ワークフローシステムについて徹底解説｜導入メリット・デメリットやその他特徴
最終更新日：2022/07/26
目次
私たちが普段行っている仕事内容によっては、上司に伺いを立ててからでなければ実行に移せない業務も多数あります。それらワークフローにおいて、稟議および決裁を行うことは珍しくありません。しかし、決裁ルートにおいて承認者として登録されている人や決裁権者が不在および離籍していることによって、事務効率が悪化するケースもあるでしょう。
また、昨今ではペーパーレス化が推奨されていることもあり、各種資料を電子データで稟議しなければならないケースも増えています。
本記事では、そのような背景を踏まえてワークフローシステムの概念や導入に伴うメリットおよびデメリットを解説します。
ワークフローとは
ワークフローシステムを理解するためには、ワークフローを正しく理解しなければなりません。ワークフローとは、業務における一連の流れのことです。会社において、事業を推進するにあたって担当者は上司などに対して伺いを立てなければなりません。
上司に対して書面など用意して「起案」し、伺いを立てるために「稟議」を行います。担当者は、決裁ルートに設定されている上司や関係者に対して「承認」を得る行為を行います。最終的には、稟議に対して決定権を持っている決裁権者に対して「決裁」をしてもらうのです。
このように、会社として行為を起こすことに対して社内で意思疎通を図り、最終的に決定して事業を執り行なう一連の流れがワークフローなのです。なお、稟議にあたり行おうとしている行為の大きさによって決裁ルートが変更されます。
例えば、次のような事例が想定されます。
- 1000万円までの支出が伴う事業：経理課長専決
- 1000万円から1億円までの支出が伴う事業：部長専決
- 1億円以上の支出が伴う事業：社長専決
このように、事業規模に応じて最終的な決裁権者が変更となり、決裁権者に辿り着くまでの承認者の数も変更となります。また、事業の内容によっては自分が所属している部署だけでなく、他部署も密接に関わっているのであればそちらも決裁ルートに設定されることとなります。
上述したように、稟議を経て決裁を得るまでにはさまざまな担当者に承認および決裁をしてもらわなければならないため、決裁ルートに設定されている人数が数十人となることも珍しくありません。これらのことから、担当者に強いられている決裁に要する労力は非常に大きくなっているのです。それらの業務を効率的に行うため、ワークフローシステムの導入を検討している会社は珍しくありません。
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、上述したワークフローをサポートすることを目的としています。ワークフローには、担当者の負担となっている部分が多く存在しています。ワークフローシステムによって、それらの業務負担を軽減することが可能であり、業務効率の改善が期待できるのです。ワークフローシステムは、これまでの稟議を電子で行うことを基本としています。状況によっては紙ベースの資料を併用して稟議することもありますが、基本的には電子データでの稟議を推奨しています。
稟議を電子で行うことにより、これまでは上司など承認者や決裁権者に直接伺いを立てに行かなければならなかった業務が、自席で設定するだけで自動で行うことができますので、業務負担の軽減が大きく期待できるのです。
ワークフローシステムの必要性
ワークフローシステムを利用して事務処理をする起案者は、従来では各種資料などをエクセルやワードで作成していました。しかし、ワークフローシステムであればエクセルやワードで資料を作成するのではなく、直接ワークフローシステムに構築されている様式に必要事項を入力することで対応することが可能です。
なお、ワークフローシステムの入力で対応できないケースであれば、エクセルやワードで資料を作成して、PDF変換した資料をワークフローシステムにアップすることも可能となっています。ワークフローシステムを利用して回議すると、決裁ルートに設定されている承認者および決裁権者に通知が届きます。決裁ルートに設定されている順序に従って、承認者および決裁権者はワークフローシステムを使用して承認および決裁をします。
起案者は、ワークフローシステムを確認することで、現在起案している稟議がどこまで回議されているのかをリアルタイムで把握することができます。また、急を要する稟議であった場合に承認者が不在であった場合は、ワークフローシステムにおいて「引き上げ承認」などもできるため、急を要する稟議にも柔軟に対応することができます。
ワークフローシステムは、文書管理に特化したシステムもありますが、勤怠管理および経費精算などの他システムにワークフローシステムが組み込まれていることもあります。
ワークフローシステムの機能
ワークフローシステムには、さまざまな機能が搭載されています。代表的な機能は、次のとおりです。
- 申請フォームの作成機能
- 申請時における入力項目不備などのチェック機能
- 承認フローおよび承認方法の設定機能
- 決裁ルートの自動設定
- 起案者不在時における代理起案機能
- 承認者不在時における代理承認機能
- スマホやタブレットなどの媒体を使用した申請および承認機能
- 申請に対する承認および差戻し機能
- 差戻し時における承認者の後閲設定機能
- リアルタイムで確認できる承認状況管理機能
- 承認者および決裁権者に対しての未承認に関するリマインド機能
- 申請書などの各種検索機能
- チャットツールにおける連携機能
このように、ワークフローシステムにはさまざまな機能が搭載されています。
ワークフローシステムで対応可能な業務とは
ワークフローシステムでは、さまざまな機能を搭載することで、多様的に活用することができます。そのため、ワークフローシステムだけに特化したシステムではなく、他システムにワークフローシステムが組み込まれていることも珍しくありません。
例えば、労務管理・設計積算・会計処理・文書管理など、各種システムにワークフローシステムが組み込まれているのです。このように、ワークフローシステムで対応可能な業務とは広範多岐に渡ると言えます。
ワークフローシステムを導入するメリット5選
ワークフローシステムを導入することにより、会社に対してさまざまなメリットがあります。目に見えて担当者の業務効率が向上することはもちろんですし、コンプライアンスなど内部統制にも大きく寄与するものとなっています。
そのため、ワークフローシステムを会社に導入することで、想定以上のメリットを享受できる会社は多いと言えるでしょう。ここからは、具体的なメリットについて解説します。
- 適切な内部統制など
- 作業量の軽減
- 迅速な対応
- 多様性ある働き方に対応可能
- ペーパーレス化可能
適切な内部統制など
ワークフローシステムを導入することで、内部統制およびコンプライアンス強化が期待できます。ここで定義づけているコンプライアンスの強化とは、経営者および管理職から一般担当者まで含めた全員が、社則などを徹底して実践することで会社が統制されることについてです。
会社で実施されているワークフローによって、社則などで決められているルールに基づいて起案されて適切な稟議が実践されていると言えるのです。これは、担当者個人で独断しているのではなく、会社として意思決定をしている行為であると言えるでしょう。
また、内部統制の観点からワークフローシステムを利用して稟議や文書保管を行う場合、稟議書類の気密性や重要性によって、アクセスできる人間を限定的なものとする必要もあります。
ワークフローシステムを導入することで、誰でも簡単に資料を閲覧できなくなりますのでアクセス権限が適切に保たれるのも大きなメリットであると言えるでしょう。ワークフローシステムを利用することにより、起案・承認・決裁・閲覧権限は一体的に管理されます。そのため、機密性の高い情報が外部へと流出しにくくなりますので、情報漏えいの観点からも有効です。
さらに、ワークフローシステムでは設定した順序に基づいて承認行為が行われるため、担当者が必要な承認者を経ずに決裁されてしまうというヒューマンエラーの防止にも寄与します。
一方、別の観点では稟議している最中に資料の中身が変更されてしまっては適切な決裁が行われているとは言えません。そのため、ワークフローシステムにおいては変更に関する管理が重要となるのです。従来行っていた紙ベースの資料では、決裁の最中に書類が変更されていたとしてもそれらに関する履歴は残りません。
しかし、ワークフローシステムであれば変更履歴を残すことができますので、書類の改ざんを防ぐことが可能です。その他、証跡および決裁情報が可視化されるため、内部統制およびコンプライアンス強化が期待できます。承認ルートを一元管理することで、起案された資料が適切な稟議を得て決裁されることが会社全体で担保できますので、ワークフローシステムの導入において会社の更なる適正化が期待できるでしょう。
作業量の軽減
決裁を起案する担当者は、稟議を行うまでの資料作成に時間を要します。稟議に必要となる資料作成はこれまでと同様に必要ですが、資料をプリンターから印刷して整える必要はなくなります。
また、上司と対面で稟議の説明をしなければならなかったことに対して、ワークフローシステムではシステム上で行うため、時間の節約に繋がります。このように、ワークフローシステムの導入によって、担当者の負担は大きく軽減されることでしょう。
迅速な対応
承認者および決裁権者は稟議を確認するための時間を要します。これまでは、紙ベースの資料を使用した稟議が一般的でしたので、それらを確認しながら承認および決裁を行うことが通常でした。上述したような承認および決裁を行うためには、自席で資料を確認しなければ各種行為を行うことができなかったのです。そのため、社外への出張や外出時には決裁事務が中断せざるを得なかったのです。
しかし、ワークフローシステムを導入することで、その状況は一変します。スマホやタブレットなどの各種媒体からワークフローシステムへとアクセスすることができるため、外出時においても決裁事務を進めることができるのです。これまでであれば、外出先から帰社すると決裁に関連する書類がたくさん積み上げられていたものが、外出中に処理できるため、業務効率が改善します。
このように、ワークフローシステムを導入することで迅速な対応が可能となるのです。
多様性ある働き方に対応可能
昨今では、働き方改革なども注目されていることから、多様な働き方が注目されています。その中の1つとして、リモートワークも挙げられるのではないでしょうか。リモートワークでは、出社および帰社に要する時間も削減することができ、満員電車で通勤することのストレスもなくなることから高い人気を博しています。しかし、決裁事務などを考慮した場合には、従来の手法では出社する必要がありました。
そこで、ワークフローシステムを導入することでそれらの問題は解決します。ワークフローシステムでは、自宅のパソコンなどからでも容易にアクセスすることができるためリモートワークにも対応が可能となっているのです。そのため、自宅にいながら起案することも可能ですし、承認および決裁をすることも可能です。このように、ワークフローシステムを導入することで多様性ある働き方に対応ができるようになるのです。
ペーパーレス化可能
ワークフローシステムは、基本的に電子データにて決裁を行います。そのため、従来のように紙ベースの資料を用意する必要がないのです。紙ベースの資料を用意するということは、印刷するための用紙および印刷するための経費が必要となります。また、パターンによっては郵送料が発生してしまうこともあるでしょう。
一方、別の観点では決裁に使用した資料などは期間を定めて適切に保管しなければなりません。ファイルなどに綴って保管をしなければなりませんので、保管スペースが必要となります。そのため、会社の規模によっては文書を保管するスペースだけでかなりの広さを要求されることもあるでしょう。
上述した問題が、ワークフローシステムの導入によって改善されるのです。ワークフローシステムでは、各種資料を電子データとして保存および管理するため、必然的に保管スペースは必要なくなります。電子データであれば、システムを使用して検索をすることができますので、過去の書類などについても容易に探すことができるでしょう。
さらに、電子データで保存しているため紙ベースの資料と違って紛失するリスクをなくすことができます。書類はシステム上でデータとして管理されるため、保管スペースも必要ありません。ペーパーレス化に伴って印刷するための用紙や印刷費用は発生しなくなりますので、経費削減にも大きく寄与します。このように、ペーパーレス化が会社に与えるメリットは極めて大きいといえます。
給与計算ソフトを導入するデメリット3選
ワークフローシステムでは、多大なメリットが期待できますので、導入することで業務改善効果が期待できます。しかし、ワークフローシステムに伴うデメリットが少なからずあることも理解しなければなりません。ここからは、ワークフローシステムのデメリットとそれらの事象への対応策について解説します。
- 適応性
- 操作性
- 柔軟性
適応性
ワークフローシステムの導入に伴って、内部統制の確保やコンプライアンスの強化が期待できます。また、外出先から決裁事務を進めることなどを可能にすることで、業務効率が大きく改善を図れるでしょう。会社において、ワークフローシステムを使用して何がしたいのかを明確にするようにしましょう。目的としている機能がワークフローシステムに搭載されているかどうかが重要なのです。
例えば、ワークフローシステムの中には外出先からシステムにアクセスできないものもあります。また、利用できる端末がOSなどに起因して制限されることもあります。このように、せっかくワークフローシステムを導入したにも関わらず使い勝手が良くなかったことから、業務改善に繋がるどころか逆に業務効率が悪化する可能性も否定できません。そのため、導入するワークフローシステムが自身の会社に適応するのかどうか確認しなければならないのです。
操作性
ワークフローシステムは、パソコン・スマホ・タブレットなどの各種電子媒体を使用して操作します。そのため、機械の操作が苦手な人にはハードルが高いと感じられてしまうのです。業務効率改善を目的としてワークフローシステムを導入したにもかかわらず、システムの操作方法が分からずに利用することができない状態では改悪でしかありません。
このようなケースでは、ワークフローシステムを使うことを諦めてしまい、従来のアナログな手法へと戻ってしまうのです。そうなると、会社にとっては依然と何ら変わりない状態であるにもかかわらず、ワークフローシステムを導入したことによりイニシャルコストとランニングコストだけが残ってしまいます。前述したような最悪のケースを回避するためには、会社全ての担当者にワークフローシステムを問題なく使用してもらう必要があります。
まず、前提論としてワークフローシステムは誰でも簡単に操作が可能な分かりやすいものを導入すべきです。
次に、操作方法が分からないときに活用できる簡単なマニュアルを準備しましょう。
さらに、ワークフローシステム導入後速やかに、講習会を開催して実際にテスト画面でシステムに触れてもらう機会を作るようにしましょう。
このように、ワークフローシステム導入後に適切な対応をすることで適切にシステムを運用することができるでしょう。
柔軟性
会社において、ワークフローシステム以外に既存構築されているシステムがあるところも珍しくありません。そのため、新たにワークフローシステムを導入する際は、既存構築されているシステムと連携が図れるものとしなければなりません。既存構築されているシステムと連携が不可能である場合、その他のシステムを各々で活用しなければならなくなってしまい、各システムにてデータ入力の必要が生じてしまうことから、業務効率の悪化に繋がります。
それらの事象を回避するためには、会社においてワークフローシステム以外に既存構築されているシステムと連携が図れるかどうか、事前に確認しておくことが重要です。なお、状況によってはシステム間において密接な連携を必要とせずに、例えばCSVファイルを活用することで連携が図れる場合もありますので、状況に応じた対応をおすすめします。ワークフローシステムを新たに導入する際は、他のシステムとの親和性が重要であるのです。
ワークフローシステムを導入する際の注意点
ワークフローシステムを導入するだけで、劇的に業務効率が上がると考えている方もいらっしゃいますが、実際はそうではありません。上述したように、ワークフローシステムを導入することで多大なメリットを享受することができます。しかし、従来実施していた手法は紙ベースの資料を使用して稟議をしていたのですから、システム化するにあたって現状のワークフローをシステムに反映する必要があるのです。
まずは、現在会社内で適用されているワークフローが適切かどうかを改めて確認するのが良いでしょう。事例を挙げると、少額の製品を購入するための支出伺いの稟議が部長決裁であったとします。会社の意思決定を行うために重要である決裁ですが、内容によっては本当に幹部クラスまでの決裁を必要とするのかどうかを熟考することが重要なのです。それほど大きく会社に影響を与えない意思決定であれば、課長クラスの専決とするのも良いでしょう。
また、決裁ルートで設定されている承認者の数を見直して少なくするのも良いといえます。このように、現在運用されている社則が適切であるかどうかを改めて見直し、それらの改善結果をワークフローシステムに反映させることで大きな業務改善効率が期待できるのです。
会社によっては人事異動および組織改編が行われることも珍しくありません。その時に、権限設定および利用者情報の更新が必要となります。それらの事象が発生する度に、ワークフローシステムのメンテナンスに苦慮するようなものであれば注意が必要です。設定変更が容易であり、自社に合わせたカスタマイズが柔軟に可能であるワークフローシステムを導入すべきでしょう。
ワークフローシステムの製品を徹底比較
製品のおすすめポイント
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- ペーパーレスでコストカット、あらゆるコストを削減
ワークフローシステムOKRツール
| トライアル | 無し |
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- ボタンを押すだけで仕事が進む
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製品のおすすめポイント
- 入力フォームや承認ルートの設定も自由自在
- 分かりやすく多機能な申請で、業務を効率化
- 外出先からの承認が可能なマルチデバイス対応
ワークフローシステム
| トライアル | 無し |
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ワークフローシステム
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製品のおすすめポイント
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製品のおすすめポイント
- AIが請求書を５秒で高精度のデータ化できます
- 承認も差し戻しもチャットアプリからできます
- データはバクラク請求書へ連携、「稟議システム」と「会計システム」の分断を解消
製品のおすすめポイント
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- 申請シートへのデータ引用、任意のデータを任意のセルに設定
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- マウス操作だけでできるかんたん文書フォーム作成
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ワークフローシステム
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製品のおすすめポイント
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文書管理システムワークフローシステム
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製品のおすすめポイント
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- システム統合型のワークフロー統一基盤として利用可能
ワークフローの管理を効率化するにはワークフローシステムの導入が必須
ここまで、ワークフローシステムの概念や導入に伴うメリットおよびデメリットについて解説しました。ワークフローシステムを導入することで、これまで社内でなければ決裁処理することができなかった事務を、外出先などから行えることで業務効率が飛躍的に向上することでしょう。
また、リモートワークなどの多様性ある働き方にも柔軟に対応することができるため、新型コロナウイルス感染拡大防止に寄与できるなど、大きなメリットがあります。ワークフローシステムを導入するためには、イニシャルコストとランニングコストが必要となるため、予算が必要となります。そのため、導入後に業務効率改善が伴わなければ会社にとって全くメリットがなくなってしまいます。
そうならないように、ワークフローシステムにどのような機能を搭載することで自社の業務効率改善に繋がるのか熟考してから行動に移すようにしてください。ワークフローシステムを導入することにより恩恵は非常に大きなものとなっていますので、是非ともワークフローシステムの導入を検討されては如何でしょうか。
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