X-point Cloud

課題・導入背景

タダノの​CS企画部​マニュアルGは、​顧客や​パートナー企業に​提供する​取扱説明書と​いった​サービス資料を​管理する​部署です。​資料の​注文が​入ると​営業担当者が​申請書を​起案し、​マニュアルGが​取りまとめて​決裁権限者の​承認を​得たうえで​発送する​流れでしたが、​この​申請が​FAXと​メールで​行われていた​ため、​担当者が​不在だと​受け付けられない、​メールを​見落と​して​営業担当者から​催促される、と​いった​問題が​繰り返し起きていました。​受理後も​申請書の​回付、​処理、​保管に​加えて、​印刷を​担う​グループ会社への​送付依頼が​必要で、​これらの​作業が​担当者の​業務全体の​15〜20%を​占めていました。​処理の​遅れは​そのまま​顧客への​納期の​遅れに​つながる​ため、​申請業務の​効率化が​求められていました。

解決策

社内で​働き方​改革に​向けた​分科会活動が​始まった​ことを​きっかけに、​マニュアルGの​苅山宏治氏が​申請業務の​効率化を​発案し、​比較検討を​経て​X-point Cloudを​選びました。​決め手は、​申請フォームの​欄外に​記入の​手引きを​出せる​レイアウト機能でした。​記入項目が​多く​差し戻しの​多かった​申請書の​記入ミスを​減らせると​判断しました。​社内には​フルスクラッチで​開発した​稟議用の​ワークフローシステムが​すでに​あり、​既存の​システムを​使えば​よいのではと​いう​声も​上がりましたが、​苅山氏は​費用対効果を​数字で​示し、​導入後の​保守管理を​自部門で​担うと​宣言して​承認を​得ています。​構築は​苅山氏が​ひとりで​進め、​ノーコードの​フォーム作成機能を​使って、​作業開始から​4か​月後に​運用を​始めました。

結果

サービス資料の​注文に​関する​申請は、​FAXや​メールから​すべて​X-point Cloudに​移り、​FAXの​受け取り、​メールの​印刷、​回付、​保管の​作業が​なくなりました。​その​結果、​申請業務に​かかる​工数は​約95%減り、​申請1件あたりの​処理時間は​以前の​20分の​1程度に​なっています。​資料の​送付が​早くなった​ことで​納期が​短縮され、​サービス品質と​顧客満足度の​向上に​もつながりました。​導入当初は​サービス資料の​申請書だけでしたが、​社内の​要望に​応じて​申請書を​順次追加し、​現在は​約30種類の​申請書を​年間約1,000件の​申請に​使っています。​苅山氏自身の​業務では、​全体の​15〜20%を​占めて​いた​作業が​ほぼ不要に​なり、​その​時間を​業務改善の​企画に​振り向けています。