労務管理とは？業務内容と重要性、システム導入のメリットや心構えを徹底解説

労務管理は、企業が従業員との雇用関係を適切に維持するための基盤となる業務です。就業規則や勤怠管理、給与計算など、業務内容は多岐にわたり、労働基準法などの法令を遵守することが求められます。また、働き方改革や多様な雇用形態の普及により、労務管理の重要性はさらに高まっています。

本記事では、労務管理の基本的な業務内容から導入すべきシステム、注意点までを詳しく解説します。企業が従業員の働きやすい環境を整えるために、労務管理の見直しや効率化を進めるポイントを押さえていきましょう。

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労務管理とは

労務管理とは、企業が従業員との雇用関係を適切に維持し、働きやすい環境を整えるための管理業務全般を指します。具体的には、下記のような業務が含まれます。

• 就業規則の作成
• 労働条件の管理
• 勤怠管理
• 給与計算
• 社会保険手続き
• 安全衛生管理
• 福利厚生の運用

労務担当者は、労働基準法や社会保険制度などの法令を遵守しながら、従業員の権利を守り、企業としてのコンプライアンスを確保することが重要です。また、働き方改革や多様な雇用形態への対応が求められる中、効率的な労務管理は生産性向上や信頼性向上にも直結します。適切な管理と改善を続けることで、企業と従業員の双方にとって良好な環境を構築していきましょう。

労務の定義と概要

労務とは、組織や企業において従業員の雇用や労働に関連する様々な活動を管理・運営することを指します。労務は、人的資源管理の一部であり、従業員の採用・配置・給与・労働条件の整備などを含みます。労務の適切な運営は、従業員のモチベーションや生産性の向上に寄与し、組織の成長と発展に不可欠です。

労務管理の具体的な業務内容

労務管理では、従業員との雇用関係を円滑に維持するため、多岐にわたる業務を適切に遂行することが求められます。以下に、主要な業務内容を具体的に解説します。

• 就業規則
• 労働条件の締結・管理（入退社手続き）
• 勤怠管理
• 給与計算
• 福利厚生
• 安全・衛生管理
• 社会保険手続き

それぞれ詳しく解説します。

就業規則

就業規則は、企業が従業員に求めるルールや労働条件を明確に示した文書で、労働基準法第89条に基づき、従業員10名以上の企業には作成と、所轄労働基準監督署への届け出が義務付けられています*。就業規則の具体的な内容として、以下のような項目を定めます。

• 勤務時間
• 休暇制度
• 賃金体系
• 退職手続き
• 職場での基本的なルールなど

なお、就業規則には絶対規則と相対規則があります。絶対的必要記載事項はすべての企業が記載すべき基本的なルールを、相対的必要記載事項は各企業の状況に応じた内容を網羅するものです。

適切な就業規則は、従業員と企業間のトラブルを未然に防ぐとともに、職場の秩序や公正性を保つ役割を果たします。また、法改正や働き方改革に対応するため、定期的な見直しが必要です。たとえば、最近のテレワーク普及を受け、リモートワーク時のルールや費用負担に関する規定を追加する企業も増えています。従業員の働きやすさと企業の信頼性向上に直結するため、適切な運用が求められます。

*厚生労働省　就業規則とは

労働条件の締結・管理（入退社手続き）

労働条件の締結・管理は、労使関係の基本を築く重要な業務です。法令順守し、労働条件を明確にすることが企業の信頼性を高め、従業員のモチベーション維持にもつながります。

入社時には、雇用契約書や労働条件通知書を作成し、従業員と企業間で雇用条件を明確にする必要があります。具体的には、勤務時間、給与、試用期間、社会保険の適用などを詳細に記載します。

退社時には社会保険の喪失手続きや離職票の発行、退職金の支払いなどを正確に行います。また、転勤や部署異動など、雇用条件が変更される場合も同様に書面で通知し、双方の合意を得ることが重要です。

労働条件の締結の際に不備があると、未払い残業代や保険未加入の問題で法的ペナルティや信頼低下につながるリスクがあります。特に、退職時の手続きに不備があると従業員とのトラブルに発展するリスクが高いため、細心の注意が求められます。労働条件を明瞭にすること、社会保険や雇用保険への加入手続きに不備がないこと、試用期間などの雇用契約条件を明記することなどが求められます。

勤怠管理

勤怠管理は、従業員の出勤状況や勤務時間、休暇の取得状況を記録・管理する業務です。労働基準法第32条に基づき、法定労働時間（1日8時間、週40時間）を遵守するための重要な役割を担っています*。適切な勤怠管理を行うことで、時間外労働の把握や、有給休暇の取得促進が可能になります。

最近では、クラウド型勤怠管理システムや打刻アプリの導入が進み、従業員の労働時間をリアルタイムで管理できるようになっています。たとえば、テレワークの普及に伴い、従業員がどのような働き方をしているかを把握するためのリモート勤怠管理が注目されています。正確な勤怠管理は、従業員の労働環境を整え、労務トラブルを防ぐために欠かせません。

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*厚生労働省　「働き方改革」の実現に向けて

給与計算

給与計算は、従業員の労働時間や勤怠データを基に、正確な給与額を算出し支払う業務です。基本給、各種手当、残業代、交通費の支給額を計算するだけでなく、社会保険料や所得税などの控除額も正確に反映する必要があります。さらに、時間外労働や深夜勤務、休日出勤などの割増賃金も適切に計算しなければなりません。

給与計算には高い正確性と迅速性が求められるため、近年では自動化された給与計算システムを活用する企業が増えています。特に、働き方改革で法定労働時間の管理が厳しくなった現在、ミスなく迅速に計算する仕組みは欠かせません。給与計算の精度とスピードは、従業員の信頼を得るだけでなく、企業の信頼性を高める重要な要素です。

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社会保険手続き

社会保険手続きは、従業員が健康保険、厚生年金、雇用保険などの社会保険に適切に加入できるよう管理する業務です。新入社員の入社時や、退職時、または扶養家族が増えた際など、従業員のライフイベントに応じた手続きが必要です。たとえば、退職者が転職先でスムーズに保険を引き継げるよう、資格喪失手続きを迅速に行うことは、企業の信頼性向上につながります。また、保険料の適正な計算と納付を行うことは、従業員の生活基盤を守る上で欠かせません。最近では、社会保険関連の手続きをデジタル化し、効率的に処理できるシステムを導入する企業も増えています。正確で迅速な社会保険手続きは、企業と従業員双方の安心につながる重要な業務です。

福利厚生

福利厚生は、従業員の生活や働きやすさを支援する制度であり、採用や定着率向上の鍵を握る重要な分野です。法定福利厚生には、健康保険や年金保険、労災保険などが含まれ、従業員の基本的な生活を支える役割を果たします。

一方、企業が独自に提供する「選択型福利厚生」には、社員食堂、住宅補助、育児支援、資格取得支援などが含まれます。最近では、ウェルビーイング（従業員の心身の健康と幸福）を重視する流れの中で、メンタルヘルス対策やリモートワーク環境の整備などが注目されています。適切な福利厚生は、従業員満足度を高め、職場全体の活力向上につながります。

安全・衛生管理

安全・衛生管理は、従業員が安心して働ける職場環境を整えるための業務であり、特に労働安全衛生法に基づいて実施されます。これには、作業環境の定期点検や安全講習の実施、職場でのリスクアセスメントが含まれます。たとえば、製造業では機械設備の安全基準を定期的にチェックし、労災事故を防ぐための研修を行うことが一般的です。

また、オフィスワークでも過労やストレスによる健康被害を防ぐため、適切な労働時間の管理やメンタルヘルス対策が重要です。さらに、新型コロナウイルスの影響で衛生管理が一層注目され、消毒の徹底や換気の強化を実施する企業も増えています。安全と健康を守ることは、従業員の満足度と生産性を高める重要な要素です。

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労務管理の重要性

労務管理は、企業の経営基盤を支える重要な業務です。適切に運用することで、法令を遵守し、従業員が安心して働ける環境を整え、企業としての信頼性を向上させることができます。以下に、労務管理が果たす重要な役割について解説します。

1. コンプライアンス遵守
2. 従業員の働きやすさ向上
3. 信頼性向上

それぞれ詳しく解説します。

1.コンプライアンス遵守

労務管理の第一義的な役割は、労働基準法や労働安全衛生法などの法令を遵守することです。例えば、法定労働時間を超えた残業や休日出勤を管理し、必要に応じて36協定を締結することで、法的なリスクを回避できます。また、就業規則や契約書の作成を適切に行い、従業員の権利を守ることが求められます。法令違反は罰則だけでなく、企業イメージの低下や従業員の信頼喪失にもつながるため、適切な労務管理は不可欠です。

36協定に関する近年の傾向

近年、一部の企業では36協定の締結を行わないケースが増えています。その背景には、働き方改革の推進により、時間外労働や休日労働を極力排除しようとする動きがあります。法改正によって時間外労働の上限が厳格化され、違反への罰則が強化されたことで、長時間労働を回避するため、そもそも36協定を締結しない方針を採る企業もあります。しかし、突発的な業務への対応が必要な場合もあるため、36協定の有無に関わらず、適切な労務管理が求められます。

2.従業員の働きやすさ向上

公正で適切な労務管理は、従業員が安心して働ける職場環境を整えることに直結します。例えば、勤怠管理や有給休暇の適切な運用により、従業員の働きすぎを防止し、仕事と生活のバランスを保つことが可能です。また、福利厚生や安全衛生管理の充実により、従業員の満足度とモチベーションが向上します。優秀な人材の採用や定着が進み、企業の成長を支える重要な要素となります。

3.企業の信頼性向上

労務管理の透明性と正確性は、企業の信頼性向上に欠かせない要素です。給与計算や社会保険手続きを正確に行うことで、従業員からの信頼を獲得できます。また、適切な労務管理は、取引先や顧客に対しても「コンプライアンスを重視する企業」としてのイメージを醸成します。企業のブランド価値が高まり、長期的なビジネスの成功につながります。

労務管理の徹底は、従業員の満足度向上と法令遵守を両立させ、企業の持続可能な成長を支える基盤です。適切な運用を心がけることで、信頼される組織づくりを目指しましょう。

労務管理の心構え

労務管理を適切に行うためには、法律や業務プロセスに関する基本的な理解に加え、管理体制の整備や柔軟な対応力が求められます。以下では、労務管理担当者が特に気を付けるべき点について解説します。

1. 基本的な法知識を身に着ける
2. 情報管理の徹底
3. 常に改善を続ける姿勢

それぞれ詳しく見ていきましょう。

1.基本的な法知識を身に着ける

労務管理において最も重要なのは、労働基準法や社会保険制度などの基本的な法知識を正しく理解することです。例えば、法定労働時間や有給休暇の取得義務、残業代の計算方法などを誤ると、従業員とのトラブルや行政指導を招くリスクがあります。また、働き方改革や法改正に対応するためには、定期的に最新情報を収集し、社内規則や運用を見直すことが必要です。

労務トラブルを未然に防ぐためにも、管理者が法知識を常にアップデートすることが不可欠です。信頼性のある情報源から得た情報を基に、労務政策の立案や問題解決に役立てます。学会や専門イベントへの参加や業界誌の研究を通じて、最新のトレンドやベストプラクティスを把握し続けることが労務担当者の重要な役割です。また、情報の信頼性を確保するために複数の情報源を参照し、情報の正確性を慎重に検証することも欠かせません。

2.情報管理の徹底

従業員の個人情報や勤怠データ、給与情報などを適切に管理することは、企業の信頼性を守る上で欠かせません。これには、情報漏洩や不正アクセスを防ぐためのセキュリティ対策が含まれます。たとえば、クラウド型システムを活用し、データを一元管理することで効率化とセキュリティ向上を図る企業が増えています。また、アクセス権限を適切に設定し、情報を必要な担当者だけが閲覧できるようにすることも重要です。従業員への周知・徹底や研修の実施、情報管理のルール化などは、コンプライアンスの強化にも直結します。

3.常に改善を続ける姿勢

労務管理業務は、一度整備すれば終わりではなく、常に改善を続ける姿勢が求められます。たとえば、勤怠管理や給与計算における手作業を減らし、システム導入による自動化や効率化を図ることが挙げられます。また、従業員からのフィードバックを収集し、就業規則や福利厚生制度の見直しを行うことで、より良い労働環境を構築できます。さらに、法改正や社会的な労務管理の変化に迅速に対応するために、柔軟性を持つことも重要です。継続的な改善が、労務管理の質を高め、企業の成長を支えます。

労務管理を適切に行うためには、基本的な法知識の習得、情報管理の徹底、そして業務の改善を続ける柔軟な姿勢が欠かせません。これらを実践することで、従業員が安心して働ける環境を提供し、企業としての信頼性を高めることができます。

労務担当者に求められるスキルセット

労務担当者には多様なスキルが求められます。たとえば以下のようなものです。

• ｔ法令・就業規則などの専門知識
• コミュニケーション能力
• IT・デジタルスキル
• 問題解決能力
• 倫理観・守秘義務
• 柔軟性・向上心

優れたコミュニケーション能力は、従業員との円滑な関係を築く上で欠かせません。また、法律や規制の変化に対応するため、法務的な知識も必要です。分析力や問題解決能力、時間管理能力も重要であり、多岐にわたる業務を効率的に遂行するために必要なスキルです。倫理観や柔軟性、向上心も、労務担当者に必要な気質です。

労務担当者のキャリアパスと成長

労務担当者は組織の中でキャリアを築くことができます。経験を積みながら、労務マネージャー、人事部長、あるいは企業の人事戦略を担当するポジションに昇進することが可能です。労務担当者は自己学習と経験を通じてスキルを高め、成長していくことが重要です。

また、労務の専門知識を活かして独立し、労務コンサルタントとして活動する道もあります。企業の労務問題の解決や労務改善の提案を行い、組織の発展に貢献することができます。その際は、コンサルティングスキルとネットワークの構築が成功の鍵となります。

労務管理システムの4つのメリット

近年、労務管理を取り巻く環境は大きく変化しています。働き方改革関連法の施行により、有給休暇取得の義務化や残業時間の上限規制が進み、業務の複雑化が加速。また、人手不足の影響で労務管理担当者の負担が増大し、自動化の必要性が高まっています。さらに、DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進に伴い、労務管理でもデジタルツールを活用した業務効率化が求められる時代となっています。

労務管理システムを導入することで、煩雑な業務を効率化し、担当者の負担を軽減するとともに、働きやすい環境を整えることができます。ここでは、労務管理システムの具体的なメリットを解説します。

1. 担当者の負担軽減
2. 多様な働き方のサポート
3. 不正防止
4. 法改正への迅速な対応

それぞれ詳しく見ていきましょう。

1.担当者の負担軽減

労務管理システムを活用することで、勤怠管理や給与計算、社会保険手続きなどの業務を効率化し、担当者の負担を大幅に軽減できます。例えば、従業員が出勤や退勤をリアルタイムで記録できるシステムでは、集計作業が自動化され、ミスを防ぐことが可能です。また、給与計算システムでは、残業代や控除額を自動計算できるため、担当者が行う手動作業を減らすことができます。労務担当者はより戦略的な業務に時間を割けるようになります。

2.多様な働き方のサポート

リモートワークやフレックスタイム制など、多様な働き方をサポートできるのも労務管理システムの魅力です。例えば、テレワークを実施する従業員の勤怠状況を遠隔で管理したり、異なる勤務形態に応じた労働時間を柔軟に設定したりすることが可能です。また、クラウド型システムを利用すれば、従業員自身がスマートフォンやパソコンから勤怠や有給申請を行うことができ、申請・承認フローが迅速化します。働き方改革に対応しやすくなり、従業員満足度の向上にもつながります。

3.不正防止

システムによるデータの一元管理は、不正防止に大きく貢献します。例えば、勤怠データを改ざんされるリスクを防ぐために、システムでの打刻記録を活用することが一般的です。また、システム上でログを記録するため、誰がいつ情報を変更したかを追跡でき、不正が発覚しやすくなります。さらに、給与計算や社会保険手続きの自動化により、人的ミスを防ぎ、正確な処理が可能になります。不正防止は、企業の信頼性向上やトラブル防止に直結します。

4.法改正への迅速な対応

働き方改革をはじめとする労働関連法の改正が相次ぐ中、法令を遵守するための業務が増加しています。例えば、有給休暇取得の義務化や残業時間の上限規制など、これらに対応するための勤怠データの正確な記録が求められます。労務管理システムの多くは、最新の法令に基づいて自動更新されるため、法改正にも柔軟に対応できます。

製品を選ぶ際は、法改正に準じた自動アップデート機能があるか、最新の料率で計算できる機能があるか、通知・アラート設定が可能か、といった点に注目しましょう。そのほか、ベンダーの対応力やサポート体制についてもチェックしておきましょう。

労務管理システムは、業務の効率化や担当者の負担軽減だけでなく、企業の柔軟性向上や不正防止に役立ちます。導入することで、働きやすい環境づくりと法令遵守の両立が可能となり、企業の競争力を高める大きな助けとなります。

おすすめの労務管理システム5選

それではここからはおすすめの労務管理システムをご紹介します。労務管理をサポートするシステムは多数ありますが、ここでは5つに厳選して紹介します。それぞれの製品の特長を見比べてみてください。気になった製品は資料をダウンロードして、ぜひ詳細をご覧ください。

1. ジンジャー人事労務
2. ロウムメイト
3. HRBrain
4. ジョブカン労務HR
5. One人事　労務

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