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最終更新日:2022/07/26

ワークフローシステムについて徹底解説|導入メリット・デメリットやその他特徴

私たちが普段行っている仕事内容によっては、上司に伺いを立ててからでなければ実行に移せない業務も多数あります。それらワークフローにおいて、稟議および決裁を行うことは珍しくありません。しかし、決裁ルートにおいて承認者として登録されている人や決裁権者が不在および離籍していることによって、事務効率が悪化するケースもあるでしょう。

また、昨今ではペーパーレス化が推奨されていることもあり、各種資料を電子データで稟議しなければならないケースも増えています。

本記事では、そのような背景を踏まえてワークフローシステムの概念や導入に伴うメリットおよびデメリットを解説します。

ワークフローとは

ワークフローシステムを理解するためには、ワークフローを正しく理解しなければなりません。ワークフローとは、業務における一連の流れのことです。会社において、事業を推進するにあたって担当者は上司などに対して伺いを立てなければなりません。

上司に対して書面など用意して「起案」し、伺いを立てるために「稟議」を行います。担当者は、決裁ルートに設定されている上司や関係者に対して「承認」を得る行為を行います。最終的には、稟議に対して決定権を持っている決裁権者に対して「決裁」をしてもらうのです。

このように、会社として行為を起こすことに対して社内で意思疎通を図り、最終的に決定して事業を執り行なう一連の流れがワークフローなのです。なお、稟議にあたり行おうとしている行為の大きさによって決裁ルートが変更されます。

例えば、次のような事例が想定されます。

 

  • 1000万円までの支出が伴う事業:経理課長専決
  • 1000万円から1億円までの支出が伴う事業:部長専決
  • 1億円以上の支出が伴う事業:社長専決

 

このように、事業規模に応じて最終的な決裁権者が変更となり、決裁権者に辿り着くまでの承認者の数も変更となります。また、事業の内容によっては自分が所属している部署だけでなく、他部署も密接に関わっているのであればそちらも決裁ルートに設定されることとなります。

上述したように、稟議を経て決裁を得るまでにはさまざまな担当者に承認および決裁をしてもらわなければならないため、決裁ルートに設定されている人数が数十人となることも珍しくありません。これらのことから、担当者に強いられている決裁に要する労力は非常に大きくなっているのです。それらの業務を効率的に行うため、ワークフローシステムの導入を検討している会社は珍しくありません。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、上述したワークフローをサポートすることを目的としています。ワークフローには、担当者の負担となっている部分が多く存在しています。ワークフローシステムによって、それらの業務負担を軽減することが可能であり、業務効率の改善が期待できるのです。ワークフローシステムは、これまでの稟議を電子で行うことを基本としています。状況によっては紙ベースの資料を併用して稟議することもありますが、基本的には電子データでの稟議を推奨しています。

稟議を電子で行うことにより、これまでは上司など承認者や決裁権者に直接伺いを立てに行かなければならなかった業務が、自席で設定するだけで自動で行うことができますので、業務負担の軽減が大きく期待できるのです。

ワークフローシステムの必要性

ワークフローシステムを利用して事務処理をする起案者は、従来では各種資料などをエクセルやワードで作成していました。しかし、ワークフローシステムであればエクセルやワードで資料を作成するのではなく、直接ワークフローシステムに構築されている様式に必要事項を入力することで対応することが可能です。

なお、ワークフローシステムの入力で対応できないケースであれば、エクセルやワードで資料を作成して、PDF変換した資料をワークフローシステムにアップすることも可能となっています。ワークフローシステムを利用して回議すると、決裁ルートに設定されている承認者および決裁権者に通知が届きます。決裁ルートに設定されている順序に従って、承認者および決裁権者はワークフローシステムを使用して承認および決裁をします。

起案者は、ワークフローシステムを確認することで、現在起案している稟議がどこまで回議されているのかをリアルタイムで把握することができます。また、急を要する稟議であった場合に承認者が不在であった場合は、ワークフローシステムにおいて「引き上げ承認」などもできるため、急を要する稟議にも柔軟に対応することができます。

ワークフローシステムは、文書管理に特化したシステムもありますが、勤怠管理および経費精算などの他システムにワークフローシステムが組み込まれていることもあります。

ワークフローシステムの機能

ワークフローシステムには、さまざまな機能が搭載されています。代表的な機能は、次のとおりです。

 

  • 申請フォームの作成機能
  • 申請時における入力項目不備などのチェック機能
  • 承認フローおよび承認方法の設定機能
  • 決裁ルートの自動設定
  • 起案者不在時における代理起案機能
  • 承認者不在時における代理承認機能
  • スマホやタブレットなどの媒体を使用した申請および承認機能
  • 申請に対する承認および差戻し機能
  • 差戻し時における承認者の後閲設定機能
  • リアルタイムで確認できる承認状況管理機能
  • 承認者および決裁権者に対しての未承認に関するリマインド機能
  • 申請書などの各種検索機能
  • チャットツールにおける連携機能

 

このように、ワークフローシステムにはさまざまな機能が搭載されています。

ワークフローシステムで対応可能な業務とは

ワークフローシステムでは、さまざまな機能を搭載することで、多様的に活用することができます。そのため、ワークフローシステムだけに特化したシステムではなく、他システムにワークフローシステムが組み込まれていることも珍しくありません。

例えば、労務管理・設計積算・会計処理・文書管理など、各種システムにワークフローシステムが組み込まれているのです。このように、ワークフローシステムで対応可能な業務とは広範多岐に渡ると言えます。

ワークフローシステムを導入するメリット5選

ワークフローシステムを導入することにより、会社に対してさまざまなメリットがあります。目に見えて担当者の業務効率が向上することはもちろんですし、コンプライアンスなど内部統制にも大きく寄与するものとなっています。

そのため、ワークフローシステムを会社に導入することで、想定以上のメリットを享受できる会社は多いと言えるでしょう。ここからは、具体的なメリットについて解説します。

 

  • 適切な内部統制など
  • 作業量の軽減
  • 迅速な対応
  • 多様性ある働き方に対応可能
  • ペーパーレス化可能

適切な内部統制など

ワークフローシステムを導入することで、内部統制およびコンプライアンス強化が期待できます。ここで定義づけているコンプライアンスの強化とは、経営者および管理職から一般担当者まで含めた全員が、社則などを徹底して実践することで会社が統制されることについてです。

会社で実施されているワークフローによって、社則などで決められているルールに基づいて起案されて適切な稟議が実践されていると言えるのです。これは、担当者個人で独断しているのではなく、会社として意思決定をしている行為であると言えるでしょう。

また、内部統制の観点からワークフローシステムを利用して稟議や文書保管を行う場合、稟議書類の気密性や重要性によって、アクセスできる人間を限定的なものとする必要もあります。

ワークフローシステムを導入することで、誰でも簡単に資料を閲覧できなくなりますのでアクセス権限が適切に保たれるのも大きなメリットであると言えるでしょう。ワークフローシステムを利用することにより、起案・承認・決裁・閲覧権限は一体的に管理されます。そのため、機密性の高い情報が外部へと流出しにくくなりますので、情報漏えいの観点からも有効です。

さらに、ワークフローシステムでは設定した順序に基づいて承認行為が行われるため、担当者が必要な承認者を経ずに決裁されてしまうというヒューマンエラーの防止にも寄与します。

一方、別の観点では稟議している最中に資料の中身が変更されてしまっては適切な決裁が行われているとは言えません。そのため、ワークフローシステムにおいては変更に関する管理が重要となるのです。従来行っていた紙ベースの資料では、決裁の最中に書類が変更されていたとしてもそれらに関する履歴は残りません。

しかし、ワークフローシステムであれば変更履歴を残すことができますので、書類の改ざんを防ぐことが可能です。その他、証跡および決裁情報が可視化されるため、内部統制およびコンプライアンス強化が期待できます。承認ルートを一元管理することで、起案された資料が適切な稟議を得て決裁されることが会社全体で担保できますので、ワークフローシステムの導入において会社の更なる適正化が期待できるでしょう。

作業量の軽減

決裁を起案する担当者は、稟議を行うまでの資料作成に時間を要します。稟議に必要となる資料作成はこれまでと同様に必要ですが、資料をプリンターから印刷して整える必要はなくなります。

また、上司と対面で稟議の説明をしなければならなかったことに対して、ワークフローシステムではシステム上で行うため、時間の節約に繋がります。このように、ワークフローシステムの導入によって、担当者の負担は大きく軽減されることでしょう。

迅速な対応

承認者および決裁権者は稟議を確認するための時間を要します。これまでは、紙ベースの資料を使用した稟議が一般的でしたので、それらを確認しながら承認および決裁を行うことが通常でした。上述したような承認および決裁を行うためには、自席で資料を確認しなければ各種行為を行うことができなかったのです。そのため、社外への出張や外出時には決裁事務が中断せざるを得なかったのです。

しかし、ワークフローシステムを導入することで、その状況は一変します。スマホやタブレットなどの各種媒体からワークフローシステムへとアクセスすることができるため、外出時においても決裁事務を進めることができるのです。これまでであれば、外出先から帰社すると決裁に関連する書類がたくさん積み上げられていたものが、外出中に処理できるため、業務効率が改善します。

このように、ワークフローシステムを導入することで迅速な対応が可能となるのです。

多様性ある働き方に対応可能

昨今では、働き方改革なども注目されていることから、多様な働き方が注目されています。その中の1つとして、リモートワークも挙げられるのではないでしょうか。リモートワークでは、出社および帰社に要する時間も削減することができ、満員電車で通勤することのストレスもなくなることから高い人気を博しています。しかし、決裁事務などを考慮した場合には、従来の手法では出社する必要がありました。

そこで、ワークフローシステムを導入することでそれらの問題は解決します。ワークフローシステムでは、自宅のパソコンなどからでも容易にアクセスすることができるためリモートワークにも対応が可能となっているのです。そのため、自宅にいながら起案することも可能ですし、承認および決裁をすることも可能です。このように、ワークフローシステムを導入することで多様性ある働き方に対応ができるようになるのです。

ペーパーレス化可能

ワークフローシステムは、基本的に電子データにて決裁を行います。そのため、従来のように紙ベースの資料を用意する必要がないのです。紙ベースの資料を用意するということは、印刷するための用紙および印刷するための経費が必要となります。また、パターンによっては郵送料が発生してしまうこともあるでしょう。

一方、別の観点では決裁に使用した資料などは期間を定めて適切に保管しなければなりません。ファイルなどに綴って保管をしなければなりませんので、保管スペースが必要となります。そのため、会社の規模によっては文書を保管するスペースだけでかなりの広さを要求されることもあるでしょう。

上述した問題が、ワークフローシステムの導入によって改善されるのです。ワークフローシステムでは、各種資料を電子データとして保存および管理するため、必然的に保管スペースは必要なくなります。電子データであれば、システムを使用して検索をすることができますので、過去の書類などについても容易に探すことができるでしょう。

さらに、電子データで保存しているため紙ベースの資料と違って紛失するリスクをなくすことができます。書類はシステム上でデータとして管理されるため、保管スペースも必要ありません。ペーパーレス化に伴って印刷するための用紙や印刷費用は発生しなくなりますので、経費削減にも大きく寄与します。このように、ペーパーレス化が会社に与えるメリットは極めて大きいといえます。

給与計算ソフトを導入するデメリット3選

ワークフローシステムでは、多大なメリットが期待できますので、導入することで業務改善効果が期待できます。しかし、ワークフローシステムに伴うデメリットが少なからずあることも理解しなければなりません。ここからは、ワークフローシステムのデメリットとそれらの事象への対応策について解説します。

 

  • 適応性
  • 操作性
  • 柔軟性

適応性

ワークフローシステムの導入に伴って、内部統制の確保やコンプライアンスの強化が期待できます。また、外出先から決裁事務を進めることなどを可能にすることで、業務効率が大きく改善を図れるでしょう。会社において、ワークフローシステムを使用して何がしたいのかを明確にするようにしましょう。目的としている機能がワークフローシステムに搭載されているかどうかが重要なのです。

例えば、ワークフローシステムの中には外出先からシステムにアクセスできないものもあります。また、利用できる端末がOSなどに起因して制限されることもあります。このように、せっかくワークフローシステムを導入したにも関わらず使い勝手が良くなかったことから、業務改善に繋がるどころか逆に業務効率が悪化する可能性も否定できません。そのため、導入するワークフローシステムが自身の会社に適応するのかどうか確認しなければならないのです。

操作性

ワークフローシステムは、パソコン・スマホ・タブレットなどの各種電子媒体を使用して操作します。そのため、機械の操作が苦手な人にはハードルが高いと感じられてしまうのです。業務効率改善を目的としてワークフローシステムを導入したにもかかわらず、システムの操作方法が分からずに利用することができない状態では改悪でしかありません。

このようなケースでは、ワークフローシステムを使うことを諦めてしまい、従来のアナログな手法へと戻ってしまうのです。そうなると、会社にとっては依然と何ら変わりない状態であるにもかかわらず、ワークフローシステムを導入したことによりイニシャルコストとランニングコストだけが残ってしまいます。前述したような最悪のケースを回避するためには、会社全ての担当者にワークフローシステムを問題なく使用してもらう必要があります。

まず、前提論としてワークフローシステムは誰でも簡単に操作が可能な分かりやすいものを導入すべきです。

次に、操作方法が分からないときに活用できる簡単なマニュアルを準備しましょう。

さらに、ワークフローシステム導入後速やかに、講習会を開催して実際にテスト画面でシステムに触れてもらう機会を作るようにしましょう。

このように、ワークフローシステム導入後に適切な対応をすることで適切にシステムを運用することができるでしょう。

柔軟性

会社において、ワークフローシステム以外に既存構築されているシステムがあるところも珍しくありません。そのため、新たにワークフローシステムを導入する際は、既存構築されているシステムと連携が図れるものとしなければなりません。既存構築されているシステムと連携が不可能である場合、その他のシステムを各々で活用しなければならなくなってしまい、各システムにてデータ入力の必要が生じてしまうことから、業務効率の悪化に繋がります。

それらの事象を回避するためには、会社においてワークフローシステム以外に既存構築されているシステムと連携が図れるかどうか、事前に確認しておくことが重要です。なお、状況によってはシステム間において密接な連携を必要とせずに、例えばCSVファイルを活用することで連携が図れる場合もありますので、状況に応じた対応をおすすめします。ワークフローシステムを新たに導入する際は、他のシステムとの親和性が重要であるのです。

ワークフローシステムを導入する際の注意点

ワークフローシステムを導入するだけで、劇的に業務効率が上がると考えている方もいらっしゃいますが、実際はそうではありません。上述したように、ワークフローシステムを導入することで多大なメリットを享受することができます。しかし、従来実施していた手法は紙ベースの資料を使用して稟議をしていたのですから、システム化するにあたって現状のワークフローをシステムに反映する必要があるのです。

まずは、現在会社内で適用されているワークフローが適切かどうかを改めて確認するのが良いでしょう。事例を挙げると、少額の製品を購入するための支出伺いの稟議が部長決裁であったとします。会社の意思決定を行うために重要である決裁ですが、内容によっては本当に幹部クラスまでの決裁を必要とするのかどうかを熟考することが重要なのです。それほど大きく会社に影響を与えない意思決定であれば、課長クラスの専決とするのも良いでしょう。

また、決裁ルートで設定されている承認者の数を見直して少なくするのも良いといえます。このように、現在運用されている社則が適切であるかどうかを改めて見直し、それらの改善結果をワークフローシステムに反映させることで大きな業務改善効率が期待できるのです。

会社によっては人事異動および組織改編が行われることも珍しくありません。その時に、権限設定および利用者情報の更新が必要となります。それらの事象が発生する度に、ワークフローシステムのメンテナンスに苦慮するようなものであれば注意が必要です。設定変更が容易であり、自社に合わせたカスタマイズが柔軟に可能であるワークフローシステムを導入すべきでしょう。

ワークフローシステムの製品を徹底比較

ワークフローシステム

rakumoワークフロー

rakumo 株式会社

ワークフローシステム

rakumoワークフロー

rakumo 株式会社

rakumo株式会社のrakumoワークフローは、Google Workspace / Salesforceを拡張するクラウド型の拡張ツール 「rakumo」のシリーズに属するワークフローシステムです。「rakumo」シリーズ860,000ラインセンスの利用と2,000社以上に利用されており、継続率は99%の実績を持っています。rakumoワークフローはGoogle Workspaceと連携し、申請 / 承認を効率化。契約締結などの業務フローをデジタル化します。

  • シンプルなUIとメール・Slack通知により決裁をスピーディーに
  • スマートフォンやタブレットに最適化され、どこでも業務を進行可能
  • Google Workspaceと連携し、楽に運用できる
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 申請フロー設定 申請ステータス表示 承認放置アラート 外部連携 マルチデバイス対応 フォロー機能 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
IT・情報通信広告・放送・出版運輸・物流
よく導入している企業の規模
51名-100名101名-300名301名-1,000名

この製品の導入事例掲載数14

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ワークフローシステム

WaWaFlow

株式会社アイアットOEC

ワークフローシステム

WaWaFlow

株式会社アイアットOEC

株式会社アイアットOECのWaWaFlowは、ソフトのインストールが不要なクラウド型のワークフローシステムです。自由に申請ルートや承認パターンとフリーフォームで書式を作成できるので簡単な申請から複雑な申請まで柔軟に対応できます。決済完了データを一括でCSV出力することができ、出力する項目についても任意に作成が可能です。サーバの運用は提供社のデータセンター(ISMS取得)で24時間365日有人監視を行っているので安心です。

  • 入力フォームや承認ルートの設定も自由自在
  • 分かりやすく多機能な申請で、業務を効率化
  • 外出先からの承認が可能なマルチデバイス対応
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 入力制御機能 申請フロー設定 承認放置アラート インポート・エクスポート マルチデバイス対応 チャット機能 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
不動産広告・放送・出版
よく導入している企業の規模
51名-100名1,001名以上

この製品の導入事例掲載数2

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ワークフローシステム

Ci*X Workflow

株式会社電通国際情報サービス(略称 ISID)

ワークフローシステム

Ci*X Workflow

株式会社電通国際情報サービス(略称 ISID)

株式会社電通国際情報サービスのCi*X Workflow(サイクロス ワークフロー)は、人事や総務関連の申請・各種届出業務のペーパーレス化・電子化を強力に推進する汎用ワークフローシステムです。Ci*X Workflowは使いやすい、作りやすい、変化に強く、住所変更届や出生届等の人事関連申請書類、名刺発注申請やPC発注申請等の総務関連申請書類、その他各種稟議申請・届出業務の効率化に寄与する汎用ワークフローシステムです。

  • 申請業務の効率化に必要な要素がすべて詰まったシステム
  • 管理者の苦労を「作りやすさ」で解決します
  • 変更に強いワークフロープラットフォームです
ソフト種別 なし 
基本的な機能 合議機能 申請フロー設定 履歴管理 外部連携 
推奨環境 なし 
サポート メール 
トライアル 無し
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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ワークフローシステム

ActionPassport

株式会社イーネットソリューションズ

ワークフローシステム

ActionPassport

株式会社イーネットソリューションズ

株式会社イーネットソリューションズのActionPassportは、稟議書などの各種申請書類や承認が必要な業務書類を担当者へ回して承認を行っていくWebシステムです。業務スピードはもちろん、柔軟性とシステム連携で、中堅企業の拡大するニーズに最適なワークフロー環境を構築できます。既存紙書類のフォームを取り込んで申請書の入力フォームに変換し、案件ごとなどに多岐にわたる承認/決裁ルートを自由に設定可能です。

  • データセンター運用のプロが提供、だから万全のセキュリティ
  • 大量の申請処理をインターネットで大幅に効率化できます
  • 自動計算や選択入力で入力が効率的になりミスも削減します
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 代理申請・承認 申請ステータス表示 承認放置アラート マルチデバイス対応 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
ビジネスサービス運輸・物流製造
よく導入している企業の規模
101名-300名301名-1,000名不明

この製品の導入事例掲載数10

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ワークフローシステム

バクラク申請

株式会社LayerX

ワークフローシステム

バクラク申請

株式会社LayerX

株式会社LayerXのバクラク申請は、クラウドワークフローシステムです。チャットアプリ連携で一瞬で稟議が完結できます。「バクラク申請」は「バクラク請求書」を提供する中で顕在化した、「稟議システム」と「会計システム」のデータの分断による非効率を解決する次世代の稟議システムです。AIが請求書を5秒でデータ化でき、チャットアプリから承認できます。データはバクラク請求書へ連携しています。シリーズ累計導入企業数 2000社以上です。

  • AIが請求書を5秒で高精度のデータ化できます
  • 承認も差し戻しもチャットアプリからできます
  • データはバクラク請求書へ連携、「稟議システム」と「会計システム」の分断を解消
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 入力内容自動チェック 外部連携 チャット機能 
推奨環境 なし 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
運輸・物流
よく導入している企業の規模
1,001名以上

この製品の導入事例掲載数1

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ワークフローシステム

ワークフローEX

株式会社Knowlbo(ナルボ)

ワークフローシステム

ワークフローEX

株式会社Knowlbo(ナルボ)

株式会社Knowlbo(ナルボ)のワークフローEXは、Excelの稟議文書をそのままワークフローにのせられる画期的なワークフローパッケージです。今お使いのExcelファイルを使って電子捺印(申請、承認)できます。決裁フローを簡単にペーパーレス化(電子化)することができます。入力フォームは使い慣れたExcelです。Webブラウザで動作するので、インストール不要で、ドラッグ&ドロップで簡単申請できます。

  • 利用中のExcelの稟議文書をそのまま使えます
  • 申請シートへのデータ引用、任意のデータを任意のセルに設定
  • ドキュメント(申請書、稟議書)の オフライン編集
ソフト種別 クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
基本的な機能 代理申請・承認 申請ステータス表示 過去申請引用 
推奨環境 なし 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
IT・情報通信
よく導入している企業の規模
1,001名以上

この製品の導入事例掲載数1

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ワークフローシステム

HUE ワークフロー

株式会社ワークスアプリケーションズ

ワークフローシステム

HUE ワークフロー

株式会社ワークスアプリケーションズ

株式会社ワークスアプリケーションズのHUE ワークフローは、紙よ、さらば、クラウド型ワークフローシステムです。HUEワークフローはユーザー目線で「使いやすい」を追求した、今までにないワークフローシステムです。紙の申請書を、かんたん操作でそのまま電子化できます。申請・承認にとどまらない業務全体の効率化などのDX推進の第一歩を支援します。おかげさまでリリース1周年、第2弾キャンペーン期間限定で実施中です。

  • 導入がかんたん。最短10分で設定が完了します。
  • 使いやすい。問い合わせゼロを実現します。
  • 圧倒的な機能。申請にとどまらない業務全体を効率化します。
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 入力制御機能 入力内容自動チェック 合議機能 ワンクリック承認 外部連携 
推奨環境 なし 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
教育
よく導入している企業の規模
不明

この製品の導入事例掲載数1

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ワークフローシステム

コラボフロー

株式会社コラボスタイル

ワークフローシステム

コラボフロー

株式会社コラボスタイル

株式会社コラボスタイルのコラボフローは、申請・承認業務をデジタル化でき、直感的な操作性で使い手を選ばないクラウドワークフローです。導入社数1,300社以上で業界業種問わず利用されています。コラボフローを導入することで業務効率化やペーパーレスによるコストカット、働き方改革などを実現することができます。操作がかんたんで誰でも使いやすく、専門的な知識がなくても運用できるため属人化のリスクを抑えることが可能です。

  • 導入も運用もかんたんにでき、属人化のリスクを解消
  • 業務プロセスの効率化により業務効率が飛躍的に向上
  • ペーパーレスでコストカット、あらゆるコストを削減
ソフト種別 クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
基本的な機能 外部連携 印影表示機能 申請ステータス表示 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
製造IT・情報通信医療・化学
よく導入している企業の規模
301名-1,000名21名-50名101名-300名

この製品の導入事例掲載数24

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ワークフローシステム

承認TIME

SBIビジネス・ソリューションズ株式会社

ワークフローシステム

承認TIME

SBIビジネス・ソリューションズ株式会社

SBIビジネス・ソリューションズ株式会社の承認TIMEは、社内文書の申請と決裁業務を電子化できる、最短1週間で導入可能な、1アカウント月額300円から使えるワークフローシステムです。稟議以外にも議事録や営業報告のフローを設定でき、外出先でも申請・承認をおこなえます。実務に即した保管者、閲覧者を設定して文書を回、複数の拠点でもシームレスに承認を回せます。結果的に紙を減らしてペーパーレス化が実現できます。

  • ペーパーレスでいつでもどこでも申請・承認
  • マウス操作だけでできるかんたん文書フォーム作成
  • 複数言語に翻訳可能で、多言語対応のワークフローシステム
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 外国語対応 インポート・エクスポート マルチデバイス対応 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
製造広告・放送・出版運輸・物流
よく導入している企業の規模
51名-100名101名-300名

この製品の導入事例掲載数4

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ワークフローシステム

ワークフローAppRemo

株式会社システムエグゼ

ワークフローシステム

ワークフローAppRemo

株式会社システムエグゼ

株式会社システムエグゼのAppRemoは、申請・承認機能が中心のワークフローシステムです。株式会社アトレや三菱商事パッケージング株式会社などに導入されており、業務システムを支えています。申請者や承認者が使いやすいようにデザインされており、AppRemoを利用することで業務管理の管理負荷を軽減可能です。オンプレミス版とクラウド版を選択でき、クラウド版は導入コストがほとんどかかりません。規模に合わせてプランを変えられるため、さまざまな企業に導入されています。

  • PCだけでなくスマートフォンやタブレットでも利用可能、自動通知機能で承認漏れなし
  • テレワークや在宅勤務に対応、ペーパーレス化だけでなくコンプライアンスの強化も
  • 申請フォームはExcelで作成可能、使い慣れたツールでデジタル化を推進
ソフト種別 クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト パッケージ型ソフト 
基本的な機能 申請ステータス表示 履歴管理 外部連携 承認放置アラート マルチデバイス対応 チャット機能 過去申請引用 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
不動産製造小売・流通
よく導入している企業の規模
301名-1,000名51名-100名101名-300名

この製品の導入事例掲載数5

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ワークフローシステム

SMILE V / eValue V(ワークフローシステム)

株式会社OSK

ワークフローシステム

SMILE V / eValue V(ワークフローシステム)

株式会社OSK

株式会社OSKのSMILE V / eValue Vは、審議や申請、報告書の提出を電子化し、業務を効率化するワークフローシステムです。 SMILE V / eValue Vはドキュメント管理、ワークフロー、スケジューラー、コミュニケーションなど情報伝達に必要な機能を網羅したグループウェアで、ワークフローはそのうちの1つの機能となります。ワークフローパッケージの導入シェアが10年連続No.1であり、信頼と実績があります。

  • 多種多様なサンプルフォームを提供、小口旅費精算、物品購入申請が可能
  • 申請フォームを簡単にカスタマイズ、ドキュメントを自動で保存
  • 複雑な承認ルートも直感操作で作成可能、柔軟に対応でき、合議機能も搭載
ソフト種別 クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
基本的な機能 合議機能 外部連携 集計機能 申請フロー設定 マルチデバイス対応 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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ワークフローシステム

ジョブカンワークフロー

株式会社DONUTS

ワークフローシステム

ジョブカンワークフロー

株式会社DONUTS

株式会社DONUTSのジョブカンワークフローは、ジョブカンシリーズのワークフローシステムです。シリーズ累計導入12万社を突破し、ファンケルやアシックス、SBI証券などにも使われています。スマートフォン利用にも対応しており、申請・承認をどこでもできるため会社の意思決定を高速化可能です。また複雑な承認ルートにも柔軟に対応できるため、承認時間の大幅な短縮が可能。無料プランも用意されており、他シリーズとの連携でさらに便利になります。

  • 使いやすいUIで初期設定や申請書作成が簡単にできる
  • 申請書のテンプレートは50種類以上、カスタマイズも可能
  • スマートフォンでの利用に対応、いつでもどこでも利用できる
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 合議機能 外部連携 外国語対応 ワンクリック承認 一括申請・承認 入力制御機能 代理申請・承認 申請フロー設定 申請ステータス表示 過去申請引用 承認放置アラート インポート・エクスポート マルチデバイス対応 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート 電話 メール チャット 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
IT・情報通信金融製造
よく導入している企業の規模
51名-100名101名-300名301名-1,000名

この製品の導入事例掲載数28

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ワークフローシステム

Gluegent Flow

サイオステクノロジー株式会社

ワークフローシステム

Gluegent Flow

サイオステクノロジー株式会社

サイオステクノロジー株式会社のGluegent Flowは、申請・承認・決裁、共有の業務プロセスを電子化し、クラウドで利用できるワークフローシステムです。モバイル端末でも利用可能で、シンプルなUIで誰でも簡単に使えます。クラウドなのでサーバーが必要無く、自社の規定に沿って申請経路をカスタマイズ可能。CSV出力と連携ツールを利用することで、GoogleやMicrosoftなどのシステムとも連携可能です。

  • モバイル利用ができ、クラウド型なのでいつでもどこでも利用可能
  • 申請や稟議書など基本機能以外にも、申請書をカスタマイズして幅広い業務に利用可能
  • システムをペーパーレス化し、検索・追跡も楽、作業の自動化機能も
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 入力内容自動チェック 申請フロー設定 履歴管理 外部連携 マルチデバイス対応 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
IT・情報通信卸売不動産
よく導入している企業の規模
101名-300名301名-1,000名1,001名以上

この製品の導入事例掲載数10

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ワークフローシステム

Dugong

株式会社電算

ワークフローシステム

Dugong

株式会社電算

株式会社電算のDugongは、社内の申請・承認業務をすべて電子化、Webブラウザを利用し簡単に作業が行えるようになるワークフローシステムです。在宅勤務・テレワークにも対応し、稟議書や各種申請書の申請が可能。稟議書や申請書にハンコを押すだけで出社する必要が無くなります。働き方の幅を広げ、企業の意思決定を効率化。パソコンだけでなくタブレット利用も可能なので、いつどこに居てもDugongによって社内の手入力をゼロにすることができます。

  • 簡単に素早く申請と承認が可能、操作に迷わない
  • Dugong独自の機能により承認経路の設定が簡単にできる
  • 社内のシステムとデータ連携し、手入力ゼロ、ミスもゼロに
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 マルチデバイス対応 申請ステータス表示 外部連携 ワンクリック承認 入力内容自動チェック 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート 電話 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
製造IT・情報通信公共機関・非営利団体
よく導入している企業の規模
301名-1,000名101名-300名1,001名以上

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ワークフローシステム

AgileWorks

株式会社エイトレッド

ワークフローシステム

AgileWorks

株式会社エイトレッド

株式会社エイトレッドのAgileWorksは、ユニシスや帝京大学、ANAなどの大企業や大学などで使われているワークフローシステムです。AgileWorksは大企業や中堅企業、グローバル企業など大規模での導入を想定しており、大きな組織変更や人事変動などに柔軟に対応する、最適な機能を提供しています。組織改編も簡単な操作で対応でき、システム間での連携も自動的に行うので手間がいりません。また英語・日本語・中国語での切り替えも可能です。

  • 直感的に入力できるフォームで、複雑な組織構造を簡単に処理
  • 管理ルールを統一し、社内の業務フローを強化
  • 検証環境によるリスク回避と、強力なシステム連携で変化に強い
ソフト種別 パッケージ型ソフト 
基本的な機能 外国語対応 マルチデバイス対応 申請フロー設定 外部連携 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
IT・情報通信金融ビジネスサービス
よく導入している企業の規模
1,001名以上301名-1,000名101名-300名

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ワークフローシステム

X-Point Cloud

株式会社 エイトレッド

ワークフローシステム

X-Point Cloud

株式会社 エイトレッド

株式会社エイトレッドのX-Point Cloudは、稟議・申請の電子化が可能なクラウド型のワークフローシステムです。同社のAgileWorksのクラウド版になります。国内シェアNo.1を占めており、シリーズ累計の導入数は3,500社以上。1ユーザー月額500円から使用可能で、直感的な操作でいつでもどこでも、タブレット端末などをつかい利用可能。紙帳票のような入力フォームを作成できるため、デジタル化に慣れていない企業でも簡単に導入できます。

  • スマートフォン・タブレット対応でどこからでもワンクリック承認が可能
  • 設備投資不要のクラウドサービスで圧倒的な費用対効果
  • クラウドでありながら抜群のセキュリティ
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 入力内容自動チェック 印影表示機能 ワンクリック承認 代理申請・承認 一括申請・承認 申請フロー設定 外部連携 承認放置アラート マルチデバイス対応 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
IT・情報通信製造小売・流通
よく導入している企業の規模
301名-1,000名1,001名以上101名-300名

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ワークフローシステム

Create! Webフロー

インフォテック株式会社

ワークフローシステム

Create! Webフロー

インフォテック株式会社

インフォテック株式会社のCreate! Webフローは、経済産業省の中小企業庁、スマートSMEサポーターの認定を受けており、使いやすさでも高評価を記録しているワークフローシステムです。「電紙決裁ソリューション」という、紙の申請・決済業務をそのまま電子化したワークフローシステムで、すぐに使い方がわかることが強みです。他システムとの連携も可能で、柔軟な利用方法が可能。ビジネスの多様なシーンで活躍し、申請待ちなどによるタイムロスを無くせます。

  • 業務プロセスを可視化し、ルートの自動判定により承認作業を円滑に
  • 内部統制ができるだけでなく、ペーパーレス化のメリットも
  • 業務効率を継続的に改善し、働き方改革に貢献
ソフト種別 クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
基本的な機能 外国語対応 マルチデバイス対応 申請フロー設定 印影表示機能 外部連携 集計機能 履歴管理 一括申請・承認 過去申請引用 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
製造IT・情報通信小売・流通
よく導入している企業の規模
301名-1,000名1,001名以上101名-300名

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ワークフローシステム

楽々WorkflowII

住友電工情報システム株式会社

ワークフローシステム

楽々WorkflowII

住友電工情報システム株式会社

住友電工情報システム株式会社の楽々WorkflowIIは、オムロンやシャープなどの企業に利用されているワークフローシステムです。クラウドサービスでも利用でき、バックアップやセキュリティ対策もしており安心。楽々WorkflowIIを使用することで、承認や決裁といった紙で行われていた行為をパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなど電子上で行えるようになります。統一基盤として利用し、業務を効率化可能です。

  • いつでもどこでも簡単で迅速な立ち上げが可能、ストレスを軽減
  • 大規模運用・長期での運用など、どのような環境にも対応
  • システム統合型のワークフロー統一基盤として利用可能
ソフト種別 クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
基本的な機能 合議機能 印影表示機能 外部連携 外国語対応 一括申請・承認 ワンクリック承認 入力制御機能 入力内容自動チェック 代理申請・承認 集計機能 過去申請引用 履歴管理 承認放置アラート 申請フロー設定 申請ステータス表示 インポート・エクスポート マルチデバイス対応 フォロー機能 プレビュー機能 チャット機能 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 1年間
よく導入している業種
製造IT・情報通信卸売
よく導入している企業の規模
1,001名以上301名-1,000名101名-300名

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ワークフローの管理を効率化するにはワークフローシステムの導入が必須

ここまで、ワークフローシステムの概念や導入に伴うメリットおよびデメリットについて解説しました。ワークフローシステムを導入することで、これまで社内でなければ決裁処理することができなかった事務を、外出先などから行えることで業務効率が飛躍的に向上することでしょう。

また、リモートワークなどの多様性ある働き方にも柔軟に対応することができるため、新型コロナウイルス感染拡大防止に寄与できるなど、大きなメリットがあります。ワークフローシステムを導入するためには、イニシャルコストとランニングコストが必要となるため、予算が必要となります。そのため、導入後に業務効率改善が伴わなければ会社にとって全くメリットがなくなってしまいます。

そうならないように、ワークフローシステムにどのような機能を搭載することで自社の業務効率改善に繋がるのか熟考してから行動に移すようにしてください。ワークフローシステムを導入することにより恩恵は非常に大きなものとなっていますので、是非ともワークフローシステムの導入を検討されては如何でしょうか。

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