製品を導入することになった背景

北海道でデイサービスやショートステイ、ヘルパーステーション、有料老人ホームなどを運営する株式会社青山は、これまでの社内の主な連絡手段として電話とメールを使用していました。しかし、Chatwork社の役員の方からのご紹介を受け、Chatworkを導入することとなりました。導入当初は、Chatworkがどのような効果をもたらすのかはっきりとは理解していなかったものの、実際に使用してみることで、情報共有の円滑化や情報共有漏れの防止、会議や打ち合わせの回数削減などの効果を実感することができました。

導入前に企業が抱えていた課題

株式会社青山では、導入前の情報共有手段として主に電話、メール、会議を利用していました。電話は相手の時間を取るものであり、不在時の折り返しやかけ直しといった手間が発生していました。また、メールはPCでしか確認できず、現場でのメールチェックが遅れることが多かった。会議も情報共有の効率が良くなく、全員が発言することができない制約がありました。

導入前の課題に対する解決策

株式会社青山は、Chatworkを導入することで、これらの課題を解決しました。電話は緊急時のみに限定し、それ以外の連絡はChatworkを使用するように方針を変更。この結果、電話による長時間のコミュニケーションが減少しました。また、Chatworkでは定型文を使用しないことをルールとし、情報共有がシンプルでスピーディーになりました。さらに、情報の見える化を実現し、無駄な会議の削減も達成されました。

製品の導入により改善した業務

Chatworkの導入により、株式会社青山の業務は大きく改善されました。情報共有が格段に楽になり、情報の抜け漏れが減少。職員が問題を一人で抱え込むことがなくなり、心理的な負担も軽減されました。また、現場でのトラブル発生時にも、情報が迅速に共有され、助け合いの文化が根付いた。これにより、組織全体でのサービスの質が向上し、業務のレベルが統一化されるとともに、お互いにフォローし合うことが可能となりました。