eYACHO for Business

課題・導入背景

コスモ松山石油の​松山工場では​常時約30件の​工事が​並行し、​約20社の​協力会社が​出入りしています。​保全工事の​請負と​施工管理を​担う​コスモエンジニアリングを​含めた​3者の​間で、​書類の​承認は​紙への​押印で​回っていました。​特に​工事の​着工可否を​判断する​作業予定表は、​協力会社が​毎日紙で​作成して​両社に​提出する​もので、​書類の​作成と、​広い​プラント内に​点在する​事務所へ​自転車で​届ける​移動に​1日約1時間を​要していました。​受け取る​側の​コスモエンジニアリングでも​受付と​承認に​1日約30分を​費やし、​枚数が​増えると​コピー漏れや​押印忘れも​起きていました。​作業予定表は​工事終了後​5年間の​保管が​決まっている​ため書類は​膨大で、​社内監査の​ときに​必要な​書類を​探し出すのにも​時間が​かかっていました。

解決策

コスモエンジニアリングの​本社から​紹介された​eYACHO for Businessを、​複数の​会社を​またぐ​電子承認が​できる​こと、​紙の​帳票を​PDFで​取り込めば​見た​目を​変えずに​使える​こと、​費用が​安い​ことを​理由に​選びました。​両社の​各部​署から​選んだ​メンバーで​トライアルを​始めると、​最初の​1週間は​「今まで​通りの​ほうが​いい」と​いう​反発が​多く、​改善策を​検討して​再トライアルを​行ったうえで、​協力会社を​含む約100アカウントで​本格運用に​移りました。​運用後も​承認が​止まる​問題が​残った​ため、​工事の​進捗を​一覧に​して​担当者や協力会社で​絞り込める​「承認ステータス一覧表」の​開発を​MetaMoJiに​相談しました。​この​帳票が​定着の​転機に​なり、​運用開始から​半年後に​継続利用を​決めています。

結果

本格運用から​約2年が​経ち、​利用者は​コスモ松山石油57名、​コスモエンジニアリング25名、​協力会社15社63名の​計145名に​広がりました。​対象の​帳票も​品質管理記録や​現場パトロール記録など​へ​広がり、​工場で​使う​書類の​10〜20％が​移行済みです。​労働時間は、​コスモ松山石油で​1人あたり年間25時間、​主要4部署の​合計で​年間約100時間、​コスモエンジニアリングで​1人あたり50時間、​12名の​合計で​年間600時間が​削減されました。​コピー用紙も​両社で​それぞれ年間約6,500枚と​約12,000枚減っています。​協力会社に​ついては、​1人あたり年間約110時間、​工事量が​最も​多い​会社では​年間約660時間の​削減に​なると​いう​試算です。​社内の​「ベストジョブ表彰」で​2度受賞するなど、​現場に​定着しています。