ワークフローシステムの導入事例10選｜導入前の課題や導入後の効果を紹介

最終更新日：2023/06/09

執筆者

デジタル化の窓口編集部

株式会社クリエイティブバンク

『デジタル化の窓口』は、この国のデジタル課題「2025年の崖」に備えるため2022年にサービスをスタートしました。1,500以上のIT製品、4,000以上の導入事例を掲載し、特長・選び方を分かりやすく整理して解説することで、自社に最適な製品・サービスを見つけるお手伝いをする紹介サービスです。

本記事では、企業がワークフローシステムを導入することで、どのような効果を得られたのかについて紹介します。導入した企業の業種と規模を確認し、導入前の課題から改善の施策、導入後の効果を知ることでワークフローシステムを導入する際の参考にしましょう。

導入事例1：株式会社クラウドワークス
（導入製品：rakumoワークフロー）

社内のワークフローを可視化し、”判子待ち”のタイムロスをゼロに。急成長ベンチャーの内部統制を支援する「rakumoワークフロー」の実力。

※出典：rakumo ワークフローの導入事例　株式会社クラウドワークス

業種	企業規模
IT・情報通信	101名-300名

導入前の課題

急成長する企業であるクラウドワークスは、内部統制の整備が課題となっていました。個別に連絡を受けることで運営していたが、これは効率的ではなく、限界があると判断されました。特に、出張やセミナーで社員が不在となる場合、業務の中断や判子待ちといった時間ロスが発生していました。また、ワークフローに費やす時間が足かせとなっていました。

改善の施策

クラウドワークスは、内部統制の改善策として、rakumoワークフローを導入しました。ワークフローシステムの部分のみを必要とし、オーバースペックなツールではなく、必要な機能を選択して組み合わせることで、コストとスペックのバランスを取りました。また、スマートフォンに最適化されたUIを持つクラウドサービスであるrakumoワークフローを選択し、どこでも利用できるようにしました。これにより、判子待ちや業務の中断を回避し、ビジネスのスピード感を持って推進することが可能となりました。

導入後の効果

rakumoワークフローの導入により、クラウドワークスはさまざまな効果を得ることができました。まず、業務の効率化が図られ、ビジネスのスピード感が向上しました。社内組織が大きくなってもワークフローをスピーディに回すことができ、柔軟性と拡張性も高いと評価されました。さらに、出張やセミナーなどの外出時でも、スマホでの利用が可能であり、業務の中断を最小限に抑えることができました。これにより、迅速な意思決定や返答が可能となり、ビジネスチャンスの獲得にもつながりました。

導入した製品：rakumoワークフロー

rakumoワークフローの製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/14058/

rakumoワークフローの事例一覧はこちら→https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=14058

導入事例2：株式会社デンショク（導入製品：WaWaFlow）

社内連絡ツールの強化により、社内業務の効率化を実現

※出典：株式会社デンショク様のグループウェア導入事例

業種	企業規模
広告・放送・出版	51名-100名

導入前の課題

以前は基本のグループウェア機能のみを使用しており、一方向の掲示板や回覧板を通じての発言や情報共有が制限されていました。また、営業担当者の活動や業務内容を正確に把握することも難しく、受け身的な営業スタイルが主流でした。

改善の施策

導入後は、ワークフローの活用やSFAの日報機能の導入など、より効果的な機能を活用することで課題に対処しました。さらに、サテライト営業という新しいアプローチを評価し、定期的な顧客訪問や新規案件の発掘を推進しました。これらの施策により、業務日報の効率化や情報共有の活性化を図りました。

導入後の効果

導入後、基本のグループウェア機能に加えてSFAの活用やワークフローの導入により、業務プロセスが効率化されました。営業担当者の活動状況や案件の進捗が把握できるようになり、意思決定やアドバイスに活用されています。また、社長や役員、マネージャーは日報を通じて部門ごとの作業内容や負荷を把握でき、組織全体の効率性を向上させることができました。

さらに、ワークフローの便利さやインターネット上での利用可能性から、業務日報や連絡事項の確認・入力が場所や時間に制約されず行えるようになり、働き方の柔軟性が向上しました。

導入した製品：WaWaFlow

WaWaFlowの製品情報はこちら→https://digi-mado.jp/products/42530/

WaWaFlowの事例一覧はこちら→https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=42530

導入事例3：楽天生命保険株式会社（導入製品：ActionPassport）

楽天生命保険株式会社様

※出典：楽天生命保険株式会社様｜導入事例｜ActionPassport-業務の効率化を実現できるワークフローシステム

業種	企業規模
金融	101名-300名

導入前の課題

楽天生命保険は、紙での申請フローが膨大な時間を要し、決裁の遅延や不在の影響で業務効率が低下していました。紙の申請書類を電子化し、コスト削減と申請から決裁までの時間短縮を目指す必要がありました。

改善の施策

ActionPassportを導入することで、紙の申請書類を電子化しました。ActionPassportは、紙のレイアウトや申請の流れを変えずに使用できるため、社内トレーニングの必要性もほとんどありませんでした。組織や権限の切り替えも容易であり、さまざまなパターンの申請に対応するための入力フォームを実現しました。

導入後の効果

導入後、最も顕著な効果は「決裁の迅速化」です。申請から決裁までの滞留時間が10日から1日または2日に大幅に短縮されました。さらに、紙の無駄が削減され、担当者の管理作業も減少しました。添付資料のコピーも不要になり、申請の進捗状況も参照できるようになりました。また、書類の不備への対応や会社の監査時の閲覧などでも電子化が役立ちました。

導入した製品：ActionPassport

ActionPassportの製品情報はこちら→https://digi-mado.jp/products/36616/

ActionPassportの事例一覧はこちら→https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=36616

導入事例4：日本ビジネスシステムズ株式会社
（導入製品：バクラク申請）

月間1,900枚の請求書処理工数を60時間削減！全国の拠点から届く紙の請求書処理をデジタル化し、グループ全体の効率化へ

※出典：月間1,900枚の請求書処理工数を60時間削減！全国の拠点から届く紙の請求書処理をデジタル化し、グループ全体の効率化へ – バクラク

業種	企業規模
運輸・物流	1,001名以上

導入前の課題

会計業務の効率化と正確な管理を目指し、OCRを利用して請求書処理を行っていましたが、既存のOCRでは読み取り精度や機能が不足している状況でした。請求書のフォーマットごとに事前に定義する必要があり、特に複写式の請求書ではズレが生じるとエラーが頻発し、十分な利用価値がありませんでした。他社のツールも人手介在のため対応が遅く、かつ高額であり、検討から外れました。

改善の施策

AI-OCRの導入を検討し、その中でもバクラクシリーズに注目しました。特にAI-OCRの機能を重要視し、バクラク請求書、バクラク申請、バクラク電子帳簿保存の導入を決定しました。バクラクシリーズは請求書の読み取り精度が高く、柔軟な設定が可能であり、特にバクラク申請では承認者の詳細な設定ができる点が高く評価されました。

導入後の効果

バクラクシリーズの導入により、平均して1人あたり月に10時間の工数削減が実現されました。これにより、残業時間が減少し、忙しい時期でも早い時間に帰宅することができるようになりました。さらに、業務に余裕が生まれ、細かい部分まで精査することが可能になりました。また、バクラクを活用して経理部門のテレワーク化を進め、デジタル上で経理業務を完結する体制を目指しています。バクラクの導入により、経理業務のデジタル化を具体化し、効果的な成果を上げています。

導入した製品：バクラク申請

バクラク申請の製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/36568/

バクラク申請の事例一覧はこちら→ https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=36568

導入事例5：学校法人中村産業学園九州産業大学
（導入製品：HUE ワークフロー）

使いやすいデザインと充実した機能が導入の決め手に。お客様が実感している、HUEワークフローの魅力とは？

※出典：学校法人中村産業学園九州産業大学｜ERP:大手企業向けERPパッケージ「HUE」 / ワークスアプリケーションズ

業種	企業規模
教育	不明

導入前の課題

九州産業大学は、HUEワークフローを導入する前にいくつかの課題を抱えていました。まず、運用面では追加費用が発生しないことや、意見が開発に即座に反映されることが重要であると感じていました。また、申請書の段階的な差し戻し機能がなかったため、個別の要望を実際に反映し、改善・実装してもらえる姿勢が必要でした。さらに、導入までの時間とサポートの対応についても懸念がありました。

改善の施策

HUEワークフローのスムーズな導入には、九州産業大学が業務手順を明確化・スリム化し、既に業務の根本的な見直しを行っていたことが大きな要因でした。また、サポートの対応の良さも導入のスピードを助けました。質問や要望に対して迅速に解決してもらえたため、スケジュールの遅延なくスムーズに導入することができました。

導入後の効果

HUEワークフローの導入後、九州産業大学は多くの効果を享受しています。導入前に比べて作業効率が向上し、申請から承認までの所要時間が大幅に短縮されました。特に承認作業は以前よりも簡単で、承認者はメールで通知を受け取り、申請書にアクセスしてすぐに承認できるようになりました。また、申請書の紙媒体からWeb上への移行により、書類の紛失リスクを回避することができました。さらに、在宅勤務や多様な働き方の推進にも貢献すると期待されています。

導入した製品：HUE ワークフロー

HUE ワークフローの製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/36333/

HUE ワークフローの事例一覧はこちら→ https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=36333

導入事例6：株式会社やまねメディカル（導入製品：コラボフロー）

導入と同時にワークフローをフル稼働／短期間で電子化を完遂し、社内へ浸透させる秘訣とは？

※出典：導入と同時にワークフローをフル稼働／短期間で電子化を完遂し、社内へ浸透させる秘訣とは？ | コラボフロー導入事例

業種	企業規模
医療・化学	101名-300名

導入前の課題

以前は紙ベースで申請書を運用しており、申請書の量が膨大であるため、問題が多く発生していました。紙の申請書のスキャンや印刷、ハンコの収集など、処理の手間や時間がかかり、書類の紛失や処理の滞りなども頻繁に起こっていました。また、施設の業務には迅速な対応が求められており、申請から決裁までの時間が長く、支障をきたすこともありました。

改善の施策

そこで、コラボフローを導入することでこれらの課題を解決することとしました。紙ベースの運用から電子化に切り替えることで、申請書のスキャンや印刷、ハンコの収集などの手間を省くことができました。また、コラボフローの操作も簡単であり、申請から承認までのスピードも大幅に向上しました。さらに、iPadを活用することで外出先からも迅速に承認することが可能となり、承認者のリソースを有効に活用することができました。

導入後の効果

コラボフローの導入により、申請から決裁までの所要時間が大幅に短縮されました。以前の1週間から2週間かかっていた処理が、1日遅くても2日で完了するようになりました。急ぎの場合は申請から1時間で承認が下りることもあります。さらに、外出が多い社長や副社長、SVもiPadを利用して迅速な承認ができるようになり、業務の遅延を防ぐことができました。ワークフローの導入により、効率が向上し、申請書の処理や承認プロセスが円滑化されました。

導入した製品：コラボフロー

コラボフローの製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/36031/

コラボフローの事例一覧はこちら→ https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=36031

導入事例7：ロジフォワード株式会社（導入製品：承認TIME）

「決裁スピードの加速化」「SDGs」の積極推進を同時に実現

※出典：「決裁スピードの加速化」「SDGs」の積極推進を同時に実現

業種	企業規模
運輸・物流	51名-100名

導入前の課題

紙ベースの書類やり取りが拠点の分散化に伴い煩雑さを引き起こし、決裁のスピード化が求められる中で課題となっていました。また、持続可能な社会を目指す観点から、紙の電子化が求められていました。

改善の施策

システム導入を検討し、承認TIMEを採用することが決まりました。社内ルールの改善やカスタマイズされた申請フォームの提案が行われ、導入前のテスト運用期間を経て承認ルートも切り替えられました。

導入後の効果

紙の書類の回覧や保管の手間が大幅に減り、書類の提出・承認の進捗状況が一目瞭然となりました。経理部では支払い準備が容易になり、時間的ロスや書類の再提出のムダも減少しました。さらに、省力化や効率化、省資源化を視野に入れながら、将来的には電子化を進める方針とし、新規事業の開拓に集中することとしました。

導入した製品：承認TIME

承認TIMEの製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/35966/

承認TIMEの事例一覧はこちら→https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=35966

導入事例8：三菱商事パッケージング株式会社
（導入製品：ワークフローAppRemo）

導入事例：三菱商事パッケージング株式会社様

※出典：導入事例：三菱商事パッケージング株式会社 | ワークフローシステム AppRemo

業種	企業規模
小売・流通	101名-300名

導入前の課題

紙ベースの申請業務の効率性や迅速性が課題でした。以前は、社内申請はグループウェア上のフォームに入力し、印刷して承認者に回覧するという手順で行われていました。さらに異なる事業所間では、申請書のやり取りにファックスや社内便が使用され、提出先の部門では台帳に記入して管理していました。このような紙ベースのプロセスでは、営業担当者が戻って申請手続きをしなければならなかったり、承認者が不在で承認が滞ったり、申請書が紛失したりするなどの問題が頻発していました。

改善の施策

このような課題を解決するために、情報システム部はAppRemoというITツールの導入を検討しました。AppRemoはExcelを活用したワークフローシステムであり、社内申請フォームをExcelで作成し、必要事項を入力してアップロードすることでワークフロー上での申請が可能です。また、導入時には既存のExcelベースの申請書をそのままAppRemoのフォームに移行することができ、導入のスピードや自由度、拡張性に優れていると評価されました。

導入後の効果

AppRemoの導入により、申請業務の迅速化や進捗状況の可視化、申請データの蓄積やペーパーレス化などの効果が実現されました。例えば、営業担当者は外出先や出張先でもタブレット端末で申請の承認ができるようになり、営業活動がスムーズになりました。また、パソコン持ち出し申請も効率化され、申請書の保管や台帳の管理が不要になったため、業務負荷が軽減されました。導入から約10カ月の間に約3000枚の申請書がAppRemo上で処理され、約700時間の削減効果がありました。

導入した製品：ワークフローAppRemo

ワークフローAppRemoの製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/14057/

ワークフローAppRemoの事例一覧はこちら→https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=14057

導入事例9：株式会社ワンキャリア
（導入製品：ジョブカンワークフロー）

他と比べて圧倒的に安いうえ、すぐ操作になじめた

※出典：株式会社トライフ（株式会社ワンキャリア）｜導入事例｜ジョブカンワークフロー

業種	企業規模
人材サービス	51名-100名

導入前の課題

人数の増加により、申請の管理が困難になりました。チャットや口頭での申請では承認状況が不明瞭になり、届いた商品の承認時期も把握できませんでした。経営層は早急にワークフローの導入が必要であると感じました。

改善の施策

ジョブカン経費精算/ワークフローの導入を検討しました。導入のハードルが低く、価格が他社の製品と比べて安かったため、決定しました。ユーザ登録や初期設定は数時間程度で完了し、チーム内での運用も約1週間で開始しました。従業員もスムーズに運用に参加し、使い勝手の良さとわかりやすいUIに好意的な反応を示しました。

導入後の効果

ジョブカン経費精算/ワークフローの導入後、従業員はワークフローの必要性を実感し、円滑に運用を開始しました。サービス改善のスピードが非常に速く、懸念していたフォームのテンプレート機能が追加されたことで、利便性が向上しました。現在、満足度が高く、導入前の課題が解消されました。

導入した製品：ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローの製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/14055/

ジョブカンワークフローの事例一覧はこちら→https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=14055

導入事例10：株式会社AIT（導入製品：Gluegent Flow）

クラウドコンシェルジュ（サポート）を利用したスムーズな導入で、テレワーク環境下の申請・承認業務の生産性を大幅に向上

※出典：株式会社AIT｜導入事例｜グルージェント

業種	企業規模
IT・情報通信	101名-300名

導入前の課題

COVID-19以前からテレワーク環境の整備に取り組んでいたが、紙ベースの業務やメールによるやり取りなどの課題があり、効率化と時間短縮が求められていました。

改善の施策

クラウドコンシェルジュの導入を検討し、SaaSでありユーザー登録が不要でGoogle Workspaceとの連携が可能なGluegent Flowを選択しました。マニュアルに基づき試行錯誤しながら導入を進め、サポートの活用も行いました。

導入後の効果

紙ベースの申請がワークフロー化され、申請書の作成や承認プロセスが効率化されました。取引関連の申請では自動的なチェック機能が導入され、作業が平均化されて業務効率が向上しました。ネットワークに接続されていればどこでも処理が可能で、承認までの時間が短縮されました。また、情報の整理と曖昧さの排除により、情報の正確性が向上し、ミスの減少が見られました。