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Amazon WorkDocs(AWS)とは?文書管理システムの導入に活用する方法を解説

目次

社内の文書管理に頭を悩ませていませんか。データの共有や検索に手間取り、セキュリティ面での不安も抱えている企業は少なくないでしょう。そのような悩みを解決に導くのが、AWSのクラウド型文書管理システム「Amazon WorkDocs」です。

本記事では、Amazon WorkDocsの特徴や活用方法を解説し、文書管理の効率化とセキュリティ強化に役立つヒントをお伝えします。

文書管理システムとは

文書管理システムとは、文書(データ)のライフサイクルに沿って適切な取り扱いを効率的に行うための機能を備えたシステムのことです。

社内の膨大な文書をライフサイクルごとに適切に扱い、処理するには多大な労力と時間が必要となります。データでのやり取りが増加し、紙の文書ほど管理の手間がかからなくなったとはいえ、厳格に管理しようとすると、一般的な業務用パソコンの機能だけでは不十分であったり、複雑な設定が必要だったりすることがありますよね。

文書管理システムは、そうした不便を解消し、一元的かつより効率的な文書(データ)管理を実現するために、特別な機能を備えています。これらの機能を搭載したソフトウェアやクラウド型のサービスが、一般的に「文書管理システム」です。

文書管理システムで管理されるデータは、従来紙で作成・管理されていたあらゆる書類・資料・帳票類などが一般的です。具体的には、契約書、請求書、見積書、納品書、各種申請書、稟議書、提案資料、管理台帳など、社内外で活用するあらゆる文書データを文書管理システムで管理できます。

紙ベースとの違い

紙の書類で文書を保管すると、多くのコストがかかってしまいます。用紙代だけでなく、自社印刷の場合はトナー代、インク代、印刷機の電気代などの費用が発生するためです。さらに、文書の保管には収納スペースや備品も必要となり、間接的なコストも無視できません。

加えて、必要な文書を探すのが大変という検索性の問題もあります。目次や見出し、索引などがあっても、目的の書類や情報をすぐに見つけられるとは限りません。とくに大量の文書の中から目当ての記述を探すのは、多大な時間と労力を要する作業となってしまうでしょう。

さらに、長期的に紙の書類を管理する際、劣化は避けられない問題です。湿気や温度、紫外線などの影響で情報が読めなくなったり、多くの人が扱うことで破損や紛失のリスクが高まったりします。最悪の場合、災害が起こると紙の書類は復旧不可能であり、火事や浸水などの自然災害で企業の情報が完全に失われる危険性も考慮しなければいけません。

Amazon WorkDocs(AWS)とは

Amazon WorkDocs は、AWS が提供するクラウドベースの安全なドキュメント管理・コラボレーションサービスです。このサービスを使用することで、企業はクラウド上でドキュメントを一元管理し、さまざまなデバイスからアクセスすることが可能。これにより、高価なオンプレミスのファイルサーバーを置き換えることが可能です。

また、Amazon WorkDocs では、社内外のユーザーとドキュメントをリアルタイムで共有・コラボレーションできます。コメント機能などを活用することで、効率的なコミュニケーションを実現できます。

セキュリティ面では、Amazon WorkDocsはAWSの堅牢なインフラ上に構築されているため、高いセキュリティを確保できます。暗号化やアクセスコントロールにより、安全性を担保しています。さらに、承認フローなどのドキュメント関連ワークフローを自動化できるため、承認や通知のプロセスを効率化可能です。

Amazon WorkDocs は、API を通じて他のビジネスシステムやアプリケーションと統合可能であり、拡張性が高いのも特徴です。加えて、シンプルで直感的なインターフェースを提供しているため、導入・運用の手間が少なく、すぐに利用開始できます。

以上のように、Amazon WorkDocs は、セキュアかつスケーラブルなドキュメント管理基盤をクラウドで手軽に利用できるサービスです。オンプレミスからの移行やコラボレーション基盤の刷新を検討している企業に適したソリューションといえるでしょう。

料金

Amazon WorkDocsは、シンプルでわかりやすい料金体系となっています。主なポイントは以下の通りです。

1. アクティブユーザーアカウント数に基づく料金

・月額5ドルから開始

・ユーザー数が増えるほど1アカウントあたりの料金が安くなるボリュームディスカウント(例:25ユーザーまで月額5ドル/ユーザー、26~100ユーザーは月額4ドル/ユーザー)

2. ストレージ使用量に基づく料金

・1GBあたり月額0.06ドル

・使用量に応じた従量課金なので、必要な分だけのストレージを利用可能

3. データ転送料金

・AWSサービス間でのデータ転送は無料

・インターネット経由のデータ転送のみが課金対象

4. 30日間の無料トライアル

・最大50ユーザーまで無料で利用可能

・導入前にサービスを試せるため、コスト面でのリスクを軽減

Amazon WorkDocs(AWS)のメリット

クラウド型文書管理システムAmazon WorkDocs(AWS)は、社内外とのスムーズな共有から、セキュリティ、コスト削減まで多様なメリットがあります。本章では、Amazon WorkDocsの主なメリットを6つのポイントに絞って解説します。

  • 社内や外部と素早く文書が共有できる
  • コンテンツを保護できる
  • デバイスのアプリに機能を追加できる
  • コストが削減できる
  • ワークフローの使用で業務が効率化する
  • デバイスを選ばずに使用できる

社内や外部と素早く文書が共有できる

Amazon WorkDocsを使えば、社内外のメンバーとリアルタイムで文書を共有・コラボレーションできます。クラウド上でファイルを一元管理し、アクセス権限を設定することで、必要な人が必要な時に文書にアクセスできる環境を整備できるのです。

さらに、コメント機能やバージョン管理機能を活用することで、効率的なコミュニケーションとスムーズな共同作業が可能となります。メールでのやり取りに比べ、はるかに生産性の高い共有・コラボレーションを実現できるでしょう。

また、Amazon WorkDocsは、外部ユーザーとの共有もシンプルに行えます。招待機能を使えば、外部ユーザーを簡単にコラボレーションに招き入れることができるのです。セキュリティを担保しつつ、組織の垣根を越えたスムーズな連携を実現。ビジネスのスピードを加速させる強い味方となってくれるでしょう。

リアルタイムでのファイル共有により、バージョン管理の手間も大幅に削減できます。最新版のファイルがクラウド上に常に保管されているため、メンバー間で異なるバージョンを行き来する煩わしさがなくなります。ファイルの同期漏れによる手戻りも防げるため、業務のスピードアップにつながります。

チーム全体で常に最新の情報を共有しながら、円滑にコラボレーションを進められるのです。

コンテンツを保護できる

Amazon WorkDocsは、AWSの堅牢なセキュリティ基盤の上に構築されています。暗号化やアクセスコントロール、監査ログ機能などにより、大切な文書を安全に保護。情報漏洩のリスクを大幅に軽減することが可能となるでしょう。

また、ユーザー単位でのアクセス権限設定により、機密情報へのアクセスを厳格に制御できます。さらに、マルウェア対策機能との連携により、ファイルの安全性を多層的に確保。高度なセキュリティ対策により、安心して文書管理を行えます。

データの暗号化は、保管時だけでなく、転送時にも適用されます。インターネット経由でやり取りされるファイルは、常に暗号化された状態で送受信されるため、途中で傍受されるリスクを最小限に抑えられます。また、デバイスの紛失や盗難があった場合でも、リモートからのデータ削除が可能。情報漏洩の危険性を大幅に下げることができるでしょう。

コンプライアンス対応も万全です。Amazon WorkDocsは、HIPAA、GDPR、ISO、SOC、PCI-DSSなど、主要なコンプライアンス基準に準拠しています。厳格な監査をクリアしているため、安心して利用可能です。また監査ログ機能により、ユーザーのアクティビティを詳細に追跡するので、不審な操作があった場合も素早く特定して対処できるでしょう。

デバイスのアプリに機能を追加できる

Amazon WorkDocsは、APIを通じて他のアプリケーションと連携できるのが強みです。モバイルアプリやWebサービスに文書管理機能を組み込むことで、利便性の高いソリューションを開発できます。

例えば、社内の経費精算システムにAmazon WorkDocsを統合することで、領収書の添付や申請書の保存を自動化します。業務アプリケーションとシームレスに連携させることで、ユーザーの利便性を高められるでしょう。柔軟なAPIを活用し、さまざまな用途に合わせたカスタマイズが可能です。

Amazon WorkDocsは、Java・JavaScript・PHPなど、主要なプログラミング言語に対応します。開発チームの技術的なバックグラウンドを問わず、スムーズに導入できます。また、サンプルコードやチュートリアルも豊富に用意されているため、短期間で機能拡張を実現可能。既存のアプリケーションに文書管理機能を追加もスピーディーに行えるでしょう。

APIの豊富さも魅力です。ユーザー管理、ドキュメント操作、コメント、検索、通知など、あらゆる機能がAPIでカバーされています。必要な機能を柔軟に組み合わせることで、理想的なコンテンツ管理機能を実装できます。また、他のAWSサービスとの連携も容易。例えば、Amazon CloudFrontと組み合わせることで、コンテンツのキャッシュ配信を実現し、アクセス性能を高めることもできるのです。

コストが削減できる

オンプレミスのファイルサーバーを運用するには、多くの初期投資とランニングコストがかかります。サーバー機器の調達、ソフトウェアのライセンス料、保守費用など、目に見えないコストが積み重なっていくのです。

一方、Amazon WorkDocsはクラウドベースのサービスのため、インフラ投資を抑えつつ、使った分だけの料金で利用開始できます。ユーザー数に応じた柔軟な課金体系により、無駄なコストを削減。IT部門の運用負荷も大幅に軽減できるため、TCO(総保有コスト)の最適化につながるでしょう。

料金体系はシンプルです。月額5ドルという低価格から始められ、ユーザー数が増えるほどボリュームディスカウントが適用される仕組み。1ユーザーあたりの単価を抑えつつ、大規模な導入も無理なく行え、ストレージ容量も従量課金制です。必要な分だけをオンデマンドで利用できるため、無駄なコストを抑制可能です。

コスト削減効果は、長期的に見るとさらに大きくなります。オンプレミスのファイルサーバーは、機器の老朽化に伴い定期的な更新が必要。その都度、多額の投資が発生します。しかしAmazon WorkDocsなら、常に最新のインフラを利用できるため、そうしたコストを回避。長期的な視点で見れば、トータルコストの大幅な削減が見込めるのです。

ワークフローの使用で業務が効率化する

Amazon WorkDocsには、承認フローなどのワークフロー機能が備わっています。申請や承認、レビューのプロセスを自動化することで、業務を大幅にスピードアップできるでしょう。

例えば、経費精算の申請から承認までの一連の流れをワークフローで定義することで、処理のボトルネックを解消します。タスクの進捗状況も可視化できるため、業務の滞留を防ぐことができます。また、定型業務をワークフローに落とし込むことで、人的ミスのリスクも軽減します。業務の生産性と品質の向上が期待できます。

ワークフローの設定は、直感的に行えます。複雑な条件分岐やルールの設定も、ドラッグ&ドロップの簡単な操作で実現します。専門的な知識がなくても、誰でも簡単にワークフローを設計できるのです。また、テンプレートも豊富に用意されているため、ゼロから作成する手間を省けます。

ワークフローの実行状況は、リアルタイムで把握可能です。タスクの進捗状況や完了率、処理にかかった時間などの情報が、ダッシュボード上に可視化。ボトルネックの発見や業務の最適化に役立つでしょう。また、ワークフローの実行ログも詳細に記録されるため、監査やトラブルシューティングにも威力を発揮。業務の可視化と改善に大きく貢献してくれます。

ワークフローの柔軟さも大きな魅力です。シンプルな申請・承認フローから、複数の部署をまたぐ複雑な業務フローまで、あらゆるシーンに対応可能になり、外部サービスとの連携もサポートします。例えばSlackと連携させれば、チャット上での承認が行えます。柔軟にカスタマイズできるため、組織の業務スタイルに合わせた最適なワークフローが実現できます。

デバイスを選ばずに使用できる

Amazon WorkDocsは、ブラウザやアプリから利用できるクラウドサービスです。どのデバイスからでもドキュメントにアクセス可能なので、場所を選ばずに仕事を進められます。外出先からスマートフォンで資料を確認したり、自宅のPCから報告書を作成したりと、シーンに合わせて柔軟に利用できます。

また、オフラインでの編集機能も備えているため、ネットワーク環境がない場所でも作業を継続可能です。デバイスを選ばない利便性の高さが、ユーザーの生産性を高めてくれるでしょう。

モバイルアプリは、iOS、Android、Windowsに対応。スマートフォンやタブレットから、快適に操作できます。直感的なインターフェースにより、PCと同等の機能を簡単に利用可能。外出先でも、オフィスと同じようにドキュメントを閲覧・編集できます。またオフライン機能も充実しており、ネットワークがつながらない場所でも、ドキュメントの参照や編集が行えます。

デスクトップとの連携も強化されています。Amazon WorkDocs Driveを使えば、ローカルのファイルシステムとクラウドストレージを同期可能。WindowsのエクスプローラーやMacのFinderから、直接ドキュメントにアクセスできるようになります。クラウドストレージをあたかもローカルドライブのように扱えるため、使い勝手が大きく向上するでしょう。

マルチデバイス間での同期もできます。あるデバイスで加えた変更は、瞬時に他のデバイスに反映されます。自宅のPCで編集した文書に、外出先のスマートフォンからアクセスする、そのようなシームレスな連携が、場所を選ばない柔軟な働き方を後押ししてくれます。デバイスの垣根を越えて、生産性を最大化できるでしょう。

Amazon WorkDocs(AWS)を導入する際の注意点

Amazon WorkDocsを導入する際、外部システムとの連携、使用可能デバイス、セキュリティ面など、いくつかの注意点があります。円滑な運用と、安全性の確保のためにも、事前の確認が欠かせません。

本章では、Amazon WorkDocsを活用する上で、気を付けるべきポイントを詳しく解説していきましょう。

  • 外部システムとの連携を確認する
  • 使用可能デバイスを確認する
  • セキュリティ面を確認する

外部システムとの連携を確認する

Amazon WorkDocsを導入する際は、既存の業務システムとの連携可能性を確認しておくことが重要です。APIを活用することで、他のアプリケーションと統合できます。これにより、文書管理機能を追加することが可能となるでしょう。

ただし、連携の容易さはシステムによって異なるため、事前の調査が欠かせません。スムーズな運用のために、連携対象のシステムとAmazon WorkDocsの親和性を十分に検討しておきましょう。

使用可能デバイスを確認する

Amazon WorkDocsは、マルチデバイスに対応しているのが大きな特徴です。PCだけでなく、モバイル端末からもアクセス可能なため、場所を選ばずに文書管理を行えます。

しかし、デバイスによって利用可能な機能に差がある場合もあるため、要件に合致しているか確認が必要です。とくにモバイル向けアプリの充実度は、ユーザーの利便性に直結するポイント。導入前に、実際の利用シーンを想定した確認を行いましょう。

セキュリティ面を確認する

クラウドサービスの導入に際して、セキュリティ面の不安を抱える企業は少なくありません。Amazon WorkDocsは、AWSの堅牢なセキュリティ基盤の上に成り立っているため、高い安全性を確保できます。

暗号化やアクセスコントロールなどの機能も充実しているでしょう。とはいえ、実際の運用では、適切な設定と運用ルールの整備が欠かせません。自社の情報管理体制に合わせた、最適なセキュリティ対策を講じる必要があるのです。

Amazon WorkDocs(AWS)で文書管理システムを導入しよう

本記事では、Amazon WorkDocsの特徴や活用方法について詳しく解説してきました。クラウド型文書管理システムの導入により、セキュリティの強化、アクセシビリティの向上、シームレスなコラボレーションが実現します。

社内の文書管理に悩みを抱えている企業は、ぜひAmazon WorkDocsの導入を検討してみてください。業務の効率化と生産性の向上に役立つことでしょう。

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