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数あるオフィススイートを徹底比較!基礎知識からメリット・デメリットまで

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近年、「オフィススイート」という言葉をよく聞きませんか。オフィススイートとは業務遂行で必要な文書作成や表計算、プレゼンテーション資料作成などのビジネスに欠かせないソフトをひとまとめに提供する製品・サービスを指します。

いままではMicrosoftOfficeが一般的でしたが、近年はさまざまな類似製品・サービスが登場しています。「外でもスマホから使えたらいいのに」「一緒に作業ができたら効率良くなるのに」といった不満があるのであれば、一度自社のオフィススイートを見直しましょう。

本記事では、おすすめのオフィススイートを徹底比較します。オフィススイートの基礎知識から基本機能、導入のメリット・デメリット、選ぶポイントまで解説しているため、ぜひ参考にしてください。

そもそもオフィススイートとは?基礎知識

オフィススイートとは、オフィスで必要なツールを一式にまとめたものです。そのため、オフィスソフトと呼ばれることもあります。

オフィスで必要なソフトとは、具体的に以下のようなものが挙げられます。

 

  • 文書作成(ワープロソフト)
  • 表計算
  • プレゼンテーション資料作成
  • 電子メール

 

どの企業においても、これらのソフトは日常的な業務に欠かせません。世界的に最も知られており、導入されているオフィススイートと言えば「Microsoft Office」です。しかし、近年は同様の機能やインターフェイスを備えた競合サービスが増えてきました。

たとえば、GoogleドキュメントやShareOfficeなどもオフィススイートに括られるサービスです。Microsoft Office同様に、ビジネスで活用している企業は増加傾向です。このように、一般的にオフィススイートと言うとビジネスシーンで欠かせないソフトを揃えた統合製品やサービスを指します。

近年では、パソコンにインストールするものに加えてクラウドで使えるサービスが続々と出てきました。スマホ・タブレットへの対応やグループで共同作業できるものもあり、より業務の効率化が測れるようになっています。

製品「OfficeSuite」とは

オフィススイートというとオフィスソフト一式の製品やサービスを指すことが一般的ですが、製品・サービスとしてのOfficeSuiteも存在し、固有の製品を指す場合もあります。

OfficeSuiteとは、MobiSystemsが提供するオフィススイートサービスです。ほかのオフィススイートと同様に、以下のような機能を提供します。

 

  • 文書作成
  • 表計算
  • プレゼンテーション資料作成
  • PDFビューア
  • メール&カレンダー

 

クラウドサービスとして提供されており、マルチデバイスのためスムーズに自動同期できます。無料版と有料版がありますが、無料版だと機能に制限がかかるためビジネスシーンでは物足りないでしょう。有料版でもMicrosoftが提供するOffice365と比べると少し安価に使えます。Microsoft Officeとの互換性が良く、Microsoft WordをOfficeSuiteの文書作成ソフトで編集することが可能です。

MacOSでは使えないため、社内に導入する場合は注意しましょう。

オフィススイートの基礎機能とオプション機能

オフィススイートは製品によってさまざまな機能が揃えられています。どの製品を選んでも付いてくる基礎機能には、以下の5つが挙げられます。ほかにも製品によって備わっている機能があったり、オプション機能として装備できる機能があります。オフィススイートでできることを順番に確認していきましょう。

 

  • 文書作成
  • 表計算
  • プレゼンテーション
  • コミュニケーション
  • ファイル共有

 

文書作成

文章を作成するためのソフトはどのようなオフィススイートにも含まれています。文書作成ソフト、ワープロソフトなどと呼ばれ、Microsoft Officeだと「Word」が該当します。長い文章を入力できることはもちろん、文字の大きさや字体を変えることが可能です。画像を挿入したり、文章や画像のレイアウトを変えたりできるため、以下のようなことに使われます。

 

  • 送付状
  • 案内状
  • 契約書
  • 議事録
  • マニュアル

 

このように社内外問わず、情報を伝えたり残したりするためのビジネス文書作成に活用されます。

表計算

表に計算できるソフトも、どのようなオフィススイートにも含まれています。Microsoft Officeだと「Excel」が該当します。表作成が簡単に作成できることはもちろん、関数とよばれる数式を利用して簡単に計算することが可能です。数値表に入力した数値の合計や、平均値・最大値・平均値を自動的に算出できます。

以下のように数値を扱ったり、合計値を提示したりする書類に使われます。

 

  • 見積書
  • 請求書
  • 納品書

 

また、細かな数字をわかりやすく管理するための書類や数字を扱わずに表にすると分かりやすい情報をまとめるときにも使われます。たとえば、以下のような書類です。

 

  • 売上管理・報告書
  • 会計管理
  • 在庫管理
  • 顧客名簿一覧

 

さらに表に入力した数字を使ってグラフを作ることも簡単です。

 

  • 過去の売上を折れ線グラフに
  • アンケート結果を円グラフに
  • 店舗ごとの売上比較を棒グラフに

 

このように多くの数字や情報を一目でまとめる作業に表計算ソフトは適しています。

プレゼンテーション

プレゼンテーションのときに映し出すスライドを作成するためのソフトです。Microsoft Officeだと「PowerPoint」が該当のソフトです。スライドの内容をそのまま印刷できるため、プレゼンテーションのための配布資料を作成するときにも使われます。

文字を入れることはもちろん、グラフや表、画像の挿入も簡単です。テキストボックスのなかで、文字サイズや字体、色などの書式を変更できます。アニメーション機能を使えば、文字や画像が次々と現れるような動きのある発表資料の作成が可能です。標準でレイアウトが準備されているオフィススイートが多く、プレゼンテーションをするシーンや企業・ブランドイメージに合わせて資料を作れます。

プレゼンテーション資料以外にも、ポスターやリーフレット、動画の作成に活用できます。

コミュニケーション

コミュニケーション機能が付いているオフィススイートは数多くあります。Microsoft Officeだと、メールソフトの「Outlook」、ビジネスチャットとビデオ会議機能を兼ね備えた「Teams」が該当のソフトです。

ビジネスにおいて、社内外問わずコミュニケーションが大切であることは言うまでもありません。今やメールを活用していないという企業や事業主はいないでしょう。クラウドのメールソフトを使えば外出先や職場のパソコン以外のデバイスからメールを確認できるようになります。

近年、メールと電話に加えてビジネスチャットやオンライン会議を活用する企業が増えてきています。部門を超えたプロジェクトや物理的に離れた場所で業務にあたる場合にビジネスチャットやオンライン会議は業務効率向上に役立つからです。また、新型コロナウイルス感染症拡大防止や働き方の自由化によってテレワーク・リモートワークを希望する企業も増えました。非対面で営業活動をするために、取引先とオンライン会議を行う機会も増えています。

多くのオフィススイートにはメールやオフィスチャット、オンライン会議などのコミュニケーション機能が付いており、社内のコミュニケーションを促してくれます。

ファイル共有

ファイル共有できるオンラインストレージもオフィススイートに付いている機能の1つです。Microsoft Officeだと、「OneDrive」が該当します。

オフィススイートで作成した書類や、画像、動画などあらゆるデータをオンラインストレージにアップロードすることで社内外問わずファイル共有が簡単にできます。クラウドサービスのため、外出先や自宅からでもファイルを閲覧・編集、ダウンロードできることが特徴です。

もちろん、職場のパソコン以外でも、ログインすればタブレットやデバイスなどから利用できます。万が一、デバイスを紛失してもオンラインストレージからデータが消えることはありません。

このようなファイル共有機能は、多くのオフィススイートに含まれています。

製品・サービスによってできること

ここまでご紹介した基本機能のほかに、オフィススイートの製品・サービスによって備わっている機能があります。よくある機能について具体的に確認していきましょう。

 

  • 共同作業
  • 修正履歴・コメント機能
  • メモやアイデアの管理
  • 版管理(バージョン管理)
  • 権限設定
  • モバイル対応

 

共同作業

複数人で同一データの共同編集ができます。ほかの人がどこの箇所を作業して更新しているのかがリアルタイムで確認できるため、物理的に離れた場所にいても近くで作業を進めている感覚でドキュメント作成が可能です。

修正履歴・コメント機能

一度した作成したデータに編集や加筆をした場合、修正履歴が残ります。修正履歴から、いつ・誰(どのアカウント)が編集したのかまで辿ることができます。また、気になる箇所に指定してコメントを記入できるコメント機能があるため、指摘やアドバイスがしやすいです。

メモやアイデアの管理

メモやアイデアをデータに書き込んだり、書き込んだ内容を集約したりできる機能です。プロジェクトメンバーに意見を求めたり、一人で情報の棚卸をしたりするときに使えます。

版管理(バージョン管理)

版管理(バージョン管理)とは、書類の変更を管理することです。遡って過去のバージョンを確認したり復元したりできます。製品・サービスによっては、バージョンに名前をつけることができ、変更履歴として表示させることも可能です。

権限設定

作成した書類ごとに権限の設定ができる機能です。主に、アクセス禁止、閲覧のみ、閲覧・編集の3つの権限をユーザーごとに付与できます。たとえば、従業員全員が閲覧できるが部門長のみ編集可能といった設定が可能です。

モバイル対応

モバイルデバイスからの書類の制作・編集・閲覧などができる機能です。製品・サービスによって対応方法が異なりますが、主に以下の2つの方法によってモバイル対応しています。

  • オフィススイートの各ソフトのモバイルアプリを提供されている
  • モバイルから見たときのレイアウトが最適化されている

外出先・出張先からでも手軽に書類を確認・編集できます。

オフィススイートを導入する4つのメリット

オフィススイートの機能を見ると、企業活動に欠かせないツールだと理解していただけたかと思います。ここではオフィススイートを導入するメリットについて解説していきます。

オフィススイートを導入するメリットは、以下の4つです。詳しく確認し、どのように自社に活用できるかイメージしてみましょう。

 

  • 業務効率を向上できる
  • コスト削減につながる
  • テレワーク環境を整えられる
  • 常に最新ソフトを使える

 

業務効率を向上できる

オフィススイートには文書作成や表計算、プレゼン資料作成はもちろん、メールにオンライン会議など、ビジネスシーンに必要なツールが一式揃っています。やりたいことに対して最適なツールがそれぞれあり、使いやすいよう工夫がされています。

もちろん、WordやPowerPointで表を作成することも可能ですが、Excelを使う方が何倍も簡単です。このように、目的に合わせてツールを使い分けることで日々の業務を効率化することができます。

コスト削減につながる

ビジネスシーンで必要なツールがすべて揃っているため、オフィススイートを導入するだけであらゆる業務に対応できるようになります。個別でツールをインストール・購入していると、コストはかさばってしまうでしょう。

サービスや製品によって異なりますが、1ユーザーあたり数百円から始められる低価格プランが多く用意されています。必要なツールが多ければカスタマイズをしてビジネスに特化したプランを契約することも可能です。ベンチャー企業から大企業まで、自社に合わせたプランを選ぶことでコスト削減に繋げられます。

テレワーク環境を整えられる

時間と場所にとらわれずに業務をすすめるために、オフィススイートの導入は最適です。

近年流行している新型コロナウイルス感染症対策やさまざまな働き方の実現のため、テレワークの選択肢を提示する企業が増えてきました。しかし、テレワークの壁はたくさんあります。なかでも1番の問題は、離れた場所で業務遂行できる環境を整えることです。

クラウドサービスのオフィススイートを利用すれば、インターネットのある環境でログインさえすればパソコンを持ち帰らなくても職場と同じように働けます。前日職場で途中だった書類作成を自宅のパソコンで引き継ぐことも可能です。

また、テレワークで課題となりやすいコミュニケーション不足も解消できます。ビジネスチャットでこまめな連絡を取ったり、対面でなくてもオンライン会議でチーム内で議論したりできます。また、コメント機能を使えば、指摘や提案も伝えやすくなるでしょう。

このようにオフィススイートを使えば、物理的に離れた場所で仕事をしていても、チームとしてサポートしあいながら業務を進められます。

常に最新ソフトを使える

クラウドサービスのオフィススイートを使っていれば、常に最新の状態のソフトを使えます。いままでは「Word」「Excel」と単体でソフトをパソコンへインストールし、定期的に更新しなければなりませんでした。

しかし、クラウドサービスなら常に最新のサービスを提供してくれるため、更新作業は不要です。もし、パソコンやタブレットなどのデバイスを移行させる場合にも、再度インストールする必要はありません。

オフィススイートを導入する3つのデメリット

オフィススイートを導入することによるデメリットも事前に知っておきましょう。デメリットは、主に3つあります。詳しく確認し、理解した上で導入を決めましょう。

 

  • ランニングコストがかかる
  • プランによって使える機能やユーザー数に制限がある
  • セキュリティを運営でカバーする必要がある

 

ランニングコストがかかる

クラウドサービスのオフィススイートは、ランニングコストがかかることを理解しておきましょう。いままでのインストール型の買い切りタイプだと「Word1つ何円」、「WordとExcelのセットで何円」といった価格設定がされており、一度購入すればパソコンの買い換えやサポート終了のタイミングまで費用が発生することはありませんでした。

しかし、クラウドサービスのオフィススイートは「オフィスシーンで必要なツール一式を使える権利」を購入します。そのため、月間契約や年間契約をして料金を払い続ける必要があります。従来のインストール型とは予算の立て方が異なるため、注意しましょう。

プランによって使える機能やユーザー数に制限がある

クラウドサービスのオフィススイートの多くは、使える機能やユーザーによってさまざまなプランが用意されています。Microsoftが提供する「Microsoft 365」には、企業向けだけでも4つのプランがあります。もちろん、使える機能が多ければその分コストがかかってしまいます。自社に必要な機能を見極め、最適なプランを選択しましょう。

また、ユーザー数に制限が設けられていることも少なくありません。1ユーザーごとに費用がかかるサービスなら必要なユーザー数だけ契約すれば良いでしょう。しかし、「10人まで」「100人まで」のように人数によってプランを選ぶサービスもあります。

チームで使うのか、企業全体で使うのかによって選ぶプランが変わります。必要ユーザー数を正確に把握し、使えない従業員が出てこないよう注意しましょう。

セキュリティを運営でカバーする必要がある

ログインすればどこからでも利用できるオフィススイートは便利ですが、一方でセキュリティを高めていかなければなりません。なぜなら、ログインIDやパスワードが盗まれると、社内の重要書類や機密情報の漏えいにつながるからです。

セキュリティを高めるための運営ルールには以下のようなものが挙げられます。

 

  • 使用するデバイスを制限する
  • ログインID・パスワードは定期的に変更する
  • ファイル共有の権限はIT部門のみが設定できる

 

運営ルールを定めると同時に従業員に浸透させる必要があることを理解しておきましょう。

おすすめのオフィススイートを徹底比較

トライアル 無し
サポート メール チャット 

製品のおすすめポイント

  • Microsoft Officeとの互換性に優れ、操作も簡単
  • 基本機能の充実に加え、1,500を超えるクリップアートで表現の幅が広がる
  • 資料をクオリティアップさせるプレゼンテーションソフト「Show」

オフィスソフト

トライアル 無し
サポート チャット 

製品のおすすめポイント

  • ありとあらゆる文書を綺麗に仕上げることが可能
  • 共有や修正も自由に行える、文字通り自由なソフトウェア
  • さまざまなドキュメントに対応する、強力なグラフ作成モジュールを持つ
トライアル 無し
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • オールインワンパッケージであらゆるドキュメントに対応
  • PDFの閲覧や、編集、コメント挿入など思いのままに
  • スマートフォンやタブレットとの連携も可能

オフィスソフト

トライアル 有り
サポート 電話 

製品のおすすめポイント

  • どこからでも、家族や企業、学校と繋がることができる
  • コストパフォーマンスに優れたソリューションの提供
  • 高いセキュリティ性で大切なものをさらに安全に守る
トライアル 有り
サポート 電話 

製品のおすすめポイント

  • 実際に相手の顔を見ながら迅速的に意思決定可能
  • リアルタイムで効率的に共同編集でき、自動保存される
  • クラウドにファイルを保存可能、セキュリティ対策も万全

オフィスソフト

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • オールインワンモードで効率的な作業をサポート
  • マルチデバイスで利用可能、フォントやクリップアートが使える
  • Visual Basicエディタでコードの閲覧と編集が可能

オフィススイートを選ぶときの4つのポイント

オフィススイートにはさまざまな製品・商品があるため、選定に悩むかもしれません。オフィススイートを選ぶときに考慮すべきポイントは、4つあります。順番に確認していきましょう。

 

  • 導入形態
  • 機能
  • 対応OS/デバイス
  • ​​MicrosoftOfficeとの互換性

導入形態

オフィススイートには、インストール型とクラウド型があります。それぞれの特徴は以下のとおりです。

特徴 インストール型 クラウド型
導入方法 パソコンにインストールする ブラウザからログインする
更新方法 定期的に最新バージョンに更新する 更新不要で常に最新バージョンが使える
費用 買い切りなので一度購入したら費用は発生しない ランニングコストがかかる
デバイスの制限 インストールしたデバイスでのみ使える インターネットがあればあらゆる端末から使える
オフラインでの利用 オフラインでもオンラインでも使える オフラインだと使える機能が制限される

近年は従来のインストール型よりもクラウド型が台頭しています。しかし、両面のメリット・デメリットを踏まえ、自社に合う導入形態を選びましょう。

機能

オフィススイートの基本機能はほとんど同じですが、サービスによって準機能が若干異なります。たとえば、メールストレージやファイルストレージに制限があったり、ビデオ会議機能が備わってなかったりします。文書作成や表計算、プレゼン資料作成などの基本機能以外にも、現場に必要な機能がないか見極めましょう。

対応OS/デバイス

対応OSやデバイスを確認しましょう。たとえば、OfficeSuiteはMacOSに対応していません。制作部門のみMacOSのパソコンを使用しているという企業は珍しくなく、企業内でOSが統一されていないケースもあるでしょう。企業内ではサービスを統一しておいた方が、ファイル共有やビジネスチャット、ビデオ会議などで不便を感じることが出てきます。

また、営業はタブレットで、外出先では社用スマホで、と想定しているのであれば、モバイル対応しているサービスでなければなりません。利用予定のデバイスやOSに対応しているかを十分に確認してオフィススイートを選びましょう。

​​MicrosoftOfficeとの互換性

MicrosoftOffice製品以外のオフィススイートを検討しているのであれば、​​MicrosoftOfficeとの互換性にも意識をしましょう。なぜなら、世界的に​​MicrosoftOfficeを使っている企業が多くを占めるからです。外部とやりとりをする際に、フォントやレイアウトが変わってしまうと伝えたいことが伝わらないかもしれません。また、受け取った資料が見れないなんてことに陥るとビジネス上で不利です。導入の際は、​​MicrosoftOfficeとの互換性を重視するようにしましょう。

オフィススイートはいらない?企業に必要な理由

「オフィススイートが必要じゃない企業もあるのでは?」と考える方もいるかもしれません。結論からいうと、ほとんどの企業にとってビジネスに欠かせないツールであると断言できます。なぜなら、ビジネスを成立させるためには外部とのやりとりが必須だからです。外部と書類のやりとりをする際、使われるツールは文書作成や表計算などが欠かせません。

また、企業には膨大な情報があり、それらを管理しなければなりません。個人の顧客メインの店舗形式の企業であっても、売り上げ管理や顧客管理、お客様への告知などを考えるとあったほうが良いでしょう。

なかでも、MicrosoftOffice製品は多くの企業で使われています。互換性のあるソフトは数多くありますが、迷ったらMicrosoftOffice製品を選ぶと間違いないでしょう。

業務遂行にオフィススイートは欠かせない

オフィススイートとは、オフィスで必要なツールが一式にまとまった製品・サービスのことです。多くの企業でMicrosoft Officeが採用されていますが、近年は同様の機能やインターフェイスを備えた競合サービスも増えています。

業務効率を向上させるためにオフィススイートはどの企業にも欠かせないツールです。自社に導入する際は必要な機能を見極め、対応OS・デバイスに注意をしながら製品・サービスを選びましょう。

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