在席管理ツール「せきなび」

課題・導入背景

東海村では、2020年に策定した『とうかい“まるごと”デジタル化構想』を起点に、住民サービスの利便性向上と職員の働き方改革を両輪で進めていました。総合戦略部では、職員が「いつでも・どこでも・誰とでも」働けるABWを実現するため、固定席を廃止したフリーアドレスのモデルオフィスを設置。しかし、テレワークや時差出勤も組み合わせることで、誰がどこで勤務しているのか分かりづらくなることが想定され、全庁展開も見据えて職員の所在を可視化できる仕組みが求められていました。

解決策

総合戦略部のフリーアドレス化に合わせて、約30名が働く執務エリアを対象に「せきなび」のトライアルを開始しました。オフィスレイアウト上に職員ごとのアイコンを配置し、在庁・会議中・テレワーク・出張・休暇などのステータスを一元管理。モデルオフィスとして頻繁に変わるレイアウトも、画像の差し替えだけで素早く反映できるようにしました。さらに、閲覧用URLを全庁に共有することでログイン不要で閲覧できる環境を整備し、電子黒板に「せきなび」を自動表示することで、出勤時に席を選びながら自然にステータスを更新する運用を定着させています。

結果

導入後は、庁内勤務・在宅勤務・出張・休暇など多様な働き方を取る職員の所在が「せきなび」上でひと目で確認できるようになりました。モデルオフィスでは、電子黒板に表示された画面を見て空席状況を確認しながら席を選ぶ運用が根づき、日々の座席調整や部署内コミュニケーションがスムーズに進むようになっています。庁内では「せきなびを見たら会議中だったので」といった会話が交わされるほど名称が浸透し、電話をかける前に在席状況を確認する文化も定着。ABWとフリーアドレスを支えるインフラとして、新しい働き方を検証するモデルオフィスの中核ツールとなりました。