働き方DX部門
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Shachihata Cloud
シヤチハタ株式会社
Shachihata Cloud
シヤチハタ株式会社
Shachihata Cloud は、社内外の各種文書に対する押印・決裁・回覧をオンラインで完結できる、クラウド型の電子印鑑・ワークフローサービスです。ワークフローや電子印鑑、電子決裁・電子契約、経費申請などの機能を同一基盤上で提供し、紙書類の削減と文書管理の効率化、リモートワーク環境での承認プロセス高速化を同時に実現します。パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからも利用できるため、出社や押印のための移動を前提としない、柔軟な働き方を支える電子決裁インフラとして多くの企業・団体に採用されています。
| 会社名 | 大日本印刷株式会社 イメージングコミュニケーション事業部 |
| 業種 | 印刷・情報サービス |
| 概要 | 大日本印刷株式会社イメージングコミュニケーション事業部は、印刷技術で培ったコンバーティング技術を活かし、写真プリントなどに使用する昇華型熱転写メディア、物流用バーコードや食品包材への日付印字などに使用する溶融型熱転写インクリボンを製造・販売するなど、画像全般に関わる事業をグローバルに展開しています。 |
課題・導入背景
大日本印刷株式会社イメージングコミュニケーション事業部では、社内ワークフローは整備されていたものの、最終の押印だけ紙で運用されており、書類がシステム外に出ると承認の痕跡が残らないことが課題でした。コロナ禍で在宅勤務や海外出張が増える中、「ハンコのためだけに出社する」状況や、未決箱に書類が山積みになる精神的負荷、上長の在席確認や封筒回覧などの付帯作業が顕在化し、場所に縛られない安全な決裁手段の検討が急務となっていました。
解決策
そこで同事業部は、実物の印鑑に近い操作感となりすましができないクラウド型電子印鑑サービス「Shachihata Cloud」を選定しました。既存ワークフローを全て置き換えるのではなく、本社提出用の報告書や点検記録、外部向け発注書など、システム外に持ち出す必要がある文書を中心に対象を絞って導入。情報セキュリティ推進室が主体となり、まず自部門で使い勝手と運用ルールを固めたうえで、他部署へも段階的に利用を広げ、抵抗感を抑えながら利用率を高めていきました。
結果
導入後はメール通知からワンクリックで文書確認と押印ができるようになり、印刷・封入・回覧といった紙特有の作業が大幅に削減されました。サンプリング計測では紙運用時と比べて業務負担が69.1％削減され、38文書中24文書が即日で捺印完了するなど、決裁リードタイムも大きく短縮。社内アンケートでも、承認時間の短縮・回覧負荷の軽減・上長の在席確認の手間削減について、回答者の8割超が改善を実感しており、働き方と業務効率の両面で高い効果が確認されています。
大日本印刷株式会社イメージングコミュニケーション事業部では、決裁だけ紙の押印が残り、在宅勤務や出張時に「ハンコのための出社」が発生していました。Shachihata Cloud により社内外文書の押印をクラウド化し、円グラフで示されている通り業務負荷を約7割削減するなど、効果が直感的に伝わる形で働き方を刷新している点が秀逸です。伝統的なハンコ文化を活かしつつ場所に縛られない決裁を実現したロールモデル事例として、働き方DX部門ベストアワードに選定しました。
| 会社名 | シヤチハタ株式会社 |
| 概要 | シヤチハタ株式会社は、愛知県名古屋市に本社を置く文具・印章メーカーで、スタンプや筆記具などの文具印章事業に加え、電子印鑑・EC などのIT事業、新素材・個別認証システムといった新規事業まで幅広く展開しています。創業100年を迎えた老舗企業として、「社会が望む便利・楽しさ・安心安全を世界へ」を掲げ、アナログとデジタルの両面からしるしの価値を提供し続けています。 |
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日本企業の業務文化の象徴である「ハンコ」を、単に無くすのではなく、なりすましができない電子印鑑として再定義し、働き方の制約を解きほぐしている点に強い社会的意義を感じました。導入後は紙文書や回覧作業が大幅に減少し、多くの文書が即日で捺印完了となるなど、意思決定スピードと現場コミュニケーションの両方が改善していることから、伝統的なハンコ文化とリモート時代の働き方改革を両立させたロールモデル事例として高く評価しました。