ネクスタ・メイシ

課題・導入背景

ホーチキでは​名刺の​管理が​社員個人に​任されており、​紙のまま​保管する​人も​いれば​個人向けの​無料アプリを​使う​人も​いました。​個人任せの​管理の​ため、​会社と​して​社内の​人脈を​把握できず、​退職時の​持ち出しや​紛失など、​個人情報保護の​面から​不安の​声も​上がっていました。​営業現場からは​名刺の​整理や​検索に​かかる​手間を​減らしたいと​いう​要望が​あり、​「名刺管理システムを​導入して​ほしい」と​いう​声も​寄せられていました。​同社は​事業の​性質上、​セキュリティに​関連する​イベントや​セミナーを​主催する​機会が​多いのですが、​来場者から​もらった​名刺の​整理に​時間が​かかり、​すぐに​アプローチできない​ことも​課題でした。​営業以外の​部​門からも​使いたいと​いう​声が​あり、​会社と​して​ツールを​統一する​ことにしました。

解決策

以前から​名刺管理ツールを​検討していましたが、​候補の​多くは​想定より​価格が​高く、​使わない​機能が​付いていて、​操作が​複雑で​社員が​使いこなせるか​不安が​残る​ものでした。​ネクスタ・メイシは、​担当者が​「業界でも​トップクラスの​安さ」と​評価する​価格で​ありながら​必要な​機能が​そろっており、​シングルサインオンへの​対応と​セキュリティ対策も​決め手に​なりました。​1人あたりの​単価を​抑えられた​ことで、​当初の​想定より​多くの​社員で​名刺情報を​共有できています。​導入時には​自社で​ガイドラインを​作り、​週1回の​名刺登録や​社用端末からの​アクセスに​限ると​いった​基本ルールを​まとめ、​180日以上​アクセスの​ない​ユーザーの​アカウントを​停止する​運用も​続けています。​導入は​首都圏の​営業部​門から​始め、​現在は​全国の​営業拠点に​広げている​ところです。

結果

外出先でも​アプリから​名刺を​登録できるようになり、​社内に​眠っていた​人脈が​可視化されました。​同じ​人物の​名刺を​社内の​誰が​何枚​持っているかが​表示される​ため、​アプローチの​際に​つながりの​深さを​判断する​目安に​しており、​顧客の​部署異動の​情報も​追えるようになっています。​名刺情報は​会社の​資産と​して​蓄積されるので、​社員が​退職しても​アカウントを​無効化すれば​情報は​社内に​残ります。​イベントや​セミナーでは、​登録時に​イベント名や​日付で​タグを​付けておくと​後から​お礼メールを​まとめて​送る​ことができ、​CSVで​書き出せる​ため、​導入前は​数日かけていた​来場者リストの​作成が​数分で​済むようになりました。​操作説明会は​開かず、​社内グループウェアで​案内を​流しただけでしたが、​操作に​ついての​問い​合わせは​ほとんど​出ていません。