購買管理プラットフォーム

課題・導入背景

シーテックの​資材部​購買グループは、​受託した​工事に​使う​資材の​調達から​自社設備の​発注、​備品や​工具の​購入まで、​全社の​購買管理を​総括しています。​従来の​発注は、​自社システムに​起票して​事前承認を​受け、​決裁書を​起票して​承認を​得たうえで、​購買グループが​紙の​注文書を​印刷・封入して​サプライヤーへ​郵送する​流れでした。​1件の​発注に​約120分かかり、​郵送の​ため納品まで​約4〜5日を​要する​こともありました。​納品後も​検収、​購買データの​アップロード、​複数の​請求書処理と​工程が​続き、​担当者は​「人の​手に​頼る​部分が​多く、​漏れや​ミスが​避けられない​状況でした」と​振り返ります。​事業所ごとに​購買先や​契約単価が​異なる​ことや、​インボイス制度への​対応も​課題に​なっていました。

解決策

同社は​2002年から​ビズネットの​ベーシックカタログ機能を​使い続けており、​使い​慣れた​同じ​プラットフォームに​寄せれば​社員教育も​運用も​一つの​システムで​完結して​最も​効率的だと​考えました。​開発コストが​不要で​導入後すぐ​使える​こと、​購入データを​取得できる​こと、​請求書を​一本化できることも​決め手に​なり、​ユーザーカタログ機能を​導入しています。​まず発注頻度の​高い​被服などの​貸与品を​扱う​サプライヤーを​対象に、​事業所ごとに​異なっていた​購買先や​契約単価を​単価契約品と​して​ビズネットに​集約し、​WEBカタログ化しました。​部署単位だった​IDは​社員ごとの​個人IDに​切り​替え、​要求部門の​社員が​自分で​カタログから​注文し、​承認を​経て​発注する​運用に​変えています。​紙の​帳票と​郵送を​やめ、​承認後​すぐに​注文書を​電子送信する​形です。​社内告知や​サプライヤーへの​協力依頼、​ビズネットの​営業担当に​よる​提案と​支援を​経て、​導入検討から​導入までは​約半年でした。

結果

1件あたりの​発注処理時間は​約1/3に​短縮され、​年間1,500時間​（200人日）の​削減に​つながりました。​郵送に​よる​タイムラグが​なくなって​納品までの​期間が​縮まり、​ビズネット経由の​発注件数は​従来の​2倍以上に​増えています。​個人IDに​した​ことで​誰が​何を​注文したかが​明確に​なり、​納品伝票に​発注者名が​載る​ため、​時折起きていた​納品時の​発注者探しの​混乱もなくなりました。​請求書を​一本化して​CSVで​基幹システムに​取り込めるようになり、​仕訳の​手間が​減って​経理処理も​速くなっています。​紙帳票の​廃止と​電子化で​インボイス制度への​対応も​済みました。​要求部​門からは​「商品を​探す手間が​減った」​「配送先が​明確に​なった」と​いう​声が​寄せられ、​この​取り組みは​中部電力グループかい​ぜん​コンテストで​優秀賞を​受賞しています。​シーテックの​管理部​門と​しては​初めての​受賞です。