スマートOCR

課題・導入背景

株式会社エプコは、​全国から​届く​住宅アフターメンテナンスの​依頼を​沖縄オペレーションセンターで​受けており、​修理依頼に​基づく​進捗報告書や​完了報告書などの​FAXが​月に​15,000〜20,000枚届きます。​導入前は、​届いた​FAXを​プリントアウトして​手作業で​振り分け、​8時から​23時までの​日中​時間帯に​4人工で​平均326枚を​CRMシステムへ​手入力し、​さば​ききれない​分は​深夜勤務の​メンバーが​対応していました。​当日中の​登録を​目指しても​入力が​数時間後に​なることが​あり、​催促や​確認の​電話を​受けて​未入力の​FAXを​探す作業も​生じていました。​2025年4月始動の​DX推進プロジェクト​「H-M2.0」のもと、​同社は​入力の​効率化と​ペーパーレス化の​ための​ツールを​探し始めました。

解決策

同社は​「AIOCR シェア高い」で​検索し、​手書きを​含む読み取り精度、​非定型帳票への​対応、​コストの​3点で​3製品を​比較しました。​トライアルで​同じ​手​書きFAXの​精度を​比べ、​キー・バリュー方​式の​分かりやすさと、​スマートOCR LOADERで​API開発が​不要に​なる​ことを​決め手に​選んでいます。​導入から​2カ月で​CRMとの​連携を​構築し、​並行して​運用担当者が​メーカーごとの​テンプレートを​複製して​50種類用意しました。​現在は、​受信した​FAXを​データベースに​自動登録し、​5分間隔で​アップロードして、​OCR後の​CSVを​CRM側で​取り込んでいます。​人の​作業は、​依頼内容と​抽出データ、​FAX画像を​1画面で​見比べて​取り違えを​防ぐ​目視確認に​絞られています。

結果

運用開始から​半年で、​日中​時間帯の​処理は​2人工で​平均432枚と​なり、​1人あたりの​処理枚数は​81.5枚から​216枚に​増えました。​1枚あたりの​入力時間は​約3分の​1に​短縮され、​約65％の​削減です。​深夜​勤務メンバーの​処理枚数も​減り、​双方が​ほかの​業務に​時間を​割けるようになりました。​FAXの​受信から​登録までは、​以前は​最大で​半日かかりましたが、​前後の​自動化システムと​組み合わせて​遅くとも​20〜30分以内に​完了するようになり、​約12倍の​速さです。​催促や​確認の​電話は​なくなり、​プリントアウトが​不要に​なった​ことで​振り分けや​シュレッダーの​作業も​消えました。​テンプレート対応は​全体の​約70％まで​進み、​同社は​残りの​帳票も​対応して​完全自​動化を​目指しています。