製品を導入することになった背景

松江商工会議所では、従来の紙の管理台帳を使用していましたが、これをLINE WORKSに置き換えることで、会頭、役員、全職員のスケジュール管理や外部への会議室の貸出予約の効率化を図ることが目的となりました。特に、手書きでの書き損じミスや台帳の回覧にかかる手間を削減し、情報共有をデジタル化することで業務の効率化を追求しました。

導入前に企業が抱えていた課題

松江商工会議所では、職員間の情報共有が主に口頭や紙ベースで行われていました。このアナログな方法にはジレンマを感じていたものの、職員の習慣を変えるハードルの高さから、新しい方法への移行が難しく感じられていました。また、会議室の予約や役員のスケジュール管理は手帳を使用して行われており、その手帳には「何時から何時まで」という具体的な時間が記載されていないため、スケジュールの管理が難しくなっていました。

導入前の課題に対する解決策

ペーパーレス化を進めるために、職員にタブレットが導入されました。その後、商工会議所向けの情報システムの導入が検討され、試験的にいくつかのシステムを導入してみましたが、松江商工会議所の規模に合わないものが多かった。しかし、地元のベンダーからLINE WORKSを勧められ、100名まで無料で使用できるフリープランの存在やコスト面での魅力から、2020年6月に導入を決定しました。

製品の導入により改善した業務

LINE WORKSの導入により、日程調整や会議の出欠の確認が一元管理され、効率的に行えるようになりました。特に、会議室の予約に関しては、一冊の帳簿での管理からLINE WORKSでの一元管理に変わり、帳簿を探す手間や手書きによるミスが削減されました。また、会頭や副会頭のスケジュールもLINE WORKSを使用することで、具体的な時間を確認できるようになり、管理が容易になりました。