製品を導入することになった背景

株式会社スペース二十四様は、全国でコインパーキングを運営し、駐車場関連の機器やシステム開発、駐車場コンサルティングなどの事業を展開していました。急速な事業の成長と社員数の増加を背景に、情報共有の手法やあり方そのものを見直す必要が生じました。そのため、desknet's NEOを採用し、理想のコミュニケーションの環境づくりを目指しました。

導入前に企業が抱えていた課題

自社開発のシステムにはワークフローに特化した機能が欠けており、承認申請の遅延や決裁状況の把握の遅れが生じていました。また、社内ネットワーク経由でのみ文書管理にアクセス可能で、ファイル管理のルールが不十分であったため、業務文書や最新フォーマットの共有・管理にも課題がありました。さらに、事業の成長、組織の拡大、社員数の増加に伴い、内部統制の強化や情報セキュリティへの危機意識を社内に浸透させる必要が感じられました。

導入前の課題に対する解決策

新たなグループウェアの導入を検討し、情報共有の利便性向上や承認申請の効率化を目的として、複数の製品を比較検討しました。desknet's NEOは、その中でも明瞭な機能とインターフェース、さらには初期投資で複数の機能を活用できる点が評価され、正式に採用されました。

製品の導入により改善した業務

desknet's NEOの導入により、社内で運用する承認申請の多くが短期間でワークフローに移行しました。これにより、事業に直結する重要な承認申請・決裁の迅速化と、承認過程のエビデンスの記録・共有が実現しました。また、文書管理にワークフローの承認結果を蓄積することで、業務の履歴管理の環境が整備されました。さらに、社内メールとしての回覧・レポートやネオツイダイレクトメッセージが定着し、各種報告書や会議事前資料などの迅速な共有が可能となりました。