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最終更新日:2022/07/26

DXのスモールスタート!2022年会計システム最前線

企業経営の屋台骨ともいえる基幹業務でありながらコストセンターとして見做されがちなバックオフィス。現在ではその作業の大部分がITに代替され、省人化/無人化が進んでいます。なかでも“会計システム”は、オフコン黎明期から多くのメーカーが鎬を削ってきた分野。歴史の長さから、最も完成度が高いとされ、多くの事業所で真っ先に導入を検討すべきシステムといえます。

本記事では、多くの事業者様にとってDX(デジタル・トランスフォーメーション)の第一歩となるであろう“会計システム”について、歴史から最新機能、導入メリット/デメリットまでをわかりやすくまとめました。ぜひ、貴社の業務効率改善にお役立てください。

変わりゆく会計業務

かつては就職活動において準国家資格並みの評価を誇った「日商簿記」。その受験者数が、近年大きく減少傾向にあることを、みなさんはご存じでしょうか?

中小規模の簿記に対応し、最も汎用性が高いとされる同検定2級の受験者数の推移にフォーカスしてみましょう。2009年第123回の受験者数97,389名をピークに、2022年第161回は16,856名まで落ち込んでいます。割合でいえば、83%減。新型コロナ禍や人口減少の影響を考慮に入れても、異常事態といえる激減ぶりです。

財務諸表を作成するための技術である簿記は、同時に財務諸表から企業の財務状況を読み取るスキルであるともいえます。これまでは、経理担当者だけでなく、すべてのビジネスパーソンにとって必要な汎用スキルと見做されてきました。

近年、そうした傾向に変調がみられる要因のひとつとして、まず会計のシステム化が挙げられるでしょう。

会計システムとは?

そもそも会計システムとはどのようなものでしょうか。本章では会計システムの概要である下記について解説します。

企業の基幹業務、財務経理

企業の業種や規模は千差万別ですが、経理が必要とされない企業はありません。日々の取引やお金の流れを記録・管理する経理業務は、あらゆる企業にとって基幹業務の中枢に位置するものです。

経理業務は、概ね以下の3つで構成されています。

①出納業務

日々の取引から生じる現金・預金の入出金を記録・管理する業務が出納業務です。キャッシュフローを適切に管理・把握するためにも、ミスの許されない重要な業務です。

②記帳業務

取引を日付順に記録する「仕訳帳」と、勘定科目ごとに記録する「総勘定元帳」があります。勘定科目とは、取引による資産・負債・資本の増減、費用・収益の発生について、その性質をわかりやすく表すための分類項目の総称です。仕訳帳を基に、各取引を適切な勘定科目に分類して、総勘定元帳に転記する――ここまでが毎営業日ごとに行うルーティン、日次業務です。

【主な勘定科目】

資産 現預金・立替金・土地・建物・車両運搬具・工具器具部品・消耗品
負債 支払手形・買掛金・前受金・預り金
純資産 資本金・資本準備金・自己株式
収益 売上・受取利息・雑収入・有価証券売却益
費用 仕入・役員報酬・給与手当・福利厚生費・消耗品費・保険料・通信費・旅費交通費・交際費・リース料・水道光熱費

③集計業務

日時業務で記帳した総勘定元帳を基に、月次/年次の決算日ごとに、各取引を貸方/借方に分類して集計します。この分類作業を仕訳と呼び、決算日時点の資産、負債、純資産の集計結果を表にしたものを貸借対照表と呼びます。資産が負債+純資産の額と常に合致することから、バランスシート(B/S)とも呼ばれます。

もう一方、月次/年次ごとに総勘定元帳を基にして総売上から費用を差し引いて収益を計算した結果を表にしたものが損益計算書です。英語でProfit and Loss Statementと呼ぶことからP/Lとも呼ばれています。

集計業務とはこれらの作成を指し、それぞれ月次決算/年次決算といいます。すべての企業について、法的に義務づけられた作業です。

税法では、税務申告の際に貸借対照表・損益計算書・勘定科目内訳明細書・株主資本等変動計算書といった財務諸表の提出が求められます。さらに、上場企業であれば金融商品取引法に基づき、財務諸表を含む有価証券報告書の作成と金融庁への提出、会計監査人による財務諸表の会計監査が義務づけられています。そのため、経理職の職責は非常に大きなものといえるでしょう。

以上、経理業務は日次・月次・年次でルーティンになっているのがおわかりかと思います。数字を集計するルーティンワークという特性は、コンピューターの得意分野。また、法律で定められた業務を負う一方で、直接利益を生むわけではないコストセンターであったことから、ITによる自動化のメスが真っ先に入ることになったのは、必然の流れといえるでしょう。

会計システムの歴史

1960年代には、すでに事務処理現場の効率化を図るべくオフィスコンピューター(オフコン)が競って開発されており、従来、経理職員が手書きしていた伝票や帳簿付けは、大きく様変わりを遂げました。

経理業務の急速な電子化が進んだ1980年代には、現在の会計システムの始祖にあたるソフトウェア群がすでに出揃っており、熾烈な顧客獲得競争を通して、機能やユーザビリティを向上させています。1990年代にはMicrosoft社が発売した低価格高性能のOS、Windows 95により、PCの爆発的な普及が進み、大企業のみならず、中小企業でも経理業務は急速に省人化されました。

会計システムの基本機能

このように、財務会計業務用システム自体は、長い歴史のなかでソフィスティケイトされており、その利便性に関してはすでに完成されているといえます。各社から様々なブランドでリリースされていますが、コモディティ化されたことで性能についてもほぼ拮抗しており、わずかな得意分野や拡張性に差異があるのみに留まります。

会計システムに共通する基本的な機能としては、煩雑な仕訳入力から決算書作成までを補助/あるいは自動化してくれる――というもの。ひとつひとつ、見ていきましょう。

自動仕訳・データ入力補助

企業では日々、大量の取引を行いますが、先に述べたとおり、そこで発生する膨大な伝票や領収書を勘定科目ごとに分類し、貸方/借方に仕訳する作業が発生します。

かつてはたいへんな労力を必要とする業務でしたが、会計システムにはこれらデータ入力を補助/自動化する機能が備わっており、大幅な省人化/高速化が可能となっています。また、簿記に関する専門知識がないスタッフが担当しても、問題なく作業できるようになっています。現在の簿記離れは、こうしたところに要因のひとつがあるといえるでしょう。

カスタマイズによる拡張性

企業の特性に応じて、独自の勘定科目が発生することもあるかもしれません。その際、多くの会計システムでは、勘定科目を追加登録することも可能です。操作性についても、例えばこれまで使用していたホスト型システムと同じ操作性を取り入れることでオペレーターの負荷を軽減するなど、それぞれの事業所の特性に合わせて、柔軟なカスタマイズが可能になっています。

財務分析

経理業務は、ルーティン作業だけではありません。それらのデータを基に、経営判断に必要な分析を行い、適切な改善施策を提案できて、ようやく一人前の経理職といえます。

会計システムも同じく、ルーティン作業を機械的に代替するのみならず、それらのデータを基にグラフ等でヴィジュアライズして、経営支援資料作成までを行います。損益分岐点の把握や従業員の労働生産性・事業の成長性など、細かな指標で分析することで、経営の最適化に寄与します。

単純な作業の代替から企業の頭脳のサポートへ――会計システムに限ったことではありませんが、現在のITはすでにそこまで踏み込んでいるのです。

3大ポイント!最新の会計システム、その進化とは

 

ここまでは、会計システムの基本機能について、おさらいの意味でお話ししました。すでに会計システムを導入されている多くの事業者様にとっては、目新しい話ではないでしょう。

ですが、最新の会計システムは、柱となる三大技術によって「会計DX」と呼ぶにふさわしい進化を遂げています。

以下、3つのポイントに絞ってご紹介しましょう。

(1)クラウドの活用

ほかの分野の多くのシステムでそうであったように、クラウドの活用は、会計システムにとっても革命といえるものでした。

ソフトウェアやハードウェアを自社で保有・管理してシステムを自前で構築するオンプレミス(自社運用)方式に対し、サービスとして提供されている外部サーバーやソフトウェアを利用してシステム運用するのがクラウド・コンピューティングです。多くの企業で使い慣れたAdobe CCやMicrosoft Teamsなどのサービスを思い浮かべていただければ、イメージしやすいかもしれません。

クラウドを活用すれば、事業所内に物理サーバーを置く必要がなく、メンテナンスの必要もありません。世界一の災害大国であるわが国においてはBCP(Business Continuity Planning; 事業継続計画)の策定が重要になりますが、お金や取引の流れなどの重要データをクラウドサーバーに移管しておけば、万一、事業所が被災したとしても被害を最小限に抑え、事業の復旧をスムーズに行うことができます。実際に、2011年の東日本大震災の際は、クラウドを活用していた医療施設や建設業者は難を逃れ、いち早く事業を復旧することで多くの命が救われたという記録があります。

元来、社外に出せない機密情報を多く扱う経理業務は、より堅牢なオンプレミス方式で管理すべきだという考えが根強く、クラウド化が進みづらかった背景があります。ただ、現代ではクラウドの信頼性とセキュリティはオンプレミスと同等もしくはそれ以上と見做されるようになっており、総合的な利便性を鑑みて、クラウドの活用が主流になりつつあります。

また、クラウドシステムの場合、料金形態が買い切り型ではなく一定期間への支払い、いわゆるサブスクリプション方式になっているため、導入に際して初期費用が非常に低価格なのもうれしいポイント。頻繁に改正される会計法に対応してアップデートされた最新版ソフトウェアを常に使用することができるのも、経理担当者としては安心といえるのではないでしょうか。

(2)AIによって進む無人化

経理業務の多くは定型業務であるため、人工知能 (AI: Artificial Intelligence) を導入させる余地が多くあります。

最新の会計システムでは、連携した銀行やクレジットカード、ICカード、POSなどの明細データを自動で取り込むだけでなく、内容を自動で判別して勘定科目を提案、自動で仕訳まで行います。クラウドに蓄積されたビッグデータを基に学習して精度をさらに上げていく成長性も、AIならではといえるでしょう。

(3)OCR機能の併用

OCRとはOptical Character Readerの略で、日本語では光学的文字認識機能と訳されます。

要は、手書き文字をスキャナかスマートフォンのカメラで取り込み、自動で文字認識してテキストデータに変換する技術ですが、業務効率化のみならず、ペーパーレス化を図れるツールとして、現在、多くの場面で活用され、さらなる普及が期待されています。

会計システムに取り込まれたOCRは、手書きの領収書やFAXによる受発注、紙のレシートをデータとして取り込み、AIと組み合わせて自動処理することまでが可能になっています。

これまでは、領収書に統一した書式がなく体裁が多岐にわたるため、限定された場面でした使えない機能とされてきましたが、現在では驚くほど高精度になりつつあり、多くの経理担当者を強力にサポートしてくれています。

会計システムを導入する3大メリット

企業が会計システムを導入すると、下記3つの大きなメリットがあります。本章では、会計システムが企業にもたらす具体的なベネフィットについて、詳しく見ていきましょう。

 

  • リモートワークに対応できる
  • ペーパーレス化
  • 省人化

(1)リモートワークに対応できる

近年、新型コロナ禍で急速にリモートワークが一般化しましたが、経理担当者は業務の特性上、出社を余儀なくされる場面が多くありました。ただ、クラウドを活用した最新鋭の会計システムを導入すれば、そうした問題も氷解します。

さらに、複数担当者によるファイルデータの共有と共同編集が可能となり、スムーズなやりとりが可能になります。

経理担当者の働き方改革を考えるうえでも、会計システム導入を躊躇する理由はないといえるでしょう。

(2)ペーパーレス化

ふたつめのメリットとして、会計システムを導入することで、事業所内での大幅なペーパーレス化を図ることができます。

これまで紙保管していた領収書や伝票・受発注書類をデジタル化すれば、保存スペースを圧縮することができるほか、データを一元管理することで、過去の記録の検索が容易になります。紙代や印刷代のコスト削減にも繋がるでしょう。

業務効率化やコスト削減など、直接的なメリットだけではありません。現在、SDGsやカーボンニュートラル実現という観点からも、ペーパーレス化は多くの企業が取り組むべき課題として位置づけられています。2015年に国連で採択されたSDGs(Sustainable Development Goals; 持続可能な開発目標)の17の目標のなかには、森林保護も掲げられていますが、ペーパーレスが実現されれば、必然的に森林伐採を減らすことにも繋がります。また、紙の廃棄量を減らすことは、地球温暖化ガス排出ゼロをめざすカーボンニュートラル、脱炭素社会実現に寄与することでもあります。

現在では、事業の拡大や利益を追求するだけでなく、経営の中枢に社会貢献を採り入れなければ、消費者に選ばれることができません。社会問題に対する企業の姿勢によってブランドや製品が選ばれる昨今の消費傾向はビリーフ・ドリブン(Belief Driven)と呼ばれます。ペーパーレス化を通して、従業員にそうした意識を持たせることは、長期的に見て大きな利益に繋がっていくでしょう。

(3)省人化

ご存じのとおり、わが国の人口は現在、急速な減少傾向にあり、平成27年の厚生労働省の推計では2100年には 4,959万人 になると予測されています。それに伴い、労働人口も激減しており、中小規模の企業では若手労働者の新規採用がきわめて難しい状況になっています。新型コロナ禍による出生率の大幅な減少を踏まえれば、厚労省の推計よりも早い段階で危機的状況が迫ることは、まず間違いないでしょう。

(出典)平成27年版厚生労働白書 -人口減少社会を考える-(平成27年版厚生労働白書 -人口減少社会を考える-(本文)|厚生労働省 (mhlw.go.jp)

 

ミクロの観点でいえば、今後、経理担当者のみならず、多くの職種での人手不足が予測されます。特定の業種では、すでに仕事はあるのに人手が足りないために倒産するという事例も数多く報告されています。

マクロ的視点でいえば、国内総生産(GDP)が国民一人あたりの付加価値×人口によって算出されるため、労働人口減少は国際競争力の面でも悪影響を及ぼすでしょう。

人口減少は避けられない流れであるため、労働者一人あたりの付加価値/生産性を上げなければ、経済は維持できません。それは業務のIT化によってのみ成し遂げられます。会計システムは省人化のほかにも、ヒューマンエラーを防ぐ点でも有効です。当然ながら、人件費も抑制できるでしょう。むやみな採用や増員を考えるよりは、まずはシステム導入から検討すべきといえます、

政府も推進する会計システム導入

2018年に発表された「DXレポート」と呼ばれる資料のなかで、経済産業省は「2025年の崖」という表現を用いました。要約すれば、可及的速やかにDX(Digital Transformation/デジタル・トランスフォーメーション)を採り入れなければ、日本企業は国際的競争力を失い、それによる経済損失は2025年から年間約12兆円にのぼるだろう、という試算です。

DXという言葉の初出は、スウェーデンのウメオ大学エリック・ストルターマン教授が2004年に発表した論文とされています。日本語に直訳すればデジタル革新の意味を持つDXは、現在の日本経済のスローガンとして扱われていますので、すでにご存じの方も多いでしょう。古いレガシー(遺産)・システムを脱却し、デジタル技術で業務効率化やイノベーションを実現させることを指します。

近年、電子帳簿法改正やインボイス制度導入など、さまざまな法改正が話題となりましたが、その意図の一部には、現在、先進国に比して生産性が低迷している中小規模事業者のDX化を推進することが含まれています。

(1)電子帳簿保存法改正

帳票類のペーパーレス化は、政府が推進するDX施策の代表例です。2022年1月に改正された電子帳簿保存法(電帳法)は、その一環といえるでしょう。

従来、貸借対照表や損益計算書などの決算書類や出納帳・仕訳帳など、各種帳簿については、原則、紙での保存が求められていました。改正電子帳簿保存法では、要件を満たしたうえで税務署長の認可を受ければ、PCで作成した電子データ/スキャナやカメラで読み込んだ電子データ/電子取引のやりとりの電子データで保存することができるようになります。

保存の際の要件となるのが、検索機能の確保や改ざん防止目的のタイムスタンプですが、最新の会計システムではOCR機能や認定タイムスタンプを搭載することで電帳法改正にも対応しています。

(2)インボイス制度導入

2023年10月から施行される適格請求書等保存方式、いわゆるインボイス制度。2019年に消費税率が改正された際、軽減税率も導入されたことにより、8%と10%、2つの消費税率が併存することになりました。そのため、仕入税額の計算では、取引や商品ごとにどちらの税率が適用されているかを明確に示す必要が発生しました。

インボイス制度では、税額を正確に把握することができるよう、請求書への記載事項が変更されます。具体的には、従来の請求書項目に加えて、新たに「税率ごとに合計した対価の額および適用税率」と「適格請求書発行事業者の氏名または名称、および登録番号」の記載が義務づけられます。

当然、会計システムにも新たな対応が求められます。免税事業者や請求書発行事業者以外からの課税仕入れは、仕入税額控除を受けられないため、適格請求書類とそうでないものとを区分して管理する必要があります。非常に煩雑な作業ですが、インボイス制度にも対応した最新のクラウド会計システムを導入すれば、対応も容易になるでしょう。

(3)IT導入補助金を有効活用!

中小企業庁のもと一般社団法人サービスデザイン推進協議会が事務局業務を運用するIT導入補助金。生産性向上に取り組む中小企業・小規模事業者を支援することを目的に、最大450万円が交付される大盤振る舞いの制度です。

2022年には、インボイス制度対応として会計・受発注・決済・EC分野のクラウドサービス利用料が最大2年分補助される「デジタル化基盤導入類型」が新設されており、当然ながら、今回ご紹介したクラウド会計システム導入に充当することができます。導入をご検討されている事業者様は、こうした支援を上手く活用して、早めの業務効率化を果たしてアドバンテージを掴みましょう。

会計システムはDXの第一歩に最適!

本稿では、会計システムについて概説しました。現在では、ERP(Enterprise Resources Planning)システムと呼ばれる会計システムを包括した基幹業務システムへ乗り換える事業者も少なくありませんが、中小規模の多くの事業者様にとっては、おいそれと導入できる価格帯ではありません。それに比して会計システムは、普及が進んだ分野であるため、非常な高機能を備えながら、価格帯も比較的安価であることが特長。コスト・パフォーマンスは最高です。DXのスモールスタートには、会計システムから導入するのが最適といえるでしょう。

IT導入補助金にデジタル化基盤導入類型が新設されたこともあり、導入するならいまが絶好のタイミング。各種法対応は大きな負担ですが、業務効率化のためのチャンスともいえます。ぜひ、この機会に導入を検討されてみてはいかがでしょうか?

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