文書管理システムの市場規模は？動向や導入事例を紹介

書類の山に埋もれ、必要な情報を探すのに時間を浪費していませんか。文書管理の非効率さに頭を抱えている人も多いのではないでしょうか。そんな悩みを解決し、ビジネスの生産性を向上させるのが文書管理システムです。

本記事では、文書管理システムの市場規模や動向を探るとともに、導入事例を通じてその効果を具体的に紹介します。

文書管理システムの定義と機能

近年、企業や組織では、膨大な量の文書を扱うことが当たり前になっています。しかし、従来の紙ベースの文書管理では、効率性やセキュリティの面で多くの課題が指摘されてきました。そこで注目されているのが、文書管理システムです。

本章では、文書管理システムの定義と機能について詳しく解説します。

定義

文書管理システムとは、文書の電子化とデジタルデータでの一元管理を実現するソフトウェアのことを指します。紙の文書をスキャンしてデジタル化したり、電子的に作成された文書を管理したりすることで、文書の効率的な運用を可能にするシステムです。

文書管理システムは、企業や組織における情報共有とコラボレーションを促進し、業務の生産性向上に寄与します。従来の紙ベースの文書管理では、文書の検索や共有に多くの時間と手間がかかっていましたが、文書管理システムを導入することで、これらの課題を解決することが可能です。

また、文書管理システムは、文書の検索性を高め、必要な情報へのアクセスを容易にすることで、意思決定のスピードアップにも貢献します。紙の文書では、目的の情報を見つけ出すのに時間がかかることがありましたが、電子化された文書では、キーワードやタグを使って簡単に検索できるため、素早く必要な情報にアクセスできます。

さらに、文書管理システムは、セキュリティ面でも優れており、機密情報の適切な保護と管理を実現します。アクセス権限の設定により、機密文書へのアクセスを制限し、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることが可能です。また、監査証跡機能により、文書の閲覧や編集の履歴を記録できるため、不正な操作を防止し、コンプライアンスの遵守にも役立ちます。

このように、文書管理システムは、文書の電子化による効率化だけでなく、情報共有の促進、意思決定の迅速化、セキュリティの強化など、多岐にわたるメリットをもたらします。今や、文書管理システムは、企業や組織にとって不可欠なツールとなっており、業務の最適化と競争力の強化に欠かせない存在といえるでしょう。

機能

文書管理システムの主な機能としては、文書の電子化、バージョン管理、検索機能、アクセス権限の設定などが挙げられます。

まず、文書の電子化は、文書管理システムの中核をなす機能です。紙の文書をスキャナーでデジタル化し、電子ファイルとして保存・管理することで、物理的な保管スペースを大幅に削減できます。また、電子化された文書は、検索性が高く、必要な情報を素早く見つけ出すことが可能に。キーワードやメタデータを使って、目的の文書をすぐに見つけられるため、業務の効率が大きく向上します。

次に、バージョン管理は、複数のユーザーが同じ文書を編集する際に重要な機能です。文書管理システムでは、文書の変更履歴を自動的に記録し、いつ、誰が、どの部分を修正したかを追跡できます。これにより、文書の編集作業における混乱を防ぎ、常に最新のバージョンを確認できるようになります。

また、アクセス権限の設定は、機密性の高い文書を適切に保護するために欠かせない機能です。文書管理システムでは、ユーザーごとに文書へのアクセス権限を細かく設定できます。これにより、機密文書への不正なアクセスを防止し、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることが可能です。

さらに、文書管理システムは、ワークフローの自動化や承認プロセスの電子化など、業務プロセスの効率化にも貢献します。例えば、請求書の処理や契約書の締結など、複数の部署や担当者が関わる業務では、文書管理システムを活用することで、スムーズな情報共有と迅速な意思決定が可能です。これにより、文書の処理にかかる時間と手間を大幅に削減できるでしょう。

加えて、昨今ではクラウドベースの文書管理システムが普及しており、場所や端末を問わずに文書にアクセスできる利便性も備えています。クラウド上に文書を保存することで、オフィス外からでも必要な文書を閲覧・編集できるため、リモートワークやモバイルワークの促進にも一役買っているといえるでしょう。

このように、文書管理システムは、電子化、バージョン管理、検索機能、アクセス権限の設定、ワークフローの自動化など、多岐にわたる機能を提供しています。これらの機能を効果的に活用することで、企業や組織は、業務の効率化、生産性の向上、セキュリティの強化、コンプライアンスの遵守など、さまざまな課題を解決することができるのです。

文書管理システムの市場規模の現状は？

国内の文書情報管理サービス市場は、企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）推進や働き方改革の流れを受け、急速に拡大しています。MM総研の調査によると、2021年度の市場規模は前年度比14.7％増の1,328億円に達しました。クラウドサービスの普及や新型コロナウイルス感染症の影響によるリモートワーク需要の高まりが、市場成長の主な要因と分析されています。

文書管理システムは、業務効率化や生産性向上、コスト削減など、多くのメリットをもたらすことから、企業の導入意欲が高まっているといえるでしょう。また、AIやRPAなどの先進技術との連携により、文書管理の自動化や高度化が進み、さらなる需要拡大が見込まれています。

政府も「デジタル社会の実現に向けた重点計画」の一環として、行政機関における文書管理システムの導入を推進しており、市場を後押ししています。今後も文書管理システムの需要は増加し続け、2026年度には2,040億円規模に達すると予測されています。

この市場拡大の背景には、企業や組織における業務の効率化とペーパーレス化の推進があります。紙の文書を扱う従来の業務では、文書の検索や共有に多くの時間と手間がかかっていました。文書管理システムを導入することで、これらの課題を解決し、業務の生産性を大きく向上させることが可能です。

さらに、セキュリティの観点からも、文書管理システムへの注目が集まっています。機密情報を含む重要な文書を適切に管理し、不正アクセスや情報漏洩を防ぐことは、企業にとって喫緊の課題です。文書管理システムは、アクセス権限の設定や監査証跡の記録など、高度なセキュリティ機能を備えており、これらのリスクを最小限に抑えられます。

加えて、クラウドベースの文書管理システムの普及も、市場拡大の一因となっています。クラウドサービスを利用することで、企業は初期投資を抑えつつ、柔軟にシステムを導入・運用可能です。また、リモートワークの拡大に伴い、場所や端末を問わずに文書にアクセスできる利便性も求められており、クラウド型の文書管理システムがこの需要に応えています。

文書管理システム市場は、今後も企業のDX推進や働き方改革の流れに乗って、拡大を続けていくでしょう。AIやRPAなどの先進技術との連携により、さらなる高度化が進むことが期待されます。企業や組織が競争力を維持・強化していくためには、文書管理システムの戦略的な活用が不可欠になるといえます。

地域別動向

文書管理システム市場の動向を地域別に見ると、都市部を中心に導入が進んでいる傾向があります。とくに東京都、大阪府、愛知県などの大都市圏では、大企業を中心に文書管理システムの導入が積極的に行われています。これは、大都市圏に本社を置く企業が多く、IT投資に対する意欲が高いことが背景です。

一方、地方都市や中小企業においては、導入コストや人材不足などの課題から、普及が遅れている状況が見受けられます。しかし、クラウドサービスの拡大により、初期投資を抑えられるようになったことで、地方都市や中小企業でも導入ハードルが下がってきました。今後は、地域経済の活性化や働き方改革の推進とともに、地方都市や中小企業における文書管理システムの導入が加速すると予想されます。

また、自治体においても、行政のデジタル化や業務効率化を目的とした文書管理システムの導入が進められており、地域の文書管理市場を牽引する役割を担っています。総務省が推進する「自治体DX推進計画」では、文書管理システムの標準化や普及が重要施策の一つとして位置付けられており、今後の自治体における導入がさらに拡大することでしょう。

文書管理システムの市場規模の拡大要因

近年、文書管理システムの市場規模が急速に拡大しています。その背景には、企業や組織におけるペーパーレス化の推進、セキュリティ意識の高まり、業務効率化への取り組みなどがあります。

本章では、文書管理システム市場の拡大要因について詳しく見ていきましょう。

• 電子帳簿保存法によるペーパーレス化の促進
• セキュリティの強化
• 業務の大幅な効率化

電子帳簿保存法によるペーパーレス化の促進

2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法により、紙の書類をスキャンしてデータ保存する際の要件が大幅に緩和されました。これにより、企業のペーパーレス化が加速し、文書管理システムの導入が促進されています。電子化された文書は、保管スペースの削減、検索性の向上、リモートアクセスの容易さなど、多くのメリットがあります。

改正電子帳簿保存法では、従来必要とされていた紙の書類の保存が不要になり、電子化された文書のみで法的な効力が認められるようになりました。これにより、文書の電子化に対する心理的・物理的なハードルが下がり、ペーパーレス化への移行が加速しています。また、電子化された文書は、長期的な保管コストの削減にもつながります。

さらに、改正電子帳簿保存法は、タイムスタンプの活用や検索機能の充実など、文書管理システムに求められる機能を明確化しました。これにより、文書管理システムの品質向上と標準化が進み、企業が安心して導入できる環境が整いつつあります。

改正電子帳簿保存法は、ペーパーレス化の推進と文書管理システムの普及に大きく寄与しており、市場の拡大を後押ししているといえるでしょう。今後も、法改正の影響により、文書管理システムの導入が加速し、市場の成長が続くと予想されます。

セキュリティの強化

情報漏洩や不正アクセスなどのセキュリティリスクが高まる中、機密情報を含む文書の適切な管理が求められています。文書管理システムは、アクセス権限の設定、監査証跡の記録、暗号化などのセキュリティ機能を備えており、企業や組織のセキュリティ強化に有効です。

アクセス権限の設定により、機密性の高い文書へのアクセスを特定の人物に限定することができ、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。また、監査証跡の記録によって、誰がいつどの文書にアクセスしたかを追跡できるため、不正なアクセスの早期発見と対処が可能です。

さらに、文書の暗号化により、万が一情報が外部に流出した場合でも、内容を保護することが可能です。クラウド型の文書管理システムでは、データセンターの物理的セキュリティや定期的なバックアップなども提供されるため、高いセキュリティ水準を維持できます。

近年、サイバー攻撃の手口が巧妙化・多様化しており、セキュリティ対策の重要性がいっそう高まっています。文書管理システムは、セキュリティの強化に寄与するだけでなく、セキュリティ対策の効率化にもぴったりです。セキュリティへの関心の高まりが、文書管理システム市場の成長を後押ししていると考えられます。

業務の大幅な効率化

文書管理システムは、業務効率化に大きく寄与します。電子化された文書は検索性が高く、必要な情報に素早くアクセスできるため、業務のスピードアップが可能です。キーワードや条件を指定することで、膨大な文書の中から目的の情報を瞬時に見つけ出すことができ、業務の生産性が大幅に向上します。

さらに、ワークフローの自動化や承認プロセスの電子化により、文書の処理にかかる時間と手間を大幅に削減可能です。例えば、請求書の処理や契約書の締結など、複数の部署や担当者が関わる業務では、文書管理システムを活用することで、スムーズな情報共有と迅速な意思決定が可能になります。

リモートワークの普及により、場所や端末を問わずに文書にアクセスできる利便性も重要です。クラウド型の文書管理システムを導入することで、自宅やモバイル端末からも文書の閲覧や編集が可能になり、柔軟な働き方を実現できます。

業務効率化による生産性の向上は、企業や組織にとって大きなメリットであり、コスト削減にもつながります。文書管理システムへの投資は、業務プロセスの最適化と働き方改革を推進する上で不可欠であり、市場の拡大を後押しします。今後も、業務効率化のニーズの高まりとともに、文書管理システムの導入が加速すると予想されます。

業界別の文書管理システム導入事例

文書管理システムは、さまざまな業界で導入が進んでいます。業種ごとに扱う文書の種類や量、業務プロセスが異なるため、それぞれの特性に合わせたシステムの活用が求められます。

本章では、医療、メーカー、金融の3つの業界における文書管理システムの導入事例を紹介します。

• 医療業界
• メーカー業界
• 金融業界

医療業界

医療業界では、カルテや検査結果、処方箋などの大量の文書を扱います。これらの文書を電子化し、一元管理することで、医療の質の向上と業務の効率化が可能です。

東京大学医学部附属病院では、電子カルテシステムと連携した文書管理システムを導入し、紙カルテの保管スペースを削減するとともに、医療スタッフ間の情報共有を円滑化しました。この取り組みにより、診療の効率が向上し、患者への質の高い医療サービスの提供が可能になりました。

また、社会医療法人近森会は、文書管理システムを活用して、診療報酬の請求業務を自動化し、事務作業の負担を大幅に軽減しています。同法人では、従来、紙の診療報酬明細書を手作業で確認・修正していましたが、文書管理システムの導入により、作業時間が大幅に短縮され、スタッフの業務効率が向上しました。さらに、文書の電子化により、請求漏れや計算ミスのリスクも減少し、経営の安定化にも寄与しています。

このように、医療業界における文書管理システムの導入は、医療の質の向上、業務の効率化、コストの削減など、多くのメリットをもたらします。今後も、医療機関における文書管理システムの活用が進むことで、患者に対するサービスの向上と、医療スタッフの働き方改革が推進されると期待されます。

メーカー業界

メーカー業界では、設計図面や仕様書、契約書など、さまざまな技術文書や業務文書を管理する必要があります。これらの文書を電子化し、バージョン管理や検索機能を備えた文書管理システムを導入することで、業務の効率化とコラボレーションの促進ができるでしょう。

トヨタ自動車では、グローバルな拠点間で設計情報を共有するために、クラウド型の文書管理システムを導入し、開発スピードの向上と品質の改善を実現しました。同社では、世界中の拠点で設計業務を行っているため、文書の共有と管理が重要な課題でした。クラウド型の文書管理システムを活用することで、拠点間のシームレスな情報共有が可能になり、開発業務の効率化とコラボレーションの強化が図れました。

また、パナソニックでは、文書管理システムと製品ライフサイクル管理（PLM）システムを連携させ、製品情報の一元管理と業務プロセスの最適化を達成しています。同社では、製品開発に関わる多くの部門が存在し、それぞれが独自の文書管理を行っていたため、情報の一元化が課題でした。文書管理システムとPLMシステムを連携させることで、製品情報を一元的に管理し、部門間の情報共有を円滑化するとともに、業務プロセスの標準化と効率化を実現しました。

このように、メーカー業界における文書管理システムの導入は、グローバルな情報共有、製品開発の効率化、品質の向上など、さまざまな効果をもたらします。今後も、メーカー各社が文書管理システムを戦略的に活用することで、競争力の強化と持続的な成長が期待されます。

金融業界

金融業界では、顧客情報や取引記録、契約書類など、機密性の高い文書を大量に扱います。これらの文書を安全に管理し、コンプライアンスを遵守することが必要です。

三菱UFJ銀行では、文書管理システムを導入し、行員の権限に応じたアクセス制御と監査証跡の記録により、情報漏洩のリスクを低減しました。同行では、大量の顧客情報や機密文書を扱うため、高度なセキュリティ対策が不可欠でした。文書管理システムを活用することで、文書へのアクセス権限を細かく設定し、不正なアクセスを防止するとともに、監査証跡の記録により、万が一の情報漏洩発生時の原因特定と対処を迅速に行えるようになりました。

また、第一生命保険では、申込書や請求書などの書類を電子化し、ワークフローシステムと連携させることで、業務プロセスの自動化と顧客対応の迅速化を実現しています。同社では、従来、紙の書類を手作業で処理していたため、業務の効率化が課題でした。文書管理システムとワークフローシステムを導入することで、申込書の受付から保険金の支払いまでの一連の業務を自動化し、処理スピードの向上と人的エラーの削減を達成しました。その結果、顧客サービスの質の向上とコスト削減を同時に実現することができました。

このように、金融業界における文書管理システムの導入は、セキュリティの強化、コンプライアンスの遵守、業務の効率化など、多くの課題解決に寄与します。今後も、金融機関が文書管理システムを積極的に活用することで、顧客満足度の向上と経営の安定化が期待されます。

文書管理システムの市場規模の動向に注目しよう

文書管理システムは、業務効率化と生産性向上に欠かせないツールとして、今後も市場の拡大が見込まれます。クラウド化や AI 技術の活用など、技術の進歩とともに文書管理システムはさらに進化を遂げるでしょう。導入事例から得られる知見を参考に、自社に適したシステムを選択し、導入することで、文書管理の課題解決と業務のスピードアップを実現しましょう。