タスク管理ツールの導入事例5選｜導入前の課題や導入後の効果を紹介

最終更新日：2023/07/27

執筆者

デジタル化の窓口編集部

株式会社クリエイティブバンク

『デジタル化の窓口』は、この国のデジタル課題「2025年の崖」に備えるため2022年にサービスをスタートしました。1,500以上のIT製品、4,000以上の導入事例を掲載し、特長・選び方を分かりやすく整理して解説することで、自社に最適な製品・サービスを見つけるお手伝いをする紹介サービスです。

本記事では、企業がタスク管理ツールを導入することで、どのような効果を得られたのかについて紹介します。導入した企業の業種と規模を確認し、導入前の課題から改善の施策、導入後の効果を知ることでタスク管理ツールを導入する際の参考にしましょう。

導入事例1：株式会社ラクスル（導入製品：Notion）

リアルタイムのコラボレーションが、ラクスルの透明性あるチーム開発を支える

※出典：リアルタイムのコラボレーションが、ラクスルの透明性あるチーム開発を支える

業種	企業規模
ビジネスサービス	301名-1,000名

導入前の課題

エンジニア向けのサブスクリプションサービスであるノバセルは、開発スピードの向上を求めていました。従来のツールでは遅さを感じ、ストレスを抱えることが多かったため、より効率的でエンジニアに好まれる「速さ」を実現するツールを模索していました。特に、複数人での同時編集がリアルタイムで行えること、マークダウン記法をサポートし文字装飾が容易であることなどが求められていました。

改善の施策

開発チームはNotionを導入することで、エンジニア好みの「速さ」を実現する施策を講じました。Notionはシンプルで軽快なUIを備え、複数人で同時に1つのページを編集しながらリアルタイムで変更を確認できる操作性の高さを提供しています。また、マークダウン記法をサポートし、見出しや箇条書きなどの文字装飾が容易に行えることもエンジニアにとって好ましい特徴でした。これにより、ストレスから解放され、本来の業務パフォーマンスを発揮できるようになりました。

導入後の効果

Notionの導入により、開発チームの業務効率は大幅に向上しました。特に、サイクルの途中での開発スタイルやメンバー変更など、柔軟な変更に対応できる柔軟性が評価されています。Notionの強力なフィルター機能や多彩なビューにより、開発ボードの情報を常に整理し、透明性を確保することが可能となりました。チーム開発の進捗管理に不可欠な朝会においても、開発ボードを活用し課題の共有やタスクの優先順位付けがスムーズに行われています。さらに、他部門とのコラボレーションも容易になり、マーケティングや営業部門との情報共有が円滑に行われています。Notionの使いやすさは導入ハードルを下げ、新入社員でもスムーズに活用できるため、チーム全体の生産性向上に寄与しています。

導入した製品：Notion

Notionの製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/42554/

Notionの事例一覧はこちら→ https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=42554

導入事例2：Zoom（導入製品：Asana）

Zoom は Asana を利用することで、年間 133 週分の労働時間を短縮しています

※出典：Asana ケーススタディ – Zoom • Asana

業種	企業規模
IT・情報通信	1,001名以上

導入前の課題

Zoom社では、プロジェクト管理の課題が複数存在しました。エンジニアや開発チームがJiraを使用していた一方で、マーケティングやセールスチームは異なるツールを利用しており、リリース機能の可視化に苦労していました。さまざまなツールの使用により、仕事の依頼が多方面からなされ、プロジェクトのスコープや優先順位を決定することが困難でした。経営陣へのステータス更新も手作業であり、コミュニケーション手段の改善が必要でした。

改善の施策

これらの課題を解決するために、Zoom社はAsanaというワークマネジメントプラットフォームを導入しました。Asanaは柔軟な連携機能を持ち、Jiraとの連携も可能であり、技術チームとビジネスチームを統合することができました。また、Asanaは各部門に合わせたカスタマイズが可能であり、従業員が簡単に使い始めることができる使いやすさも評価されました。さらに、Asanaの標準的な機能を活用して、プロジェクトの一元管理を実現しました。

導入後の効果

Asanaの導入により、Zoom社は多くの効果を得ることができました。プロジェクトの可視化と進捗管理が向上し、リリース前の混乱が解消されました。経営陣へのステータス更新もスムーズに行われるようになりました。Asanaの利用により、従業員間のコミュニケーションが円滑化し、効率的な協力が可能となりました。さらに、Asanaのフォームやテンプレートを活用することで、重複作業が削減され、作業時間が節約されました。Asanaの導入により、Zoom社はビジネスのスケールアップにおいて整理と規律を確保し、成功を収めることができました。

導入した製品：Asana

Asanaの製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/17097/

Asanaの事例一覧はこちら→ https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=17097

導入事例3：A＆A法律事務所
（導入製品：Backlog）

A＆A法律事務所がBacklogで事務作業を3割も削減！クラスメソッドとの案件管理にBacklogを選ぶ理由とは

※出典：A＆A法律事務所がBacklogで事務作業を3割も削減！クラスメソッドとの案件管理にBacklogを選ぶ理由とは | 株式会社ヌーラボ(Nulab inc.)

業種	企業規模
その他	6名-20名

導入前の課題

私は、法律事務所を設立する前に2社のIT企業で法務として勤務していましたが、その際に感じた課題は「法務業務におけるDXの遅れ」でした。事業部のDXは進んでいるのに、法務に関しては紙ベースだったりアナログな業務管理が多く、遅れを感じました。そして、独立して弁護士になった後も、業務のアナログさに愕然としました。しかし、これは改善の余地がありますと気付き、自ら立ち上げた事務所の軸の１つとして「DX推進」を掲げることにしました。

改善の施策

立ち上げたA&A法律事務所では、「DX推進」を軸に法務サービスを提供しています。企業間の契約手続きや法務担当者の規約相談、業務コンサルを主な業務としており、特に「予防法務」に力を入れています。これは、企業間のやり取りで紛争を防ぐためのスキームを顧問先の企業に提供し、有事の際に問題が起きないようにサポートするものです。また、企業法務のDXコンサルも行い、クラウドサインの導入やBacklogを使った契約書管理の提案を行っています。

導入後の効果

A&A法律事務所では、Backlogを契約書管理に活用しています。Backlogは使いやすく操作画面が分かりやすいため、顧問先の多くがIT企業であることもあり、Backlogを導入する決め手となりました。その結果、契約書の管理が効率化され、事務連絡や作業時間の可視化が可能になりました。特に契約書のレビュー前後の事務連絡が3割以上削減され、タイムチャージ式の案件管理においても便利であると評価しています。

また、産休前後の業務の引き継ぎや情報共有もBacklogを活用することでスムーズに行え、情報の属人化を防ぐことができました。これらの施策により、A&A法律事務所は顧問先に対してより高品質な法務サービスを提供できるようになりました。

導入した製品：Backlog

Backlogの製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/16450/

Backlogの事例一覧はこちら→ https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=16450

導入事例4：株式会社門井商店（導入製品：Jooto）

ミーティングの時間が最長3時間から約1時間へ！食品OEM企業のJootoを活用したフロー管理の方法とは

※出典：株式会社門井商店 – Jooto導入事例

業種	企業規模
製造	21名-50名

導入前の課題

OEM事業において小ロットで生産する場合、個別の案件ごとに製品開発から製造までの流れが異なり、同時進行で進めることが課題でした。これにより、フロー管理が複雑化し、納期の遅れなどが発生してクライアントからの不満が増えていました。生産部門と営業部門が分社化していたため、情報共有も難しく、クラウドストレージを使ったフォルダ管理では閲覧性に問題がありました。

改善の施策

これらの課題を解決するために、効率的な業務フロー管理と情報共有を実現するツールを導入することを決定しました。Jootoを選んだ理由は、使いやすさとスマートフォン対応により、あらゆるレベルのスタッフが抵抗なく利用できる点、営業の手厚いサポートによる導入支援、リーズナブルな価格での提供に加え、ハードウェアの準備が不要で即時運用が可能だったからです。

導入後の効果

Jootoの導入により、「チェックリスト」の活用による業務の平準化が進み、誰が担当しても同じ結果が得られるようになりました。これは新規メンバーのトレーニング期間の短縮にも繋がりました。また、コメント機能により案件に関する情報の共有が容易になり、作業効率が向上しました。これにより、ミーティングにかける時間が大幅に短縮され、約20分で済むようになりました。導入前にクライアントからの叱責があった点も改善され、顧客満足度の向上にも寄与しています。

導入した製品：Jooto

Jootoの製品情報はこちら→https://digi-mado.jp/products/16448/

Jootoの事例一覧はこちら→https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=16448

導入事例5：合同会社アクラス（導入製品：Stock）

『情報が流れていかず、誰もが簡単にアクセスできる』Stockは、介護業界には必須のツールです

※出典：介護の導入事例｜チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock（ストック）」

業種	企業規模
医療・化学	21名-50名

導入前の課題

医療・福祉関連企業では、タイムライン形式のツールを使用していたが、情報が流れてしまい、患者さんの情報を含む重要なデータが見失われてしまうという課題に直面していました。情報の追跡や共有が難しく、業務効率が上がらず、困難を抱えていました。特に介護・医療現場では、患者さんの情報を個別に記載する必要があり、これが流れてしまうことで業務に支障をきたしていました。

改善の施策

この課題を解決するために、Stock（ストック）の導入を検討しました。Stockは情報のタイムライン流れを防ぐことで、重要な情報を一元管理できるツールでした。具体的には、患者さんごとにフォルダを作成し、そこに患者さんの基本情報、経過記録、保険記録、受給者証、手順書、医師の指示書などのノートを作成し、全ての情報をStockにストックしました。これにより、社内のメンバーや社外の医師も必要な情報にアクセスでき、患者さんに対してより線のケアを提供することができるようになりました。

導入後の効果

Stockの導入により、驚くほどの効果が現れました。情報が一元管理されたため、後から情報を振り返ることが容易になりました。特に患者さんの情報をStockにストックすることで、現場にいなくても患者さんのカルテを確認できるようになり、業務効率が格段に向上しました。医療・福祉関連の企業にとって、患者さんの情報をはじめとした情報を記録するノートが使いやすく、簡単に使い始められることは大きな魅力です。Stockを導入した結果、職員全員がスムーズに利用でき、業務の効率化が進んでいます。