性により、システムが古びた状態となっていました。特に掲示板を利用する職員にとっては、メンバー登録が必要ないにも関わらず掲示板が見られなくなるという問題が生じていました。また、予算的な制約もあり、クラウドへの移行が必要だと感じました。

改善の施策

複数の製品を比較検討した結果、組織の拡大やユーザー数の不定性にも対応できるクラウドベースのグループウェア『Knowledge Suite』に導入することを決定しました。特に地域医療連携のために組織をつなげる機能が魅力的であり、利用の検証のために勉強会を開催しました。

導入後の効果

『Knowledge Suite』の導入により、設備予約管理が職員全員の要望に応えるシステムとして活用されるようになりました。職員は外出先でも自分の端末から簡単に空き状況を確認し、予約することができるようになりました。これにより業務効率が向上し、カンファレンスや研修会の情報が一目で把握できるようになりました。また、愛媛県医師会のネットワークがクラウドに対応し、地域医療連携の実現に向けた進展がありました。今後も『Knowledge Suite』の進化に期待し、時代の変化に適応しながら、地域医療連携のための効果的な活用方法を追求していきたいと考えています。

導入した製品：Knowledge Suite

Knowledge Suiteの製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/13553/

Knowledge Suiteの事例一覧はこちら→ https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=13553

導入事例4：みのる産業株式会社（導入製品：WaWaOficce）

グループ間の情報共有で業務効率が大きく向上

※出典：みのる産業株式会社様の導入事例

業種	企業規模
製造	301名-1,000名

導入前の課題

従来は、個人間・部署間・グループ間でのスケジュール共有や紙の稟議書回しに限界を感じていました。特に参加者間でのスケジュール共有が不十分であり、会議の調整が非常に困難でした。また、業績会議においても各社の状況が把握できず、電話や訪問による都合確認と多くの調整作業が必要でした。これらのアナログな作業に時間がかかり、効率化が求められる状況でした。さらに、役職者のスケジュールが把握できないため、在席状況を電話や直接確認する必要がありました。また、紙の稟議書の回しやすさにも限界があり、稟議書の所在や紛失のリスクも存在していました。

改善の施策

スケジュール調整の効率化とペーパレス化を目指し、電子化の導入を検討しました。アイアットOECさんのフェアに参加し、デモを見て操作性の簡便さや課題解決の可能性を確信しました。グループ間での共有を重視し、検証を重ねた結果、導入を決定しました。最初にみのる化成から運用を開始し、その後みのる産業と各社にも導入を広げました。

導入後の効果

導入後、スケジュール共有においてはグループ企業全体でオープンにし、全体の状況を把握することができるようになりました。会議の開催日の調整も大幅に簡素化され、会議の予定に資料の添付も可能になり、一度に多くのことを処理できるようになりました。また、プレスリリースなどの重要な情報も掲示板を活用してグループ全体で共有できるようになり、作業の手間を削減できました。重要事項の通達に関しても、掲示板のアップデートにより既読確認が可能になり、情報伝達の不安も解消されました。稟議書のワークフローも効率化し、管理者や承認ルートの設定を各社に合わせて柔軟に行えるようになりました。

導入した製品：WaWaOficce

WaWaOficceの製品情報はこちら→https://digi-mado.jp/products/13399/

WaWaOficceの事例一覧はこちら→https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=13399

導入事例5：株式会社アドウェイズ（導入製品：J-MOTTO）

株式会社アドウェイズ様

※出典：株式会社アドウェイズ様 | クラウド型グループウェアJ-MOTTO

業種	企業規模
そ広告・放送・出版	1,001名以上

導入前の課題

以前、J-MOTTOグループウェアを導入する前は、社員間のスケジュール共有を強化するためにフリーのスケジューラーを利用していました。しかし、社員数の増加に伴い、そのシステムでは物足りなさを感じるようになりました。また、会議室の予約に関しても問題がありました。本社移転前のわずか3つの会議室でも、ダブルブッキングのトラブルが発生していたため、設備利用に関するトラブルを解消する必要がありました。

改善の施策

そこで、全社的に活用できる機能として、『スケジュール』と『設備予約』の2つに絞りました。『スケジュール』機能では、社員間のスケジュール共有を強化することを目的としています。これにより、社員数の増加に伴う調整の手間や不確実性を解消し、リアルタイムでスケジュール情報を共有できるようになりました。また、『設備予約』機能では、会議室予約に関するトラブルをなくすため、12の会議室と4台のブロジェクターを効率的に管理することが可能になりました。

導入後の効果

グループウェアの『スケジュール』機能を活用することで、中国拠点に勤務する日本人スタッフの帰国時のスケジュール調整も容易になりました。これまでは電話やメールでの調整に手間がかかり、予約の確実性に不安がありましたが、リアルタイムな情報共有が可能なグループウェアの利用により、大変助かっています。また、『設備予約』機能の導入により、本社移転後は会議室とブロジェクターの数が増え、これらの設備を効率的に管理できるようになりました。ダブルブッキングなどのトラブルがほとんどなくなり、会議の円滑な進行が可能になりました。

導入した製品：J-MOTTO

J-MOTTOの製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/13401/

J-MOTTOの事例一覧はこちら→https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=13401

導入事例6：株式会社乃が美ホールディング
（導入製品：desknet’s NEO）

株式会社乃が美ホールディングス様の導入事例

※出典：グループウェア導入事例：株式会社乃が美ホールディングス様｜desknet’s NEO

業種	企業規模
製造	1,001名以上

導入前の課題

高級「生」食パン専門店『乃が美』は全国47都道府県に展開しており、急成長の過程で効果的な情報共有手段が必要とされました。創業者は高齢者からの「パンの耳が硬くて食べにくい」という声に触れ、その光景が商品開発の原点となりました。店舗展開に伴い、本部、全店舗、全従業員間での情報共有が求められ、製造と販売に関わるスタッフに負荷をかけずに情報を伝えるために、グループウェアの導入が必要であると考えられました。

改善の施策

『乃が美』はグループウェアとしてdesknet’s NEOを選定しました。知人経営者がこれを活用しており、将来の拡張にも対応できる柔軟性が評価されました。導入に際しては、正社員からパートまで全従業員にアカウントを付与することが決定されました。また、製造と店舗での販売に関わる全スタッフが毎日パンを試食し、率直な評価や気づきを共有しています。情報共有の目的は業務の効率化だけでなく、インナーブランディングや品質向上への意識の醸成も重視されています。

導入後の効果

desknet’s NEOの導入により、本部、全店舗、全従業員の間での情報共有が定着しました。回覧・レポート機能を活用することで、社内連絡や情報共有が容易になり、文書管理機能を使用してファイルの共有と管理が効率化されました。さらに、ワークフロー機能を利用して申請書類の管理や業務フローの高速化が実現されました。また、アンケート機能やChatLuckを組み合わせることで、新型コロナ対策の共有や緊急連絡手段の確保が可能になりました。これらの施策により、業務効率が向上し、情報共有が円滑化されました。

導入した製品：desknet’s NEO

desknet’s NEOの製品情報はこちら→https://digi-mado.jp/products/13395/

desknet’s NEOの事例一覧はこちら→https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=13395

導入事例7：株式会社クオカード（導入製品：Garoon）

フレックスタイム制度開始と併せて勤怠管理システムを一新。クラウド型だから、テレワークも手軽に始められました。

※出典：株式会社クオカード – 勤怠管理のkinnosuke

業種	企業規模
旅行・宿泊・飲食	301名-1,000名

導入前の課題

サトレストランシステムズはハードウェアリプレースのタイミングに加え、全社規模でのグループウェア利用を見据える中で、現行のグループウェアがWindowsに限定され、将来的な利用拡大に制限があることが課題となっていました。また、スマートフォンやタブレット端末での活用など新たな要件も浮上しました。

改善の施策

サトレストランシステムズは主要なグループウェア製品を検証し、「ガルーン」を選択しました。選択の決め手は、他の製品と比較して「ガルーン」がマルチデバイスへの対応があり、ポータルを中心としたシステム連携機能が同社のシステム設計に合っている点でした。

導入後の効果

サトレストランシステムズは「ガルーン」を既存グループウェアの操作性に近づけるためのポータル設計を行いました。この設計により、ユーザーは慣れ親しんだ使い勝手を維持しながら、「ガルーン」を介して複数のシステムをシームレスに利用することができるようになりました。さらに、マルチデバイスの活用により、店舗スタッフや外出・出張中のユーザーもスマートフォンやタブレット端末から業務に取り組むことができ、業務効率の向上が実現しました。

導入した製品：Garoon

Garoonの製品情報はこちら→https://digi-mado.jp/products/13393/]

Garoonの事例一覧はこちら→https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=13393

導入事例8：株式会社ダイヤ昭石（導入製品：サイボウズ Office）

ワークフローを活用して社内決裁をスピード化。自作のマニュアルで社内浸透を推進

※出典：導入事例 | 株式会社ダイヤ昭石 | グループウェアサイボウズ Office

業種	企業規模
小売・流通	101名-300名

導入前の課題

株式会社ダイヤ昭石は、スケジュール管理や作業進捗の共有のためにグループウェアを導入する必要性を感じていました。以前はスケジュールをホワイトボードで管理しており、外出や出張のスケジュール共有が困難でした。また、各種申請書の処理も紙で行っており、手間や時間を要していました。

改善の施策

そこで、サイボウズ Officeを導入することを決めました。導入前にはワークフローの使い方を十分に理解するためのマニュアルを作成し、社内で共有しました。また、申請フォームの作成や承認経路の設定においては、部署ごとに適切なフォームを作り分け、スムーズな申請プロセスを実現しました。

導入後の効果

サイボウズ Officeの導入により、スケジュール管理や申請業務の効率が向上しました。スマートフォンからの申請や承認が可能になったことで、外出先や出張先からでも迅速に業務を処理できるようになりました。また、決裁書類の保管が電子化され、ファイリングの手間とスペースの節約につながりました。さらに、ワークフローによる申請書の一元管理と検索機能の活用により、監査への対応もスムーズに行えるようになりました。