WEB会議とは

新型コロナウイルスの流行をきっかけとして、通勤を含めオフィスでの勤務は感染リスクを伴うとしてテレワークが推奨されました。2020年6月時点では約半数の企業がテレワークを取り入れ、6.4%が全社員テレワーク化へ踏み込みました。

そういった背景でテレワーク化に伴いデジタルツールを新たに導入した企業が23.2%、さらにその中でWEB会議システムを導入したので62.8%となっています。それ以降に導入した企業や元々運用していた企業がいることも考えれば、その普及率はかなり高いものと言えるでしょう。

オンライン上で会議ができる

WEB会議はPCやスマホとインターネット環境を用いてオンライン上で顔を合わせる、もしくは音声通話によって行う会議です。インターネット環境とカメラ及びマイク機能を持ったデバイスがあれば、どこでも会議ができます。

新型コロナウイルスの流行以前にもテレワークを導入していた企業や複数拠点を繋ぐ会議ではしばしば用いられていました。また、さらにそれ以前でも遠方に住む家族や友人と会話するなど割と一般的に用いられ、その頃はSkypeが広く親しまれていたことを覚えている人も多いでしょう。

WEB会議とテレビ会議(ビデオ会議)の違い

WEB会議とテレビ会議、一見して同じ意味に聞こえます。テレビで会議を行っていた時代の名残で呼ばれているようにも思えますが、はっきりと区別されています。

WEB会議

PCやスマホのアプリ、もしくはブラウザで利用します。基本的にはデバイスのカメラとマイクで通話ができ、画面共有やチャットなども可能になります。インターネット環境があればどこでも利用できるのが特徴です。光回線が普及し、オフィスだけでなく個人自宅の回線強度が上がったこともテレビ会議からWEB会議に移り変わるようになった要因となっています。

テレビ会議

テレビ会議用に専用の回線を用意し、専用の機器を設置して利用します。そのため、工事が必要になったり初期費用や保守費用も高額になったりします。また、基本的には会議室に設置されるため、利用シーンも会議室と会議室を繋ぐようなイメージになります。首脳同士の国際会議を思い浮かべると分かりやすいでしょう。

主要なWEB会議システム14社徹底比較

WEB会議システムを導入するメリット

WEB会議システムを導入するメリットといえばテレワークに対応できることです。そのため、基本的にはテレワーク化することのメリットが付随することになりますが、WEB会議を利用せずにテレワークをする場合との比較やテレワークせずとも得られるメリットについても紹介します。

いつどこでも、遠方でも会議ができる

まずはWEB会議システム本来のメリットとして離れていても会議ができることが挙げられます。さらに、いつどこでもというのもポイントで「ネット環境と対応デバイスさえあれば」どこでも会議ができます。今の時代、カフェや駅からコンビニにまでフリーWi-Fiが設置されている時代です。スマホのデザリング機能でも会議は十分可能ですし1日くらいなら通信量も気になりません。

そもそもスマホで会議をすることも可能なため、移動や外部との会議、会食でスケジューリングがキツキツな役員などが車を運転中に(もちろんハンズフリーで運転中の操作は無し)社内会議に参加するといったケースもあります。

初期費用やランニングコストが抑えられる

基本的にはクラウド型のWEB会議システムを利用することになると思います。その場合は初期費用はかからないと考えていいでしょう。会議時間など制限付きではあるものの無料で利用できる製品や既に導入しているグループウェアのプランで利用できる製品もあります。

必要な機材も基本的には無く、強いて言えば会議室用のマイクやモニターがあると便利です。また、テレワーク化するにあたりある程度の回線強度が必要となるため、従業員に対してモバイルWi-Fiを貸与したり通信費手当を支給したりといった対応が必要になることもあります。

働き方改革への対応

場所を問わずに会議ができることは働き方改革に繋がります。テレワーク化によって育児や介護と両立することが可能になり、移動時間が削減されることによりストレスが軽減され個人の時間を有効に使えるようになります。

情報共有や社内連携の迅速化

WEB会議は人を一か所に集めて行うリアルな会議に比べて簡易的なため、会議設定のハードルも下がります。日頃の情報共有をWEB会議システムを利用して行ったり、業務に対して質問やディスカッションが必要になった場合も画面共有をしながら話したり、うまく活用すればまるでオフィスに集まっているかのように社内連携をすることができます。

また、会議室や拠点の移動も必要ないため1分刻みで会議を設定することもできてしまいます。

WEB会議システムを選ぶ際のポイント

新型コロナウイルスの流行によってWEB会議システムは広く普及し、様々なビジネスシーンで利用されています。自社には正式に導入していなくても他社との会議で利用するといったこともあり、いくつかの製品名が思い浮かぶでしょう。

今回はその中でも自社に導入するならば、どういったWEB会議システムを選ぶべきか、選ぶ際のポイントを紹介します。

同時に参加できる人数

当然ではありますが、会議は複数人で行います。大体は10人以下くらいの会議が多いとは思いますが、全社会議や新人研修、セミナーや会社説明会など大規模な接続が必要なシーンもあります。むしろ、大規模であるほどWEB会議の容易さがメリットとなるため、積極的に活用したいシーンになります。そういった際に、どれだけ同時接続できるのかは選ぶポイントになります。

1対1に特化している製品から250人の接続が可能な製品、中にはライブストリーミングで10,000人の参加ができる製品など。無料版と有料版でもその人数が変わるため確認してくようにしましょう。

接続の安定性

対面で行う会議と比較するのであれば、この接続の安定性があります。WEB会議の場合だとどうしても会話がワンテンポ遅れたり、音声が途中で途切れたりなどオンライン特有のわずらわしさやトラブルが存在します。

それらをどれだけ最小限に抑えられるか、大抵はインターネット環境やデバイスの処理能力が要因であることが多いですが、それでも製品によって差が出るため無料版などを利用して試してみると良いでしょう。

顧客や取引先で一般的に利用されているか

実はこの観点もWEB会議システムを選ぶうえでは重要になります。社外との会議やイベントでも頻繁に利用されることが想定される場合は、やはり社外の人も扱いやすい製品を選ぶ必要があります。

「会議への入り方が分からず開始が遅れてしまった」
「カメラやマイクの設定方法が異なっていて映らない、聞こえない」
「画面共有のやり方が違うため手こずってしまう」

など、最早これらはWEB会議あるあるとして述べられるほど頻繁に起こります。導入する製品を一般的でよりメジャーなものに揃えておくことでこういったトラブルを軽減できます。

利用しているグループウェアとの連携

MicrosoftのTeamsやGoogleのMeetのようにグループウェアの1機能としてWEB会議システムが利用できる場合があります。その他の製品でもAPIを利用することでカレンダーからWEB会議の設定や招待を行ったり、WEB会議のチャットをチャットツール上で行ったりなど様々な連携ができます。

会議に活用できる機能

WEB会議システムには映像や音声で会話をするだけでなく、会議を行ううえで便利な機能が備わっています。製品ごとに以下のような機能があるため、想定される利用シーンから使いたい機能を吟味しWEB会議システムを選ぶと良いでしょう。

・音声共有
・画面共有
・テキストチャット
・ファイル共有
・ホワイトボード
・録音、録画
・投票
・アンケート
・バーチャル背景
・グルーピング

WEB会議システムに必要な機材は？

基本的にはPCさえあれば良いですが、オフィスで大勢が同時にWEB会議をする場合、また自宅でもある程度の回線強度が必要になるため、回線の変更やWi-Fiルーターの変更が必要になることがあります。

また、基本的にはPCに備わっているカメラとマイクで事足りますが、画質や音質が物足りないのであれば外付けで用意しなければいけません。特にオフィスなどで環境音やノイズが気になる場合は指向性でマイクを選びましょう。

さらに会議室で複数人が集まってWEB会議に参加する時には、会議室用のマイクやモニター、プロジェクターなどがあると便利です。

WEB会議システムを活用したビジネスシーン例

WEB会議システムは活用方法によって様々なビジネスシーンに用いることができます。ここではその例をいくつか紹介して具体的な運用をイメージできるようにしたいと思います。

ウェビナーやライブストリーミングにオンラインイベント

WEB会議システムは会議のみならず、オンラインセミナーやウェビナーなど外部に向けたイベントにも活用できます。これまで参加できなかった遠方の参加者も集まり、リアルイベントよりも気軽に参加できます。

そういった用途に応じて、グルーピング機能や挙手機能、アンケート機能などが用意されている製品もあります。また、ライブストリーミングで一方通行にはなるものの、大規模なイベントを行える機能もあります。

採用の一次面接で遠方でも機会損失をしない

最近では一次面接をWEB会議システムを用いて行うなど、採用活動にも浸透しています。WEB面接であれば遠方でも参加できるため、応募者の離脱防止に繋がったり説明会にも向いていたりします。

テレワーク化が進んでいる現代では、「面接をWEBで行える会社」というのも応募者が転職先を選ぶポイントになるかもしれません。また、テレワークが増えているからこそ自宅で転職活動を進める人も多く、そういった人へもアプローチしやすくなります。

育児や自由な居住地選択で働き方改革を

これはWEB会議システムの導入というよりはテレワーク化による働き方の変化です。WEB会議によって場所を選ばなくなったために、例えば介護が必要な両親の住む地元に移住するなどといった選択ができるようになります。

オフィスの近くに住むという概念を変え、居住地を自由に選択できるようにするというのも働き方改革の第一歩です。

朝会やチームごとのオンライン部屋で素早い連携

テレワーク、または複数拠点によってチームが離れてしまう場合、WEB会議システムを用いることで素早い連携を行うことができます。例えば毎日朝礼や終礼をWEB会議で行うことでチームメンバーの抱える課題を迅速に見つけることができます。

また、チーム内で常にWEB会議を開いておき、質問などで話しかけたいタイミングでミュートを外して会話するなどといった方法を用いることで、オフィスにいるように気軽に会話できるようになり、テレワーク下で課題となるコミュニケーション不足を解消することができます。