製造業で文書管理システムを導入する際のポイントや導入事例を紹介

紙の書類が山積みになり、必要な情報を探すのに時間がかかっている人は多いのではないでしょうか。効率的な文書管理は業務の生産性向上に欠かせません。そこで、本記事では製造業における文書管理システム導入のポイントと成功事例をご紹介します。文書管理の悩みを解決し、業務効率化を実現するヒントが見つかるはずです。

文書管理システムとは

文書管理システムとは、企業や組織における文書の電子化、一元管理、検索、共有を効率的に行うためのソフトウェアです。紙の書類やファイルサーバーとは異なる利点を備えており、業務の生産性向上に寄与する重要なツールといえるでしょう。導入により、情報の可視化、業務の標準化、コンプライアンスの強化など、さまざまなメリットが期待できます。

紙の書類との違い

文書管理システムは、紙の書類とは大きく異なります。

まず、文書の電子化により、物理的なスペースを大幅に節約することが可能です。倉庫や書棚に保管されていた膨大な紙の書類もデジタルデータに置き換えられるため、オフィスのスリム化にも貢献するでしょう。また、高度な検索機能を使えば目的の文書をすぐに見つけ出せ、必要な情報へのアクセスが格段に速くなります。キーワードや条件を指定することで、関連する文書を一括で検索・抽出できるのも大きな利点です。

さらに、電子化された文書は複数人で同時に閲覧・編集できるため、コラボレーションの効率化にも役立ちます。リアルタイムでの共同作業が可能となり、業務のスピードアップが期待できるでしょう。加えて、自動バックアップ機能により、災害時のデータ消失リスクも大幅に軽減されるといえます。このように、文書管理システムは紙の書類の抱えるさまざまな課題を解決に導くのです。

ファイルサーバーとの違い

文書管理システムは、ファイルサーバーとも異なる特徴を有しています。

ファイルサーバーでは、フォルダ構造によって文書を管理するのが一般的ですが、文書数の増加に伴い、必要な文書を探し出すのが困難になることがあります。フォルダの階層が深くなるほど、目的の文書にたどり着くまでに時間がかかってしまうのです。

一方、文書管理システムではメタデータ（文書の属性情報）を利用した高度な検索機能を備えているため、適切なキーワードを入力するだけで目的の文書に容易にアクセスできます。例えば、文書の作成者、作成日時、タイトル、内容などの情報を手がかりに、関連する文書を瞬時に見つけ出せるでしょう。

また、文書管理システムにはワークフロー機能が搭載されていることが多く、文書の承認や回覧のプロセスを自動化できるのもメリットの一つといえます。決裁者への申請、承認状況の追跡、履歴管理などを効率的に行えるため、ペーパーレス化とともに業務の生産性向上が見込めますよ。

セキュリティ面でも、アクセス権限の設定により、機密文書の管理を徹底することが可能です。部署や役職に応じて、文書の閲覧・編集・削除の権限を細かく制御できるため、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられるのです。このように、文書管理システムはファイルサーバーの弱点を克服し、より高度な文書管理を実現します。

文書管理システムのより詳しい機能の紹介や導入メリットを解説した記事はこちら

製造業で文書管理システムを導入するメリット

本章では、製造業における文書管理システムの導入メリットについて解説します。製造業では、設計図面、仕様書、品質管理文書など、大量の文書を扱う必要があります。文書管理システムを導入することで、情報共有の簡易化、セキュリティの強化、保管の効率化、検索の迅速化など、さまざまなメリットが期待できるでしょう。

• 情報共有の簡易化
• セキュリティ強化
• 保管がしやすくなる
• 検索が簡単になる

情報共有の簡易化

文書管理システムを導入すれば、社内外での情報共有が格段に簡単になります。

電子化された文書はクラウド上で一元管理されるため、インターネット環境があれば、どこからでもアクセス可能です。例えば、営業担当者が外出先で顧客から設計図面を求められた場合、その場で最新版をダウンロードして提供できるでしょう。この即時性は、顧客満足度の向上にも寄与します。

また、複数の部署が関わるプロジェクトでは、文書の更新状況をリアルタイムで把握することができ、コミュニケーションの円滑化につながります。最新版の文書に全員がアクセスできるため、情報の行き違いによるミスや手戻りを防げるのです。

さらに、バージョン管理機能により、変更履歴も追跡できるため、トラブル発生時の原因究明も容易になるはずです。過去のバージョンを参照することで、問題の発生箇所や原因を特定しやすくなり、迅速な対応が可能となります。

加えて、文書管理システムは、社外の取引先とのコラボレーションにも威力を発揮します。クラウド上で文書を共有することで、メールでのファイルのやり取りが不要になり、業務の効率化が図れるでしょう。リアルタイムでの共同編集機能を活用すれば、遠隔地との打ち合わせもスムーズに進められます。

このように、文書管理システムは、社内外の情報共有を簡易化し、コミュニケーションの活性化と業務の効率化に寄与するのです。

セキュリティ強化

製造業では、設計図面や製品仕様書など、機密性の高い文書を多く扱います。

これらの重要文書が外部に漏えいした場合、企業の競争力に大きな影響を与えかねません。文書管理システムを導入することで、セキュリティを強化し、情報漏えいのリスクを最小限に抑えることが可能となります。

まず、アクセス権限の設定により、閲覧・編集・削除できるユーザーを細かく制限できるため、不必要な情報へのアクセスを防げるでしょう。部署や役職、プロジェクトごとに権限を設定することで、機密文書の管理を徹底できます。

また、監査証跡機能により、文書の変更履歴や閲覧履歴を記録できるため、不正アクセスの抑止力になります。いつ、誰が、どの文書にアクセスしたのかを追跡できるので、万が一の情報漏えいが発生した場合も、原因の特定が容易になるのです。さらに、クラウド型の文書管理システムでは、データの暗号化や二要素認証など、高度なセキュリティ対策が施されているケースも多いといえます。サーバー自体のセキュリティも強固であるため、社内の管理体制の不備によるリスクを軽減できるでしょう。

加えて、文書管理システムでは、機密文書の持ち出しを制御することも可能です。印刷や外部デバイスへのコピーを制限したり、watermarkを挿入したりすることで、不正な持ち出しを防げるのです。このように、文書管理システムは、製造業における重要文書の保護に欠かせないツールといえるでしょう。

保管がしやすくなる

製造業では、品質管理の観点から、文書の長期保存が求められることがあります。例えば、航空宇宙産業では、設計図面や製造記録を数十年にわたって保管しなければならないケースもあるのです。

紙の文書では、倉庫や書棚のスペースを大量に消費してしまいますが、文書管理システムを導入すれば、この問題を解決できます。電子化された文書はデータとしてサーバーに保存されるため、物理的なスペースを大幅に節約可能です。倉庫の維持コストや文書の劣化リスクを低減できるため、長期保存に適しているのです。

また、自動バックアップ機能により、災害時のデータ消失リスクも軽減されるでしょう。クラウドにデータを保存すれば、事業所が被災した場合でも、文書を失うことなく復旧できます。加えて、文書管理システムでは、文書の保存期間を設定しておくことで、保管コストの最適化も可能です。法的な保存期間を過ぎた文書を自動的に削除できるため、不要なデータを溜め込むことなく、効率的な文書管理が実現するのです。

さらに、電子化された文書は、劣化の心配がないため、長期的な見読性も確保されます。何十年も前の図面でも、作成当時と同じ品質で参照できるのは大きなメリットといえるでしょう。このように、文書管理システムは、製造業における文書の長期保存に最適なソリューションなのです。

検索が簡単になる

製造業では、過去の設計図面や仕様書を参照する必要が頻繁に発生します。例えば、類似製品の開発時に過去の設計を流用したり、トラブル発生時に類似事例を検索したりするケースがあるでしょう。

紙の文書では、目的の資料を探し出すのに多大な時間と手間がかかってしまいますが、文書管理システムを導入すれば、この課題を解決できます。文書管理システムでは、文書のタイトルや内容、作成者、作成日時などのメタデータを手がかりに、キーワード検索することが可能です。必要な情報を瞬時に見つけ出せるため、業務の大幅なスピードアップが期待できるのです。

また、OCR（光学文字認識）機能により、スキャンした紙の文書の内容もテキスト化され、検索対象に含められるでしょう。過去の紙の図面なども、デジタル化することで、検索可能な状態になるのです。

さらに、文書管理システムの中には、AIを活用した高度な検索機能を備えたものもあります。自然言語処理技術により、文脈を理解した上で関連する文書を抽出してくれるため、より的確な検索結果が得られるでしょう。

加えて、類似文書の検索機能も強力です。過去の類似設計を参考にすることで、設計の効率化や品質向上が期待できます。このように、文書管理システムは、膨大な文書の中から必要な情報を素早く見つけ出すことを可能にします。業務の効率化と生産性の向上に大きく貢献するツールといえるでしょう。

製造業における文書管理システムの選定ポイント

本章では、製造業で文書管理システムを選定する際のポイントについて解説します。文書管理システムには、オンプレミス型とクラウド型があり、それぞれにメリット・デメリットがあります。

また、自社の業務に適したシステム要件を確認することが重要です。さらに、将来的な拡張性を見据えたスケーラビリティも考慮すべきでしょう。これらのポイントを踏まえて、最適な文書管理システムを選定しましょう。

• オンプレミス型とクラウド型の比較
• システム要件の確認
• スケーラビリティの重要性

オンプレミス型とクラウド型の比較

文書管理システムは、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。

オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムを構築するタイプで、高いカスタマイズ性が特徴です。自社の業務プロセスに合わせて柔軟にシステムを設計できるため、独自の機能を実装することが可能となります。また、セキュリティ面でも、自社で管理できるため、安心感があるでしょう。

一方、クラウド型は、ベンダーが提供するクラウドサービスを利用するタイプで、初期コストを抑えられるのが大きなメリットです。サーバーの調達や保守は不要で、月額課金制のため、コスト負担が軽減されます。また、どこからでもアクセスできるため、リモートワークにも適しているのです。ただし、カスタマイズ性は限定的で、セキュリティはベンダーに委ねることになります。

自社の要件に合わせて、適切なタイプを選ぶことが肝要でしょう。

システム要件の確認

文書管理システムを選定する際は、自社の業務に必要な機能を洗い出し、システム要件を明確にすることが重要です。例えば、CADデータの管理が必要な場合は、CADファイルのビューア機能や、部品表との連携機能が不可欠でしょう。

また、電子承認機能が必要な場合は、ワークフロー機能の充実度をチェックすべきです。承認ルートの設定や、承認状況の可視化など、業務に適した機能を備えているかを見極めることが大切です。さらに、他システムとの連携も考慮すべきポイントです。例えば、ERPシステムとの連携により、製品情報や在庫情報と紐づけて文書を管理できれば、業務の効率化が図れるでしょう。

自社の業務フローを分析し、必要な機能を明確にした上で、システム要件に合致した文書管理システムを選定することが肝要です。

スケーラビリティの重要性

製造業では、事業の拡大に伴い、扱う文書の量が増大していくことが予想されます。そのため、文書管理システムには、将来的な拡張性を見据えたスケーラビリティが求められるのです。

例えば、ユーザー数や文書数が増えても、パフォーマンスが低下しないことが重要です。クラウド型の文書管理システムでは、サーバーリソースを柔軟に増強できるため、スケーラビリティに優れているケースが多いです。また、グローバル展開を見据えている企業では、多言語対応も必須の要件となります。海外拠点でもスムーズに文書管理システムを利用できるよう、言語切り替え機能などを備えているかをチェックすべきでしょう。

さらに、M＆Aによる事業拡大を予定している場合は、他社の文書管理システムとのデータ移行の容易さも重要なポイントです。将来の事業展開を見据えて、スケーラビリティの高い文書管理システムを選定することが肝要といえるでしょう。

製造業の文書管理システム導入事例

本章では、製造業における文書管理システムの導入事例を解説します。自動車メーカー、機械メーカー、食品メーカーなど、さまざまな業種で文書管理システムが活用されています。

各社の導入事例を通じて、文書管理システムがもたらすメリットを具体的に見ていきましょう。業務の効率化や品質向上、コンプライアンス強化など、多岐にわたる効果が期待できます。

• 自動車メーカーの事例
• 機械メーカーの事例
• 食品メーカーの事例

自動車メーカーの事例

トヨタ自動車では、グローバルな開発拠点間での設計文書の共有に文書管理システムを活用しています。従来は、拠点ごとに異なるシステムを使用していたため、情報共有に手間がかかっていました。

しかし、文書管理システムを導入することで、全拠点で統一的な文書管理が可能になったのです。設計文書の検索性が向上し、開発のスピードアップが図れたといいます。また、バージョン管理機能により、設計変更の履歴を追跡できるようになり、品質管理の面でも大きな効果があったそうです。

さらに、アクセス権限の設定により、機密情報の漏えいリスクを低減することができました。グローバルな開発体制を支える基盤として、文書管理システムが大きな役割を果たしているのです。

機械メーカーの事例

工作機械メーカーの山崎マザック株式会社は、受注生産に伴う大量の製品図面の管理に文書管理システムを活用しています。同社では、数万点におよぶ部品図面を管理する必要があり、これまでは紙の図面を保管していたそうです。

しかし、文書管理システムを導入し、図面のデジタル化を進めたところ、検索性が大幅に向上し、設計業務の効率化が図れたといいます。また、過去の類似設計事例を容易に参照できるようになったため、設計品質の向上にもつながったそうです。

さらに、図面の電子化により、保管スペースを大幅に削減できたのも大きなメリットだったようです。受注生産における製品図面の管理に、文書管理システムが威力を発揮した事例といえるでしょう。

食品メーカーの事例

食品大手のキユーピー株式会社では、品質管理文書の電子化に文書管理システムを活用しています。同社では、原料の受入から製品の出荷まで、さまざまな品質管理文書を扱う必要があります。従来は紙の文書で管理していたため、情報の共有や検索に時間がかかっていたそうです。

そこで、文書管理システムを導入し、品質管理文書の電子化を進めたところ、関連部署間の情報共有がスムーズになり、業務の効率化が図れたといいます。また、監査証跡機能により、文書の承認履歴を追跡できるようになり、コンプライアンス対策にも役立っているそうです。

さらに、クラウド型の文書管理システムを採用したことで、災害時のBCP対策にもつながったといいます。品質管理業務における文書管理の重要性を示す事例です。

製造業における文書管理システムの活用シーン

 

本章では、製造業における文書管理システムの活用シーンを解説します。文書管理システムは、単なる文書の保管だけでなく、ERPやSCMとの連携により、業務の効率化に寄与します。また、DXの促進にも役立つでしょう。

さらに、AIやIoTとの連携により、より高度な文書管理の可能性が広がっています。文書管理システムの多様な活用方法を見ていきましょう。

• ERPやSCMとの連携
• DXの促進
• AIやIoTとの連携可能性

ERPやSCMとの連携

文書管理システムは、ERPやSCMシステムとの連携により、より効果的な活用が可能となります。

例えば、受発注業務では、注文書や請求書などの文書を自動的に登録・処理することで、手作業を大幅に削減できるでしょう。また、部品表や品質管理文書などをサプライチェーン全体で共有することで、情報の遅延や行き違いを防ぎ、円滑な連携が実現します。

さらに、生産計画や在庫管理などの情報と文書を紐づけることで、トレーサビリティの向上にも寄与するでしょう。ERPやSCMシステムとシームレスに連携する文書管理システムは、製造業のデジタル化に欠かせないツールといえます。

DXの促進

製造業におけるDXの取り組みにおいて、文書管理システムは重要な役割を果たします。

紙の文書をデジタル化することで、業務のペーパーレス化を推進し、効率化を図ることができるでしょう。また、電子化された文書は、クラウド上で共有・編集することが可能となり、リモートワークやコラボレーションの促進にもつながります。

さらに、文書データを活用することで、業務プロセスの可視化や分析が容易になり、業務改善のPDCAサイクルを回すことも可能です。加えて、電子署名や監査証跡機能により、コンプライアンス対策の強化にも寄与するでしょう。文書管理システムは、製造業のDXを加速する上で、欠かせないインフラとなっているのです。

AIやIoTとの連携可能性

文書管理システムは、AIやIoTとの連携により、さらなる高度化が期待されます。

例えば、AIを活用した自動分類機能により、大量の文書を効率的に整理することが可能となるでしょう。また、OCRとAIを組み合わせることで、紙の文書から自動的にデータを抽出し、分析に活用することもできます。さらに、IoTセンサーから収集したデータと文書を紐づけることで、設備の稼働状況や品質情報などを可視化し、トラブルの予兆を早期に検知することも可能になるかもしれません。

加えて、AIによる自然言語処理を利用することで、過去の設計文書から知見を抽出し、新たな製品開発に役立てることも期待されます。文書管理システムとAIやIoTの連携により、製造業の業務は大きく変革していくでしょう。

製造業で文書管理システムを導入しましょう

製造業における文書管理システムの導入は、業務効率化と生産性向上に大きく貢献します。導入のポイントを押さえ、自社に合ったシステムを選択することが成功への鍵となります。

本記事で紹介した導入事例を参考に、文書管理の課題解決に向けた一歩を踏み出してみてください。文書管理の改善により、業務の効率化を実現し、競争力の強化につなげましょう。