BUILDY NOTE

課題・導入背景

同社では、​協力業者の​工程を​管理する​方​法や​依頼の​仕方が、​業務部​署や​担当者個人に​よってばらばらでした。​仕事の​やり方が​人ごとに​違う​ため担当者間で​パフォーマンスの​差が​生まれ、​忙しい​担当者を​別の​担当者が​フォローする​ことも​難しく、​業務効率化を​進めるうえでの​妨げに​なっていました。​担当者は​それぞれ自分の​メモを​見ながら​工程を​管理しており、​抜け漏れの​不安を​抱えたまま​仕事を​進めていました。​予定どおりに​搬入や​工事が​できるか​確認の​連絡が​必要な​場面では、​多忙な​時期に​確認漏れが​起き、​出戻りが​発生する​リスクが​ありました。​協力業者への​連絡も​FAXを​送った​あとに​電話で​見て​もらえたか​確かめる​手順で、​効率の​悪い​状態が​続いていました。

解決策

同社は​正しい​業務フローに​基づいた​作業手順を​作成し、​それを​BUILDY NOTEの​工程管理に​載せる​形で​運用を​始めました。​搬入や​工事の​確認連絡は​工程表に​基づいて​ToDoと​して​管理し、​いつ誰に​何を​確認するかが​個人の​メモに​頼らず​分かるように​しています。​協力業者との​やり​取りは​ファイル共有と​メッセージを​中心に​切り​替え、​既読確認機能で​相手が​実際に​見た​ことを​把握できるようにしました。​協力業者の​休日や​「これ以上​作業を​請けられない」​日も​BUILDY NOTE上で​分かる​ため、​日程調整は​その情報を​見ながら​進めます。​工事の​受諾も​同じ​画面で​意思​表示して​もらう​運用です。​2022年時点で​一部の​エリアを​除き、​ほぼ​全国の​拠点で​導入を​終えています。

結果

先行して​導入した​エリアでは、​1人あたり月に​約21時間、​率に​して​約15%の​業務時間が​減ったと​報告されています。​担当者ごとの​やり方の​違いに​よる​パフォーマンスの​差は​縮まり、​担当者同士で​フォローし合えるようになりました。​工程表に​基づく​確認の​ToDo管理で​抜け漏れの​不安が​なくなり、​古い​図面や​工程を​見て​作業する​行き違いもなくなっています。​北海道から​九州までの​物件の​進捗を​誰でも​同じように​読み取れるようになった​ことで、​将来は​全国の​事業所が​エリアを​越えて​業務を​補い合う​体制や、​災害時に​別の​エリアから​事業を​続ける​BCPの​考え方に​もつながると​同社は​見ています。​2021年度に​窓数シェア1位と​なり受注が​増えた​際も、​現状の​人員で​対応できた​一因に​この​標準化を​挙げています。