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会社で無料の会計ソフトを使うのはあり?選ぶポイントや注意点を徹底解説

目次

会計・経理業務はどのような企業にでも欠かせない業務です。絶対に行わなければならない記帳や取引入力などの経理業務を効率化してくれるものが会計ソフトです。会計ソフトがあれば普段の業務はもちろん、経営分析や外部向け公開資料の作成もサポートしてくれます。

会計ソフトを導入しようとしている企業のなかには「コストを抑えるために無料で探したい」と考えているかもしれません。しかし、業務効率向上を目指すのであれば、有料会計ソフトも視野に入れて検討することをおすすめします。

本記事では、おすすめの会計ソフトを徹底比較してご紹介します。会計ソフトの役割や導入のメリット、選定のポイントについても解説しているため、ぜひ参考にしてください。

そもそも会計ソフトとは

会計ソフトという言葉を聞く機会があってなんとなくイメージできても、具体的にどのようなものがわかっていない人もいるかもしれません。今まで会計ソフトを使ってこなかったのなら、なかなかイメージもわかないでしょう。

会計ソフトとは、会計業務の効率化を図るためのソフトのことです。キャッシュフローといったお金の出入りを管理し、決算書まで作成できます。1つの企業には営業、総務、資材管理などさまざまな部門があり、業務が重複することも少なくありません。そこで、1つのソフトで一元化することで、業務効率を高めることが可能です。

決算書はもちろん、現金出納帳や総勘定元帳などの帳簿、貸借対照表、損益計算書の作成もデータを入力するだけで自動で作成してくれます。​​企業や個人事業主が行う会計処理や確定申告のために欠かせないツールと言っても過言ではありません。

会計ソフトの3つの役割

会計ソフトには、主に3つの役割があります。順番に説明していきます。

 

  • 財務会計ソフト
  • 管理会計ソフト
  • 債務・支払管理システム

財務会計ソフト

財務会計とは、企業の外部向けに公開するための会計です。たとえば、株主や取引先、仕入れ先などのステークホルダーに対して経営状況を伝える役割を持っています。金融機関から融資を受ける場合にも、経営状況を数字で表すために財務会計が欠かせません。

会計部門は、会計基準に準拠した財務諸表を作成する必要があります。財務会計ソフトを使えば、日々の入力をしているだけで財務諸表の自動作成が可能です。

管理会計ソフト

管理会計とは、経営陣が自社の経営状況を把握するための会計です。重要な意思決定をするときに、企業の利益率や経費の割合などがわかっていなければ正しい判断ができません。企業全体の管理会計だけでなく支店・エリア・部門ごとに多角的に分析し、今後の方向性を決定する判断材料とされます。

会計部門は、経営陣が課題に感じていることや判断したいことを察知し、必要なデータのみを取り出して表やグラフにして提示する必要があります。管理会計ソフトを使えば、必要な情報をピックアップして、分かりやすく資料にまとめることが可能です。

債務・支払管理システム

債務・支払管理とは、正確な債務情報を把握して正しいタイミングで支払いを行うことです。複数の拠点や部門、取引ごとに債務情報は異なります。基本的に売掛・買掛を使って処理することになりますが、実際にはいつ払うのか管理しなければなりません。

会計部門は、二重払いや抜け漏れをなくして効率的に債務情報と支払いを管理する必要があります。財務・支払管理システムを使えば、このような業務をより効率的に管理することが可能です。

会計ソフトを導入する3つのメリット

会計ソフトに触れたことがなければ、「導入した方が良いの?」と躊躇するかもしれません。しかし、「企業には会計ソフトは必須」と言っても良いほど導入する価値があります。

会計ソフトを導入するメリットは、以下の3つです。会計ソフトの導入を検討するうえで、ぜひ参考にしてください。

 

  • 会計業務を効率化できる
  • 経営に関するレポートをすぐに作成できる
  • スムーズに税制改正に対応できる

会計業務を効率化できる

会計ソフト導入の1番大きなメリットは、会計業務を効率化できることです。会計ソフトを導入していなければすべての情報をエクセルに打ち込んだり、紙に記載したりする作業が必要です。会計・経理部門において最も手間のかかる労力です。

しかし、会計ソフトを導入することでその作業が簡略化できます。というのも、以下のように自動化することで手作業が軽減されるためです。

  • クレジットカード利用明細から自動で転記
  • 銀行口座と連携して明細を自動で取得
  • 紙の領収書を撮影することでデータを自動読み取り
  • 営業部門のソフトと連携して売上を自動取得
  • 総務部門や購買部門のソフトと連携して債務・支払い情報を自動取得

なかでも、労力を使う仕訳伝票の起票作業がスピードアップすることは、大きなメリットと感じられるでしょう。

また、作業が自動化されることで手作業が減り、入力ミスや二重計上、書き損じのリスクを軽減させることも可能です。とくに、口座銀行と連携していれば残高が一致しないなんてことは起こらなくなります。100%ミスを防ぐことはできませんが、時系列で遡ればミスした箇所に気づきやすく修正作業も容易です。

経営に関するレポートをすぐに作成できる

経営に関するレポートを作成するには必要データを抜き出して、表やグラフで数値や変化を分かりやすくまとめなければなりません。企業の膨大なデータから経営判断に必要なデータだけをピックアップするには大変な労力がかかります。

会計ソフトを使えば経営状況をリアルタイムに把握でき、レポート出力も可能です。もちろん、期間や部門、科目を選んで抽出できるため、エクセルを使って作成するよりも大幅な時間削減となります。

具体的には、以下のような経営の見える化が実現します。

  • 収益や経費を時系列で確認できる
  • 部門・支店別に営業成績を比較できる
  • 経費の内訳を確認できる
  • 取引先ごとに売れている商品・サービスが分かる

とくにクラウドの会計ソフトを選べば、会計・経理部門がレポートを作成しなくても経営陣が会計ソフトにアクセスすることで、いつでもどこでも見たい情報を手に入れることが可能です。

スムーズに税制改正に対応できる

法人税や消費税など企業の支払う税金の種類は多く、税制改正も頻繁に行われます。その度に会計・経理担当は勉強し、改訂された制度に合わせた作業を行っていかなければなりません。最近では電子帳簿保存法が2022年1月に施行され、企業における請求書の取り扱い方法に大きく影響を与えました。消費税の税率改正や軽減税率制度の導入なども記憶に新しいでしょう。

会計ソフトを導入していれば、設定を変えたりソフトをアップデートしたりすることで税制改正に対応できます。サポートのついているソフトであれば、担当者から税制改正によってやらなければならない作業ややらなくて良くなった作業など具体的なフォローをしてもらうことも期待できます。

会社で無料の会計ソフトを使うのはあり?

企業の経営者であれば「できるだけコストをかけたくない」と考えることは当然のことです。会計ソフトがあると便利だと思いながらも、ここにもお金を使いたくないと考える人もいるかもしれません。

以下の特徴に当てはまる企業であれば、無料の会計ソフトを使っても問題ないでしょう。順番に確認し、自社が当てはまるかどうかを見ていきましょう。

 

  • 会計ソフトを使ったことがなく試してみたい
  • 会計の基礎知識を持っている
  • 従業員が少ない小規模企業
  • 有料ソフトの利用を検討している

会計ソフトを使ったことがなく試してみたい

今まで会計ソフトを使ったことがなく、一度使って試してみたいという場合には無料会計ソフトから始めてみても良いでしょう。具体的な運用イメージを掴むことができます。

世の中には数多くの会計ソフトが販売されており、それぞれ特徴が異なります。無料でさまざまな種類の会計ソフトに触れ、自社に合うものを選びましょう。

会計の基礎知識を持っている

無料会計ソフトには導入後のサポートが最低限しかついていません。そのため、基本的な会計の知識や実務経験がなければ、会計ソフトを使いこなすことは難しいです。自動化される部分はあるものの、どうしても手入力の作業は残ります。複式簿記でキャッシュフローを管理するには用語を理解しなければならず、最低限の会計知識が必要不可欠です。いままでエクセルや手書きで対応していたのであれば、専門のサポートを受けなくても無料会計ソフトを使いこなすことができるでしょう。

従業員が少ない小規模企業

取り扱う会計データが少ない小規模企業であれば、無料会計ソフトでも十分な場合があります。無料会計ソフトのほとんどは、データ量や同時に利用できるユーザー数、記帳回数に制限が設けられているためです。そのため、従業員や取引の数が多い企業では満足に使えない可能性があります。制限の内容は会計ソフトごとに異なるため、十分に確認したうえで導入しましょう。

有料ソフトの利用を検討している

今後、有料ソフトの利用を検討しているならトライアル期間や無料プランを導入することは良いでしょう。会計ソフトによって備えられている機能や使い方、管理画面の見え方が異なります。求めている機能があるのか、会計・経理部門の担当者が使いやすいのかなど、実際に使わないと分からないことも多いです。

トライアル期間や無料プランだと機能に制限が設けられていることもありますが、会計ソフトの特徴や使いやすさを確認するには十分です。無料のお試しをしてからどの会計ソフトを自社に導入すべきか検討しましょう。

無料会計ソフトを利用するときの5つの注意点

無料会計ソフトを利用するときには、有料会計ソフトと比較して注意すべき点が5つあります。このように、無料会計ソフトだと不十分に感じるかもしれません。事前に具体的に注意点について知っておきましょう。

 

  • 機能に制限がある
  • サポート体制が不十分
  • バックアップやデータ移行に不安が残る
  • 期間限定で無料のソフトが多い
  • セキュリティが心配

機能に制限がある

無料の会計ソフトは有料のものと比べて使える機能員制限がある傾向です。とくに無料トライアルや無料プランを使う場合は、有料版で使える機能の一部だけしか使えないようにされています。会計ソフトによって制限される機能は異なりますが、主に以下の機能に制限がかかるケースが多いです。

  • 記帳の回数
  • データの閲覧期間
  • 会計データの出力数
  • 会計レポートの作成やダウンロード
  • ログインできるユーザー数や端末数

使用目的を明確にしたうえで、必要機能が備わっているかどうかを確認してから会計ソフトを導入するようにしましょう。

サポート体制が不十分

無料会計ソフトだと、サポート体制が十分とは言えません。会計ソフトはどんなものでも、最低限の会計知識が必要です。マニュアルを読んでも、専門用語が使われていて初心者にとっては分かりにくいと感じてしまうでしょう。どのように運用すべきか分からなくて、会計ソフトを導入したのに使いこなせないなんてことになりかねません。

有料会計ソフトであれば、電話やメール、チャットなどのサポート体制が整えられており、細かく使用方法について質問できます。なかには、ベンダーやメーカーの担当者が企業にやって来て実務者に対して導入フォローや活用のための研修を行ってくれます。

しかし、無料会計ソフトの場合サポート窓口が設置されていないことは珍しくありません。運用に不安を覚えるのであれば、マニュアルやQ&Aページが充実していたり、動画で解説してくれたりするものを選びましょう。

バックアップやデータ移行に不安が残る

無料会計ソフトだとバックアップやデータ移行に不安が残ります。まず、バックアップは人為的ミスやシステムエラーなどの予期できないデータ消失のリスクに備えて行うことが一般的です。リスクマネジメントとして欠かせない作業でしょう。

しかし、無料会計ソフトに入力したデータのバックアップが取られていることは保証されておらず、使い慣れていない従業員が使ったときに誤って削除してしまってもデータ復帰ができないかもしれません。

また、今後別の会計ソフトに乗り換えることもあるでしょう。企業規模が大きくなって無料会計ソフトの機能では物足りなくなったときや、経営者の求めるレポートが高度になってきたときに検討する企業は少なくありません。このような場合、今までの会計データを乗り換え先の会計ソフトに移行させる必要があります。しかし、移行のサポートを受けられないことはもちろん、そもそも出力できるかどうかも怪しいです。

企業の将来を見据えるのであれば、最初から有料会計ソフトを選ぶことも考慮しましょう。

期間限定での無料ソフトが多い

期間限定で無料となっている会計ソフトが多いため注意しましょう。たとえば30日間はお試しで使えますが、31日目からは有料プランに切り替えないと利用できません。お試し期間だけ無料で使える会計ソフトは、会計ソフトの選定に悩んでいる場合や操作性を確認するために用意されています。

つまり、有料版の体験期間という位置付けで、そのまま企業で運用することは想定されていないのです。使い続けることはできないため、導入前に十分確認しましょう。

セキュリティが心配

会計ソフトには企業の売上や経費などの機密情報や給料といった個人情報が集約されてしまいます。そのため、セキュリティが万全であることは必須条件です。

もちろん、無料だからセキュリティが悪い、有料だからセキュリティが高いと言い切ることはできません。しかし、有料ソフトと比べてみると、無料ソフトではセキュリティにかける費用をかけられないことは明らかです。外部脅威対策や内部統制は重要な課題であるため、強固なセキュリティ体制を構築している会計ソフトかどうかを見極めて選定することを忘れないようにしましょう。

おすすめの会計ソフトを徹底比較

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製品のおすすめポイント

  • クラウド会計ソフトのシェア率が国内No.1で手厚いサポート体制
  • 経営レポートを自動作成、リアルタイムな意思決定が可能に
  • データ取込と転記・仕訳の自動化によって経理業務を効率化
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製品のおすすめポイント

  • 時間のかかる経理業務を短時間で可能に
  • 業務の効率化と決算の早期化を実現
  • 強力な管理会計機能で迅速な経営判断を支援
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製品のおすすめポイント

  • 企業価値を向上させる情報の最大活用を実現
  • 業務に対応したシステムのカスタマイズで効率的に
  • あらゆる経理スタイルに柔軟に対応
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製品のおすすめポイント

  • いつ監査が来ても安心な個別取消機能
  • すべての科目に対応したプロジェクト別会計対応
  • 日本だけでなく複数の会計基準に対応
  • ワンタッチで画面の言語切り替えが可能に
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製品のおすすめポイント

  • 仕訳入力を豊富な補助機能で支援し、仕訳伝票の修正も容易に
  • オプションの追加で企業にあった機能の追加が可能に
  • 経営者が知りたい情報をまとめてExcelに出力
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製品のおすすめポイント

  • 簿記が苦手な利用者でも簡単に仕訳入力ができる
  • データ化した証憑書類から仕訳を作成、便利な機能も
  • 日次集計や月次集計の確認だけでなく、確定申告も可能
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製品のおすすめポイント

  • AI自動仕訳で利用者の仕事に革命を起こす
  • 簡単操作としっかり機能でかゆい所に手が届く
  • 利用者満足度No.1の高品質なサポートにより安心して業務を遂行
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  • ワンクリックで決裁書を作成、経営状況を見える化
  • 顧問税理士とオンライン上でスムーズに情報共有
  • バックオフィスのサービスをまとめて使い業務を効率化
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  • 初心者でもすぐに使い始められる充実した基本設計
  • テレワークにおける最新の法令改正にも対応
  • クラウドとAIで管理し、業務効率を向上させる
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  • 軽快な操作性をクラウド上で実現、ソフトが不必要
  • リモートワークに対応、複数人でソフトを操作可能
  • 無料でアップデートとデータ保管をしてくれる
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製品のおすすめポイント

  • フレキシブルなマスタ設計により、あらゆる業務への対応が可能に
  • 伝票入力やデータ検証に対応し、ヒューマンエラーを防止する
  • 管理帳票や経営管理の機能の充実、ドリルダウン機能も
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製品のおすすめポイント

  • 充実した会計機能により業務の効率化が可能に
  • 他製品との柔軟な連携対応。製品間のエラーを減らす
  • 分かりやすいインターフェースと安心のサポート

会計ソフトを選ぶときの6つのポイント

 

会計ソフトを導入するメリットや注意点をお伝えしましたが、なかにはどのように製品を選ぶべきか悩むという人もいるでしょう。そこで、会計ソフトを選ぶときのポイントを詳しくお伝えします。

会計ソフトを選ぶときは、以下の6つのポイントに注目しましょう。6つの選定ポイントを知って、自社に最適な会計ソフトを導入してくださいね。

 

  • クラウド型かパッケージ型(オンプレミス型)か
  • 使いやすいかどうか
  • 社内のシステムと連携できるか
  • クレジットカードや口座と自動連携できるか
  • 法人の確定申告までサポートしているか
  • 費用が予算内か

クラウド型かパッケージ型(オンプレミス型)か

会計ソフトにはクラウド型とパッケージ型(オンプレミス型)があります。企業が会計ソフトに求める特徴によって選ぶべき型が変わるため、それぞれのメリット・デメリットを確認しましょう。

クラウド型

クラウド型はインターネット上で利用できるソフトです。ブラウザからURLでアクセスし、ログインすれば利用できます。インターネットが使えればどこからでも利用でき、複数端末からもアクセス可能です。

自社にサーバーを置いてソフトを構築する必要がないため、バージョンアップやバックアップの負担がありません。自動で最新機能が使えたり、最新の税制に対応したりしてくれるtめ手間がかからないメリットがあります。

一方、外部へアクセスして利用することになるためセキュリティ面で許容できるかどうかがポイントです。どうしてもインターネットへ接続するため、ウイルスやハッキングがゼロと言い切ることはできません。また、導入の初期費用は抑えられますが、有料プランだと月々の月額料金が発生し続けます。アクセスするユーザー数によって料金が変わる場合もあるため、事前に確認しましょう。

デメリットがあるものの、近年ではクラウド型の会計ソフトが主流となってきています。IT部門にリソースを割けない企業やテレワーク・リモートワークを推進している企業におすすめです。

パッケージ型(オンプレミス型)

パッケージ型(オンプレミス型)は社内のパソコンにインストールして利用する会計ソフトのことです。電気屋さんで購入したり、インターネット上でダウンロードしたりして利用します。一度インストールすればオフラインの状態で利用でき、入力したデータはパソコンに保管されます。そのため、セキュリティ面で安心です。有料のものであっても一度購入すれば月額料金が発生しないため、全体のコストは抑えられます。

一方で、パッケージ型は一度ダウンロードすると自動でアップデートがされないため、アップデートのお知らせのたびに担当者が実行しなければなりません。アップデートのときには外部にアクセスするか、新しいバージョンの会計ソフトを買い換えるかのどちらかです。また、利用しているパソコンが故障した場合過去のデータがすべてなくなってしまいます。そのため、必ず自社でバックアップを取っておかなければなりません。

手間が多いパッケージ型ですが、今でもパッケージ型を利用している企業は多く存在します。セキュリティを強化したい企業やIT部門にコストをかけられる企業におすすめです。

使いやすいかどうか

会計ソフトは担当者が毎日利用するため、使いやすいかどうかは重要なポイントです。操作性が悪くて使いにくかったり、見にくかったりすると、業務にストレスを感じてしまいます。本来、会計ソフトは業務効率を向上させるために活用するものです。一目見て操作できるレイアウトとなっているかや、アクセスしたいページにすぐアクセスできるかなど、実際に入力をする会計部門が使いやすいかどうかを見極めましょう。

使いやすさを確認するには、実際に使ってみることが1番です。有料のものでも無料トライアル期間や無料プランを活用し、実際に操作してみることをおすすめします。

社内のシステムと連携できるか

社内のシステムと連携できるかどうかも導入前にチェックしましょう。バックオフィスの業務には、会計以外にも、経費精算や請求書発行といったお金にまつわる業務が存在します。個別に処理すると何度もデータ入力をしなければならず、ミスを引き起こす原因になりかねません。

そこで、ほかの社内システムと連携させられればトータルで業務効率をはかれます。完全な自動連携でなくても、CSVでの入力・出力に対応しているだけでも大きく労力を軽減することが可能です。

クレジットカードや口座と自動連携できるか

業務効率化を目指すのであれば、クレジットカードや口座と自動連携できる会計ソフトを選ぶことをおすすめします。なぜなら、債務残高と銀行明細上の入金を照らし合わせて消去する消込作業をする必要がなくなるからです。わざわざATMへ足を運んで記帳する手間もなくせます。労力をなくせるうえに、ミスを防ぐことが可能なため、クレジットカードや口座と自動連携できる会計ソフトを選びましょう。

法人の確定申告までサポートしているか

企業で利用するのであれば、法人の確定申告までサポートしている会計ソフトを選ぶ必要があります。会計ソフトのなかには個人事業主向けの製品も存在し、確定申告で必要な書類が異なるため注意しなければなりません。具体的に、法人の確定申告には以下の書類が求められます。これらの書類が作成できる会計ソフトを選びましょう。

  • 法人税の申告書
  • 消費税の申告書
  • 地方法人税の申告書
  • 決算報告書
  • 総勘定元帳
  • 法人事情概況説明書
  • 税務代理権限証書
  • 領収書綴り

費用が予算内か

費用が予算内かどうかもチェックすべきポイントです。クラウド型かパッケージ型(オンプレミス型)かで予算の立て方が変わるため注意しましょう。

まず、クラウド型は初期費用が安く設定されており、無料の製品もあります。しかし、毎月月額料金が発生するため、1年間の予算を立てると良いでしょう。導入後は無料でアップデートされるため月額料金以外で費用がかかることはありません。

一方、パッケージ型(オンプレミス型)は買い切りなので購入後費用がかかることはありません。一般的に自社利用のソフトウェアは減価償却で5年の耐用年数が定められているため、購入金額を5年で割ると1年あたりの費用を導き出せます。ただし、急な税改正が行われると、その度購入して最新の税法に対応しなければなりません。5年間使うつもりでも予期せぬ買い替えが発生するケースもあるため、注意しましょう。

有料の会計ソフトを選ぶべき企業の特徴

無料会計ソフトを検討している人も多いかもしれませんが、以下のような企業であれば有料の会計ソフトを利用することをおすすめします。1つでも特徴に当てはまるのであれば、無料会計ソフトでは物足りない可能性が高いです。有料の会計ソフトの導入を前向きに検討しましょう。

 

  • 企業規模が大きい
  • 制限なく機能を使いたい
  • 会計知識に自信ががなくサポートを受けたい

企業規模が大きい

企業規模が大きいと会計処理が複雑化するため、無料会計ソフトでは返って効率が悪くなる恐れがあります。従業員数や事業数、部門数が多いとさまざまな仕訳や帳票に対応しなければなりません。無料会計ソフトのほとんどは、個人事業主やSOHO向けです。企業規模が大きいのであれば、導入検討のための無料トライアルを活用したのちに有料プランに切り替えましょう。

制限なく機能を使いたい

制限なく多くの機能を使いたいと考えているのであれば、有料の会計ソフトがおすすめです。無料会計ソフトの多くは基本的な仕訳入力しかできず、データ出力や自動仕訳、レポート作成に制限がかかっています。なかには仕訳件数に制限が設けられていて、十分な会計処理ができない会計ソフトも少なくありません。業務効率向上を目指すのであればデータ出力や自動仕訳は欠かせない機能です。会計ソフト導入の効果をより感じたいのであれば、有料の会計ソフトを選ぶことをおすすめします。

会計知識に自信ががなくサポートを受けたい

会計知識に自信がない場合、サポートの手厚い有料会計ソフトを利用しましょう。なぜなら会計知識がなければマニュアルを読んでもいまいち理解できず、操作に手間取ってしまうからです。有料会計ソフトであれば電話やメール、チャットなどで問い合わせが気軽にできるため、分からないことがあっても頼りにできます。なかには営業マンが足を運んで導入サポートや運用のための操作研修を行ってくれる場合もあります。会計や簿記に自信がないのであれば、有料会計ソフトを選びましょう。

無料にこだわりすぎず機能やサポートを重視して会計ソフトを選ぼう

企業活動をするうえで、会計業務は欠かせません。エクセルや手書きでの管理も可能ですが、会計ソフトを導入することで大幅に業務効率を向上させられます。できるだけコストを抑えたい思いから無料会計ソフトを選びたいという経営者の気持ちは理解できますが、無料にこだわりすぎると機能やサポートに対して不満が出てくるかもしれません。

機能やサポートに制限なく、使いやすい会計ソフトを選ばなければ運用は難しいでしょう。無料・有料にかかわらず、自社が運用していくためにぴったりの会計ソフトを選ぶことが大切です。そのため、会計ソフトの選定の際には実際に利用する会計・経理部門の担当者による無料トライアルの利用をおすすめします。機能性や使いやすさをチェックし、実務者目線で会計ソフトを選ぶことが大切です。会計ソフトを導入し、バックオフィス全体の業務効率化に貢献しましょう。

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