COGENT AI SmartRead PLUS+

課題・導入背景

朝日共販株式会社では、​WEB注文が​広がる​一方で、​長く​付き合いの​ある​会員からは​FAXや​郵送での​注文が​続いています。​看板商品の​カニは​正月に​合わせて​11月と​12月に​注文が​集中し、​この​2カ月で​約3,000枚の​注文書が​届きます。​これまでは​営業スタッフ4〜5名が​手作業で​入力し、​正確な​データに​する​ために​入力担当と​確認担当の​二人体制で​ダブルチェックを​行っていました。​繁忙期には​この​作業だけで​合計100時間を​費やしており、​一人​ひとりの​状況に​合わせたきめ細かな​対応を​大切に​したい​現場に​とって、​入力に​取られる​時間を​どう​減らすかが、​顧客と​向き合う​時間を​増や​すための​課題に​なっていました。

解決策

同社が​製品選定で​最も​重視したのは、​自社で​AI OCRを​操作・運用する​必要が​ない​ことでした。​「結局​自社で​チェックするなら​工数は​減らない」と​心配していた​ためです。​COGENT AI SmartRead PLUS+​（以下、​SmartRead PLUS+）は​データの​加工や​精査までを​含めて、​基幹システムへ​そのまま​取り込める​完成データと​して​納品される​ため、​同社は​2025年11月に​本格導入しました。​運用では、​FAXで​届いた​注文書を​自動で​PDF化して​専用フォルダに​集め、​SmartRead PLUS+に​アップロードする​流れです。​電話番号の​桁数チェックや​支払い方​法に​応じた​手数料の​自動計算と​いった​同社独自の​事務ルールも、​担当者と​打ち合わせて​自動処理の​条件に​組み込みました。

結果

導入後、​注文書の​手入力は​ほぼゼロに​なりました。​繁忙期に​合計100時間かかっていた​入力と​ダブルチェックの​作業が​ほぼなくなり、​電話番号の​桁数や​手数料の​計算と​いった​社内ルールに​沿った​チェックも​データ加工の​段階で​済むため、​自社で​一件ずつ​確認して​修正する​手間が​要らなくなっています。​届いた​データは​そのまま​基幹システムに​取り込める​形式と​精度で、​営業スタッフは​空いた​時間を​顧客への​フォローや​提案に​充てられるようになりました。​同社は​今後、​受注から​システム反映までを​完全に​自動化し、​SmartRead PLUS+との​連携を​リアルタイムに​近づけて​リードタイムを​いっそう​短く​する​ことを​目指しています。