マイナンバー管理システムの導入事例5選｜導入前の課題や導入後の効果を紹介

最終更新日：2023/06/21

執筆者

デジタル化の窓口編集部

株式会社クリエイティブバンク

『デジタル化の窓口』は、この国のデジタル課題「2025年の崖」に備えるため2022年にサービスをスタートしました。1,500以上のIT製品、4,000以上の導入事例を掲載し、特長・選び方を分かりやすく整理して解説することで、自社に最適な製品・サービスを見つけるお手伝いをする紹介サービスです。

本記事では、企業がマイナンバー管理システムを導入することで、どのような効果を得られたのかについて紹介します。導入した企業の業種と規模を確認し、導入前の課題から改善の施策、導入後の効果を知ることでマイナンバー管理システムを導入する際の参考にしましょう。

導入事例1：株式会社にんべん
（導入製品：オフィスステーションマイナンバー）

書類作成がわずか５分！時間短縮で、費用対効果を実感。

※出典：「オフィスステーション」導入事例｜株式会社にんべん様

業種	企業規模
製造	101名-300名

導入前の課題

社会保険手続きの業務において、多岐にわたる帳票の種類や記入事項の把握に時間がかかり、手書きでの作成も時間と労力を要していました。記入ミスがあると訂正や追加書類の依頼が必要であり、再訪や郵送も必要となりました。また、帳票の提出を減らしたいという社員の声もありました。

改善の施策

労務手続きの効率化を図るため、電子申請システムの導入を考えました。多くの帳票に対応しており、導入コストも他のシステムに比べて安価であることから、「オフィスステーション」を選びました。また、専門性を追求するだけでなく、一人ひとりが多能工化を進めることで、業務の柔軟性を高めることも重要と考えました。

導入後の効果

「オフィスステーション」の導入により、労務手続きの効率が向上しました。帳票作成にかかる時間が大幅に削減され、30分かかっていた作業が5分程度で完了できるようになりました。また、社員住所録の管理もシステム上で行えるため、手作業による更新作業の手間も省けるようになりました。さらに、サポートデスクへの問い合わせも迅速かつ丁寧に対応してもらえ、業務の円滑性が向上しました。

導入した製品：オフィスステーションマイナンバー

オフィスステーションマイナンバーの製品情報はこちら→https://digi-mado.jp/products/14897/

オフィスステーションマイナンバーの事例一覧はこちら→https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=14897

導入事例1：社会福祉法人茨木厚生会
（導入製品：オフィスステーションマイナンバー）

役所への移動時間が削減。電子申請もわかりやすく、すぐに完了！

※出典：「オフィスステーション」導入事例｜社会福祉法人茨木厚生会様

業種	企業規模
ビジネスサービス	101名-300名

導入前の課題

従来は手書きによる申請が主であり、資料の電子申請も利用せずに役所に持ち込んでいました。役所が遠く、車で1時間かけて提出に行く必要があり、交通渋滞も考慮しなければなりませんでした。また、郵送による提出も考えましたが、受理の確認まで1カ月ほどかかるため、手続きの進行状況が不安でした。

改善の施策

オフィスステーションの導入により、手続きはほとんど電子申請で行うようになりました。役所への持ち込みが劇的に減少し、移動や待ち時間の負担も軽減されました。また、手書きで保管していた申請書のファイル管理もオフィスステーション内で行えるようになりました。

導入後の効果

クラウド型のオフィスステーションの利点を実感しています。事務所が複数あるため、どの事務所でも作業が可能となりました。従業員の個人情報を覚えておく必要がなくなり、保管先の事務所に戻る手間も省けました。また、従業員情報をオフィスステーションに登録しておけば、場所に関係なく手続きを進めることができ、業務効率も向上しました。さらに、オフィスステーションのサポートデスクへの問い合わせも迅速であり、返答を得るまでの待ち時間が大幅に短縮されました。

導入した製品：オフィスステーションマイナンバー

オフィスステーションマイナンバーの製品情報はこちら→https://digi-mado.jp/products/14897/

オフィスステーションマイナンバーの事例一覧はこちら→https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=14897

導入事例3：株式会社学研プロダクツサポート
（導入製品：ProActive C4 個人番号管理）

2万人超のマイナンバー管理とワークライフバランスを実現 17社のグループ人事システムを「ProActive E²」で構築

※出典：株式会社学研プロダクツサポート | クラウドERP ProActive－SCSK

業種	企業規模
ビジネスサービス	1,001名以上

導入前の課題

旧システムは業務プロセスが煩雑で、分社化後の人事管理やマイナンバー制度への対応に不十分であり、労働生産性の低下や時間外労働の増加が生じていました。また、複数会社管理や人事・給与システムの拡張性不足なども課題でした。

改善の施策

新システムの選定では、業務要件の適合度やTCOだけでなく、導入サービスを提供するコンサルタントの提案力も総合的に評価しました。人事システムとマイナンバー管理システムの導入を検討し、要件の整理や提案の受け入れ、デモの確認などを行いました。SCSKのProActiveを選定し、システム導入のスタートを切りました。

導入後の効果

新システムの導入により、業務プロセスが改善され、労働生産性が向上しました。人事システムでは、諸届の電子化や申請の簡素化が実現し、時間外労働の削減や作業効率の向上が図られました。マイナンバー管理では、セルフエントリーによる効率的な情報収集が可能となり、制度開始にも余裕を持って対応できました。また、新システムの導入により、情報の見える化や他部門との連携が促進され、メンバーの意識やコミュニケーションも改善されました。全体的な業務効率の向上や問題解決能力の向上も実感されています。

導入した製品：ProActive C4 個人番号管理

ProActive C4 個人番号管理の製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/14871/

ProActive C4 個人番号管理の事例一覧はこちら→ https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=14871

導入事例4：南国殖産株式会社（導入製品：SmartHR）

初めてのシステム導入でも円滑に。2,000名の年末調整を効率化

※出典：南国殖産株式会社『初めてのシステム導入でも円滑に。2,000名の年末調整を効率化』｜SmartHR

業種	企業規模
その他	301名-1,000名

導入前の課題

弊社は紙による年末調整の運用に課題を感じていました。従業員への書類配布・回収・確認による負担が大きく、給与システムへのデータ反映にも時間を要していました。特に団体保険に加入しているため、保険課からデータを回収し、保険料控除の用紙に印刷して配布する必要があり、毎年多くの時間と手間を要していました。

改善の施策

SmartHRの導入を検討しました。従業員にとってわかりやすい年末調整の実施や、法改正に対応している点が魅力となりました。また、導入を伴走したカスタマーサクセス担当者の対応や提供された資料の充実も導入の後押しとなりました。導入をスムーズに進めるためには、従業員への段階的な案内が重要であると考え、eラーニングシステムを活用してメールアドレスの回収や案内を段階的に行いました。

eラーニングシステムについての詳しい記事はこちらから

導入後の効果

年末調整における効率化が実感されました。従来は5日以上かかっていた団体生保の集計や用紙への印字・配布が3日に短縮されました。さらに、導入前は社内メールを利用しない臨時雇用者に対して別途紙の記入例を用意する手間がありましたが、導入後は不要となりました。提出スピードの向上や不備の迅速な対応が可能となり、年末調整の進捗管理もExcelファイルからスムーズにSmartHR上で行えるようになりました。

導入した製品：SmartHR

SmartHRの製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/12856/

SmartHRの事例一覧はこちら→ https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=12856

導入事例5：南国殖産株式会社（導入製品：SmartHR）

全ては従業員のため。データベースとしての強みが継続活用の決め手

※出典：株式会社FiNC Technologies『全ては従業員のため。データベースとしての強みが継続活用の決め手』｜SmartHR

業種	企業規模
IT・情報通信	101名-300名

導入前の課題

従業員の入社手続きが煩雑で、紙による運用が行われていたため、業務の処理が遅れ、保険証の手渡しが遅れていました。また、従業員データベースの整備も遅れており、正確なデータの維持が困難でした。データの不足や手入力によるミスも問題となっていました。

改善の施策

SmartHRを導入することで、入社手続きの効率化とデータベースの整備を図りました。紙による運用からデジタル化し、従業員の入社手続きをスムーズに行えるようになりました。API連携により勤怠や給与計算システムとの連携も実現し、今後はタレントマネジメントやスキル管理の領域でも活用する考えです。

導入後の効果

入社手続きの業務時間が大幅に短縮され、入社日に健康保険の加入手続きが可能になりました。保険証の受け取りまでの時間も短縮されました。年末調整の業務では、スマートフォンでも対応できるため、書類の集まりが早くなりました。また、マイナンバーの管理がスムーズになり、社労士とのやりとりも一元化され、手間が省かれるようになりました。さらに、従業員のバックグラウンドがリアルタイムで把握できるため、管理職の立場でも効果的な意思決定が可能となりました。