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美容室におすすめの電子カルテとは?メリットや注意点、選定ポイントを解説

目次

近年、美容室において紙カルテから電子カルテに切り替えるケースが増えています。なぜなら、スタッフ同士の顧客情報の共有やカルテを探したり戻したりする時間の短縮に役立つからです。

タブレットやスマホを使って電子カルテの作成や閲覧ができれば紙で管理する必要がなくなり、顧客と向き合う時間や技術力向上のための時間の確保ができるようになります。しかし、「紙に慣れているから導入しづらい」「費用がネック」と躊躇する経営者の方は少なくありません。

そこで、本記事では美容室向きの電子カルテのメリットや作成方法について詳しく解説します。電子カルテシステムの選び方や導入における注意点も解説しているため、ぜひ参考にしてください。

電子カルテを活用し、よりお客さまに寄り添った美容室を目指しましょう。

美容室向けの電子カルテとは

美容室向けの電子カルテとは、顧客の基本情報から施術履歴、髪質、お悩みまでを一貫してデータ化したものです。

従来は紙で管理されていましたが、パソコンやタブレットなどから確認できるように電子化されるケースが増えてきました。このようにデジタル・電子で管理されるカルテを電子カルテと呼びます。

役割は紙で管理してきた顧客カルテと変わりません。顧客の来店に時間が空いても一目で以前の施術内容や話した内容を確認できます。何度も同じことを質問する必要がなくなるため、顧客との信頼関係が築きやすいです。

電子カルテには、POSレジやカード決済などの機能や予約管理機能、メール自動送信機能などのシステムを搭載したものもあります。すでに導入しているシステムと連携できる電子カルテもあり、美容室運営の効率化も目指せます。

クラウド型のサービスを使えば系列店舗との連携もでき、スタイリストが異動しても過去の顧客情報の確認が可能です。情報共有がスムーズになるため、経営者にとっても店舗状況の把握がしやすくなるでしょう。

電子カルテに記入すべき項目

電子カルテ・紙カルテにかかわらず、美容室向けの顧客カルテには必要な情報を記載しておかなければ、顧客に繰り返し同じ質問をしてしまうことになりかねません。顧客のニーズを満たし、円滑なコミュニケーションを取るためにも、以下のような項目の記載を忘れずに行いましょう。

顧客の個人情報 氏名・住所・年齢・電話番号・メールアドレスなど
髪質 薬剤の調合やケア方法の調節・提案に役立つ
体質 薬剤成分やゴム、金属などのアレルギーの有無
施術履歴 来店日時と施術内容
希望のヘアスタイルや施術の詳細、使用した薬剤など
そのほか 会話の内容や好みの雑誌・服装など
次回のコミュニケーションに役立つ

毎回漏れなく正しく記載することで、顧客との信頼関係が構築できます。ただし、顧客の個人情報を扱うため、安全に管理する必要があります。

美容室の電子カルテの作成方法

美容室の電子カルテを作成する方法は、主に3つあります。

  • Excelソフトでテンプレートを作成する
  • 顧客データ管理システムを活用する
  • クラウド型の電子カルテアプリを活用する

3つの作成方法の特徴を知って、どの方法が向いているか比較しましょう。

Excelソフトでテンプレートを作成する

まずは、Excelソフトを使って電子カルテを作成する方法です。あらかじめExcelソフトに顧客カルテ用のテンプレートを作っておき、顧客対応後に顧客情報や施術履歴を打ち込んでいきます。

すでにExcelソフトをパソコンにインストールしている場合、導入や運用に費用がかからず手軽に作成することが可能です。ただし、何度も来店してもらうと記入項目が増えるため、一目で知りたい情報をキャッチするための工夫をしなければなりません。

また、Excelデータを複数ユーザーで共有したり、複数端末で確認・編集したりするためには、Excelブック共有のできるバージョンを使用する必要があります。

一人で運営している美容室や顧客数がそれほど多くない美容室におすすめの電子カルテ作成方法です。

顧客データ管理システムを活用する

次に、顧客データ管理システムを応用して電子カルテとして活用する方法です。あらかじめ顧客管理に必要な機能が備わっているため、個人情報や来店履歴を残せます。検索機能も充実しているため、氏名や住所、最終来店時期などで顧客を絞り込むことも可能です。

ただし、顧客データ管理システムはあくまでも顧客情報の管理を目的としたシステムです。そのため、電子カルテとして必要な項目がなく、扱いづらいと感じるかもしれません。また、パソコンにインストールするシステムだと、スマホやタブレットなどの他の端末からは利用できない場合があります。

すでに導入している顧客データ管理システムを活用したい場合や、1つのパソコンを複数のスタッフで共有することに抵抗のない美容室におすすめの電子カルテ作成方法です。

クラウド型の電子カルテアプリを活用する

最後に、クラウド型の電子カルテアプリを活用する方法です。専用のアプリやシステムをタブレットやスマホなどの端末にダウンロードして使用できます。入力した情報がリアルタイムに更新され、複数の端末で共有できます。

スタッフ個人に端末を渡しておけば、次の日に来店する顧客の電子カルテを前日のうちに家で確認したり、急な飛び込み来店した顧客の情報をすぐに確認できたりと、利便性の高さが特徴です。当然、美容室向けの電子カルテに特化しているため、見やすさや項目の充実度に優れています。

ただし、導入・運用にはコストがかかるため、費用対効果をよく検討する必要があります。たとえば、個人経営している美容室では複数の端末から電子カルテを確認する必要がないため、割高に感じるかもしれません。

電子カルテシステムに備わっている主な機能

電子カルテシステムに備わっている昨日には、大きく以下の2つに分類できます。

  • 電子カルテ機能
  • それ以外の機能

電子カルテ機能はどのシステムを選んでも基本的に備わっています。しかし、それ以外の機能はシステムによって大きく変動するため、どのような機能が必要かを知っておくべきです。

電子カルテ機能

電子カルテ機能とは、主に顧客の個人情報や施術履歴、髪質・体質などを記録するための機能です。記録しやすいよう項目が定められており、打ち込み画面と閲覧画面とに切り替えられます。

写真や動画を保存しておけるものもあり、より詳細に顧客情報を記録できます。なかには紙カルテのようにイラストやメモを手書きできるシステムもあります。この場合、タッチパネル対応の端末を導入していなければシステムを使いこなせないため注意しましょう。

また、顧客に記入してもらったカウンセリングシートや同意書をデバイス上で行い、電子カルテに紐づけられるものもあります。顧客情報を一括で管理できるため、顧客とスタッフはもちろん、スタッフ同士における情報共有にも役立ちます。

それ以外の機能

電子カルテ機能以外に、美容室における業務効率化を図るための機能が搭載されている場合があります。たとえば、以下のような機能が備わっているシステムがあります。

  • 顧客管理
  • Web予約システム
  • メール配信
  • POSレジ
  • 商品在庫管理
  • 売上集計と分析

このように豊富な機能が備わっていると、美容室における作業の工数を減らすことが可能です。いわゆる「雑務」が減るため、顧客と向き合う時間や技術向上のための時間の確保がしやすくなるでしょう。

美容室・サロン向け電子カルテのタイプ

美容異質・サロン向けの電子カルテは、大きく以下の2つのタイプに分類できます。

  • オールインワンタイプ
  • 特化タイプ

美容室・サロン向け電子カルテを選定する際は、まずどちらのタイプのシステムを導入したいかを考えると選択肢が狭まります。それぞれの特徴を知って、検討材料にしましょう。

オールインワンタイプ

オールインワンタイプとは、電子カルテ機能にとどまらず、美容室の運営業務で必要な機能が一式揃っているタイプです。たとえば、以下のような機能が搭載されています。

  • 予約受付
  • 電子カルテ管理
  • POSレジ
  • 売上集計
  • メール配信
  • ポイント管理

なかには、以下のようなスタッフ管理の機能が備わっているタイプもあります。

  • スタッフのシフト作成・管理
  • 勤怠管理
  • 給与計算

1つのシステムさえ導入すれば、美容室の運営のあらゆる業務をサポートしてもらえるため、システム同士の連携性や支払い管理を気にしなくて済んで効率的です。

オールインワンタイプは、電子カルテ以外の業務の効率化を目指したい場合や、これから美容室を開業する場合におすすめです。

特化タイプ

特化タイプとは、特定の機能や業態に強いタイプです。POSレジや予約受付などの機能の搭載はなく、電子カルテ機能が充実しています。

美容室と一口に言っても、エステサロンやネイルサロン、アイラッシュサロンなどと併設している場合もあります。「痩身エステであれば経過状態を写真で記録したい」「ヘアカット・カラーとネイルの両方の施術情報を残したい」など、電子カルテに求める機能は美容室によってさまざまです。

このように要望に柔軟に対応した形で電子カルテを作成・管理できるシステムが特化タイプです。顧客のニーズに応えるために必要な機能が十分に備わっているため、効率化したい業務範囲が明確にある場合や顧客としっかり向き合いたいと考えている美容室に向いています。

美容室向け電子カルテシステム導入のメリット

美容室向け電子カルテシステムを導入するメリットは、以下の通りです。

  • カルテの保管場所に困らない
  • スマホやタブレットで簡単に操作できる
  • 写真や動画の保存が可能
  • 業務効率化が期待できる
  • 手書きの情報やメモ機能でさらに便利
  • 顧客満足度向上につながる

6つのメリットを知って、前向きに美容室向け電子カルテシステムの導入を検討しましょう。

カルテの保管場所に困らない

紙カルテだと保管場所を確保しなければなりませんが、電子カルテであれば保管場所に困りません。紙カルテを収納するためのキャビネットやファイルなどの備品も不要となるため、省スペース・コスト削減につながるでしょう。

また、物理的な保管をしなくても済むため、紛失や劣化の心配もいりません。施術中に紙カルテを確認していて、水に濡らしてしまったり、アシスタントが戻す場所を間違えてしまったりというトラブルを回避できます。

スマホやタブレットで簡単に操作できる

スマホやタブレットからでもアクセスできるタイプのシステムを採用すれば、スタッフ個人の持つスマホやタブレットで簡単に操作できます。店舗に置いてあるパソコンをいちいち開けなくてもよいため、手軽に顧客管理ができると感じるでしょう。

また、スマホやタブレットなどの端末なら、カウンセリングや施術中にもカルテの入力や過去の履歴の確認ができます。「前回の仕上がりより短い方がいいですか?」と、前回の仕上がり状況の写真を顧客に見せながら確認することも可能です。

このように手軽に使えると、電子カルテ導入によるスタッフの負担も軽減できます。

写真や動画の保存が可能

システムによっては写真や動画の保存ができるため、テキスト以外の情報を残せます。仕上がり状態や服装とのバランスなど、テキストだけでは把握できない部分も電子カルテには残すことが可能です。

顧客のなかには、数年ぶりに来店される場合もあるでしょう。このような場合、電子カルテに写真や動画が残っていれば、どのような雰囲気のお客さまだったのかをすぐに思い出して対応できます。

視覚的な情報を残すことで、接客や顧客満足度向上に役立ちます。

業務効率化が期待できる

電子カルテの導入によって、美容室運営における業務効率化が期待できます。

とくにクラウド型の電子カルテであれば、いつでもどこからでも電子カルテにアクセスできます。紙カルテだと店舗に行かなければ確認できませんが、自宅や別店舗からでも入力や確認が可能です。

また、スタイリストが店舗異動となったり独立したりしても、容易に引き継ぎができます。顧客の施術履歴や要望、好みなどの情報が1つの集約されているため、スムーズに情報共有できます。口頭連絡による言った・言ってないのトラブルも防げるでしょう。

手書きの情報やメモ機能でさらに便利

タッチパネル対応の端末から手書きの情報やメモ機能を電子カルテに加えられるシステムを使えば、より利便性が高まります。

施術中にした会話のなかには、覚えておきたい情報が含まれている場合もあるでしょう。しかし、わざわざ入力をするには時間がかかってしまう、という場合に手書きのメモ機能が役立ちます。さっとメモ書きすれば顧客対応の手を止めずに必要な情報を残せます。

また、仕上がりイメージや髪の毛の性質など、お客さまへの絵での説明したいときにもメモ機能は便利です。スタイリストが各自紙とペンを別に持ち歩く必要がなくなります。

顧客満足度向上につながる

電子カルテの活用は、2度目以降の来店のお客さまの満足度向上につながります。なぜなら、顧客の施術履歴や好み、毛質に合わせて、ぴったりのヘアスタイルを提案しやすくなるからです。

また、「仕事の関係で髪色は明るくできない」といったサービスに関わることから「ペットをお迎えした」といったプライベートな会話まで詳細に記録できるため、前回の来店から矛盾のない接客ができます。

美容室向け電子カルテシステムの選び方

美容室向けの電子カルテシステムを選ぶ際、以下の6つのポイントを比較しましょう。

  • 必要な機能が搭載されているか
  • 複数端末から利用できるか
  • 文字が書きやすいか
  • 写真や動画が残せるか
  • 同意書やカウンセリングシートを紐付けられるか
  • 自院の予算に合っているか

6つのポイントを比較し、サロンに最適な電子カルテシステムを選びましょう。

必要な機能が搭載されているか

まず、必要な機能が搭載されているかを確認しましょう。電子カルテ機能が備わっていることはもちろん、以下のような美容室運営に必要な機能の有無をチェックしましょう。

  • 予約管理
  • 顧客管理
  • メール配信
  • POSレジ
  • 売上集計・分析
  • 商品在庫管理

どこまでの業務を効率化したいかを明確にしておくと、必要機能の判断がすぐにできます。また、電子カルテ機能に特化したシステムを選ぶ際は、ほかのシステムとの連携性も見ておくと安心です。

複数端末から利用できるか

複数端末から利用できる電子カルテシステムを使いましょう。なぜなら、複数のスタッフが同時にアクセスできなければ、電子カルテを素早く確認できないからです。

たとえば、同じお客さまの対応を複数のスタッフで行う場合、口頭よりもヒアリングシートや電子カルテを見て情報共有しやすいです。スムーズな連携を行うためにも、システムが複数端末の利用に対応しているか確認しておきましょう。

また、入力はパソコン、施術中の閲覧はタブレット、帰宅してからの閲覧はスマホ、と1人のスタイリストが複数の端末から電子カルテにアクセスできることも業務効率向上につながります。

文字が書きやすいか

手書きメモ機能を搭載した電子カルテシステムを選びたい場合、文字の書きやすさを必ずチェックしましょう。手書き機能搭載と書かれていても、タッチパネルや指の反応が悪く、認識精度が低いと上手にメモが残せません。

絵を書いてお客さまに説明したい場合にも、紙とペンで書くよりも分かりにくくなってしまい、何度も説明する羽目になることも考えられます。

導入前に、実際の文字の書き心地に違和感がないか、スムーズに文字や絵を残せるかを確認しておきましょう。

写真や動画が残せるか

写真や動画が残せるかどうかもチェックしましょう。なぜなら残しておきたい情報のなかには、テキストでは表しづらい項目が多くあるからです。毛質について「クセ毛がある」と文字で書いてあるのと、写真で記録されているのとでは、写真のほうが理解しやすいでしょう。お客さま一人一人に適切な施術を行うためにも、写真や動画の情報は大切です。

また、写真や動画の保存に制限が設けられているシステムもあるため、選定時に確認しておきましょう。たとえば、保存枚数や容量、期間が定められている場合があります。必要な範囲で保存できるかどうかを確認しておくと、導入後後悔せずに済みます。

同意書やカウンセリングシートを紐付けられるか

お客さまに記入してもらう同意書やカウンセリングシートが電子カルテに紐付けられるかどうかもチェックしておきたい項目です。同意書やカウンセリングシートは、お客さまの要望に応えるためのヘアカット・カラーなどの施術を行ううえで欠かせない書類です。

電子カルテと一緒に保管しておくことで、すぐに確認できます。システム上で同意書やカウンセリングシートを記入してもらえる電子カルテシステムもあるため、選択肢の1つとして検討しましょう。

機能がなくてもPDFでデータ化して電子カルテと一緒に保存できれば、紙の書類の保管や取り間違えのリスクを回避できます。

自院の予算に合っているか

あらかじめ予算を決めておき、予算内におさまる電子カルテシステムを選びましょう。

クラウドサービスで提供されるシステムだと、利用するユーザー数や利用する機能の種類によって料金設定が異なる場合があります。自院のスタッフ数にあわせて、どれほどのコストがかかるのか前もって概算を出しておくと予算を考えやすいです。

また、初期費用や運営費用の見積もりを出してもらい、細かな費用を比較しながら選定を進めましょう。

美容室向け電子カルテの注意点

美容室向け電子カルテシステムを導入する場合、以下の3つの注意点に留意しましょう。

  • 通信状況に影響を受ける
  • セキュリティ整備が必要
  • 端末数を検討する

あらかじめ注意点と対策を知っておけば、導入後にすぐ対処できます。1つずつ確認しましょう。

通信状況に影響を受ける

スピーディーに顧客情報を確認できる電子カルテですが、操作や稼働のスピードはネットワークの通信状況の影響を受けてしまいます。美容室内の通信環境が悪いと、電子カルテを見れなくなってしまう恐れがあるため注意しましょう。

電子カルテシステムの不具合によってお客さまを待たせてしまうと、顧客満足度を下げる要因になりかねません。安定したネットワーク環境を整え、店内のどの位置にいても電子カルテをスムーズに確認できるようにしましょう。

また、通信障害や停電などによってインターネットが使えないときのために、紙カルテを常備するなどのマニュアルも作っておくと顧客に大きな影響を与えません。

セキュリティ整備が必要

電子カルテには顧客の住所や生年月日、連絡先などの個人情報が掲載されているため、セキュリティ整備が欠かせません。万が一、情報が外部に漏れてしまうと、美容室に対する顧客の信用が墜落してしまいます。

そのため、電子カルテのパスワード設定やアクセス権限設定、端末の利用ルールなどのセキュリティルールをしっかり定めましょう。もちろん、スタッフへのコンプライアンス研修やセキュリティ研修を行い、一人一人の意識を高めることも重要です。

端末数を検討する

オーナー1人の美容室でない限り、スタッフ数や同時施術人数に合わせた端末数を検討しましょう。たとえば、スタッフが5名いる美容室にタブレットが1台しかない場合、1人が電子カルテに入力している間はほかのスタッフが電子カルテに触れることができません。

業務を円滑に行うために、スタッフ1人に1台の端末を渡すことが望ましいです。ただし、予算の都合で全員に持たせられない場合もあるでしょう。1人1台が難しい場合、最低でも同時に施術できる顧客の数+入力用・予備1台を目安に端末数を検討しましょう。

おすすめの美容室向け電子カルテ製品4選

  • 電子カルテ 予約システム 飲食店予約システム

    株式会社MareSperaのResKa(レスカ)は、重要な顧客データを一元管理し、顧客情報から予約管理まで、ひとつで実現できます。予約と記録をワンストップで管理できます。ルーティーン作業を効率化し、施術や経営に集中できます。整体クリニック、パーソナルトレーニング、エステティックサロンなどの業態にオススメです。経営者への調査の結果、“支持率”、“工数削減できる”、“自社に導入したい”の3部門で高評価を獲得しております。

  • 予約システム 勤怠管理システム 電子カルテ

    B4A(ビーフォーエー)は、自由診療クリニックのDX・あらゆる業務の一元管理を実現するクラウドツールです。新規集客・リピート率向上、業務効率改善につなげ、売上アップをかなえます。美容外科、美容皮膚、AGA、審美歯科等の自由診療クリニックの開業、運営に必要な予約・シフト・電子カルテ・決済までを一括で提供、管理できます。また予約、電子カルテ、請求情報を一元管理しているため、顧客に最適なサービスの提供や、攻めのマーケティング施策に活用できます。さらにフル自動で予約・スタッフアサイン調整を行うため、予約時のスタッフ労力を激減でき、その場で完結する「リアルタイム予約」と、予約時の事前問診登録で来院時に待ち時間を短くすることにより、顧客満足度を上げることまでかなえます。

  • 予約システム 電子カルテ

    株式会社メディカルフォースのメディカルフォースは、美容クリニック・自由診療クリニックの業務・経営の全てを管理するクラウド型電子カルテです。予約カレンダーや電子カルテなどの院内リソースが全て連携しているため、バラバラだった業務がメディカルフォースひとつで完結します。また、美容クリニックスタッフへの徹底的なヒアリングによって、直感的なUIで誰でも簡単に使いこなせる操作画面です。さらに予約カレンダーや電子カルテなどの院内リソースが全て連携しているため、データが可視化され、効率的な経営ができます。

  • 株式会社カミングスーンのcoming-soon KARTEは今まで使い慣れた紙カルテをそのまま使い続けることができる電子カルテアプリです。膨大な紙のカルテをタブレットで管理し、ペーパーレス化を実現しています。さらに、カルテ出し時間がゼロになることも大きな魅力のひとつです。サロンの事情に応じてカスタマイズが可能で、それぞれのサロンに合わせた設定を行うことで各サロンの痒いところまで手の届くシステムとなっています。

美容室も電子カルテは導入すべき

日々顧客対応をするスタイリストにとって、一人一人の施術内容や会話内容を詳細に覚えておくには限界があります。このようなとき、電子カルテは文字だけでなく写真や動画なども一緒に情報を記録できるため、最適な提案ができたりやコミュニケーションを取れたりします。

美容室の電子カルテシステムの種類は、大きくオールインワンタイプと特化タイプの2つです。どのような業務を効率化したいのかと予算を明確にしておくと、おのずと選択肢が狭まるでしょう。

より顧客との関係性を高め、効率のよい美容異質運営をするために、電子カルテの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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