最終更新日： 2022/01/31
【2023】WEB会議システム比較18選｜定番・無料製品が比較表で分かる
時代の背景によって有無を言わさず、必然的に着実に普及し利用されているWeb会議システムですが、まだ導入を前に足踏みしている企業もあればその場しのぎで暫定的に選んだWeb会議システムから乗り換えて本格運用したいという企業もあるでしょう。
しかし、急激に普及したためWeb会議について実はあまり詳細を知らなかったり、そもそも何が良いか分からなかったりという人も多いでしょう。
そこで今回は、Web会議システムの概要とメリット、具体的な活用方法を説明しながら選ぶ際のポイントを紹介していきます。
WEB会議とは
新型コロナウイルスの流行をきっかけとして、通勤を含めオフィスでの勤務は感染リスクを伴うとしてテレワークが推奨されました。2020年6月時点では約半数の企業がテレワークを取り入れ、6.4%が全社員テレワーク化へ踏み込みました。
そういった背景でテレワーク化に伴いデジタルツールを新たに導入した企業が23.2%、さらにその中でWeb会議システムを導入したので62.8%となっています。それ以降に導入した企業や元々運用していた企業がいることも考えれば、その普及率はかなり高いものと言えるでしょう。
オンライン上で会議ができる
WEB会議はPCやスマホとインターネット環境を用いてオンライン上で顔を合わせる、もしくは音声通話によって行う会議です。インターネット環境とカメラ及びマイク機能を持ったデバイスがあれば、どこでも会議ができます。
新型コロナウイルスの流行以前にもテレワークを導入していた企業や複数拠点を繋ぐ会議ではしばしば用いられていました。また、さらにそれ以前でも遠方に住む家族や友人と会話するなど割と一般的に用いられ、その頃はSkypeが広く親しまれていたことを覚えている人も多いでしょう。
WEB会議とテレビ会議(ビデオ会議)の違い
WEB会議とテレビ会議、一見して同じ意味に聞こえます。テレビで会議を行っていた時代の名残で呼ばれているようにも思えますが、はっきりと区別されています。
WEB会議
PCやスマホのアプリ、もしくはブラウザで利用します。基本的にはデバイスのカメラとマイクで通話ができ、画面共有やチャットなども可能になります。インターネット環境があればどこでも利用できるのが特徴です。光回線が普及し、オフィスだけでなく個人自宅の回線強度が上がったこともテレビ会議からWeb会議に移り変わるようになった要因となっています。
テレビ会議
テレビ会議用に専用の回線を用意し、専用の機器を設置して利用します。そのため、工事が必要になったり初期費用や保守費用も高額になったりします。また、基本的には会議室に設置されるため、利用シーンも会議室と会議室を繋ぐようなイメージになります。首脳同士の国際会議を思い浮かべると分かりやすいでしょう。
主要なWEB会議システム18選を徹底比較
RSUPPORT株式会社のRemoteMeetingは、ハイブリッドワーク時代に、インストール不要な、簡単便利な企業向けWeb会議ソリューションです。RemoteMeetingでは、自社だけのWeb会議室を99室も利用できます。Web会議室一覧(ラウンジ）UXは独自技術を使った特許を取得しており、空いている部屋を選ぶだけで、すぐに会議を開始できます。クリアな音質と便利な機能で、もう他のWeb会議には戻れません。
- 会議のシーンに合わせて、画面表示モードを選択
- 画面共有中にも使える便利な協業ツールが充実
- 会議の満足度も効率もアップする機能が盛りだくさん
| ソフト種別 | なし |
|---|---|
| 基本的な機能 | 音声共有 画面共有 バーチャル背景 |
| 推奨環境 | スマートフォンブラウザ Windowsアプリ Macアプリ iOSアプリ Androidアプリ |
| サポート | メール |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 最低利用期間の制限なし |
- よく導入している業種
- よく導入している企業の規模
この製品の導入事例掲載数0件
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株式会社 ChatMessengerのChat&Messengerは、ビデオチャット、テレビ会議、ファイル共有、スケジュール・タスク管理、スクリーンキャプチャ、付箋を統合したグループウェアです。All-in-Oneグループウェアで、「働き方」に変革できます。無料でWeb会議・ビデオ通話・画面共有が利用できます。オンプレミスでもクラウドでも利用できるハイブリッドな仕様です。テレワーク環境でも問題なく利用できます。
- 無料で十分利用できますが、有料プランもご用意
- Web会議・ビデオ通話・音声通話・画面共有
- オンプレミス・クラウドのハイブリッド使用とテレワーク
| ソフト種別 | クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | ファイル共有 音声共有 画面共有 テキストチャット ミュート |
| 推奨環境 | なし |
| サポート | メール |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 最低利用期間の制限なし |
- よく導入している業種
- よく導入している企業の規模
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株式会社リコーンのRICOH Unified Communication System Appsは、用途や目的によって選べる、2つのタイプの会議システムです。ご要望に合わせて柔軟に構成できるシステムや、場所を選ばないパソコン・スマートデバイスを、シーンによって自在に活用いただけます。また、さまざまな環境をシームレスにつなぐマルチ&グローバルな会議を可能にし、お客様に最適なコミュニケーションスタイルを実現します。
- リコーのテレビ会議・WEB会議システムの全体像
- コンタクトID接続タイプ：場所や用途に合わせて、もっと自由に
- 仮マルチ&グローバルに広がる、想会議室接続タイプ
| ソフト種別 | クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | 音声共有 画面共有 |
| 推奨環境 | なし |
| サポート | 電話 メール |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 最低利用期間の制限なし |
- よく導入している業種
- よく導入している企業の規模
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GoToのGoTo Meetingは、セキュリティ性の高さと、簡単な操作により、世界中で利用されているWeb会議サービスです。PC、スマートフォン、タブレットなどさまざまなデバイスで会議に参加できます。操作がシンプルなので、数秒で、ビデオ、画面共有を使用してオンライン会議を開始できます。Slack、Outlook、Google カレンダー、Microsoft Teams などの主要なアプリケーションとのシームレスな統合も可能です。
- 会議のハイライトを自動で追う機能により、メモ不要に
- モバイル参加が可能なので、チーム員の作業場所を問わない
- あらゆる漏洩リスクを排除する、安心の情報管理機能
| ソフト種別 | クラウド型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | 音声共有 画面共有 テキストチャット ホワイトボード 録音・録画 投票 ミュート アンケート 通信暗号化 バーチャル背景 グルーピング ライブ配信 |
| 推奨環境 | PCブラウザ スマートフォンブラウザ Windowsアプリ Macアプリ iOSアプリ Androidアプリ |
| サポート | メール チャット |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 最低利用期間の制限なし |
- よく導入している業種
- よく導入している企業の規模
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株式会社かんざしのどこでもSHOWBYは、やりたいコトができる、クラウドWeb商談ツールです。電話で話すだけじゃもったいない、見せて伝える、見せて勝ち取る、会議じゃないからZoomじゃなくて、特化したツールでスマートに商談しましょう。いつもの電話にプラスαしてあなたの提案力をさらにパワフルにします。お任せください、どこでもSHOWBYならできます。あなたのリモートビジネスを切り拓くのはSHOWBYです。
- 業界を超えて、多くの方々にご愛用いただいております
- カンペで漏れなく要点を説明、社内共有できます
- 電話しながらササッと画面を見せちゃいましょう
| ソフト種別 | クラウド型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | ファイル共有 音声共有 画面共有 テキストチャット アンケート バーチャル背景 グルーピング ライブ配信 |
| 推奨環境 | PCブラウザ |
| サポート | メール |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 最低利用期間の制限なし |
- よく導入している業種
- よく導入している企業の規模
この製品の導入事例掲載数0件
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ＥＮＷＡ株式会社のWEB会議システム、EyeVision NEOは放送や医療、製造業界に採用されているクラウド型のWeb会議サービスです。自社独自のクライアントサーバー方式の映像伝達システムである「EyeVision」は、テレビ局から公認を受けるほどの高画質と低遅延を実現しており、ストレスフリーにTV会議、1対１映像通話、ライブ配信・視聴が行えます。常駐型の映像伝達システムとして、PCの起動から会議参加までをすべて自動で行うことでWEB会議の簡易化という大きな利点を与えます。
- 独自の映像伝達システムで高水準の高画質・高音質・低遅延を実現
- 多彩な通信モードを多様な情報端末で利用可能
- 業界最高水準のデスクトップ共有機能
| ソフト種別 | クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | 音声共有 画面共有 録音・録画 通信暗号化 |
| 推奨環境 | PCブラウザ スマートフォンブラウザ |
| サポート | 電話 |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 要相談 |
- よく導入している業種
- よく導入している企業の規模
この製品の導入事例掲載数0件
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Lifesize社のLifesizeCloudは、アメリカのテレビ会議システムの専門メーカーが提供するWeb会議ソフトです。世界で初めてHD解像度に対応したテレビ会議システムを発売し、ワールドワイドで40,000台以上、世界70カ国以上での販売実績があるLifesize社が提供する本Web会議ソフトは、今利用しているデバイスやツールからWeb会議に参加することができ、アカウントユーザに加え、世界50都市以上の専用番号を提供することで、音声端末（電話、音声会議システム）からも参加することができます。
- 誰もが感覚的に操作できる
- 高性能ネットワークと安心のセキュリティ
- 現在利用しているデバイスもツールも
| ソフト種別 | クラウド型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | ゲスト招待/共有機能 アクセス制限 ユーザー管理 音声共有 通信暗号化 |
| 推奨環境 | PCブラウザ スマートフォンブラウザ Windowsアプリ Macアプリ iOSアプリ Androidアプリ |
| サポート | 電話 メール |
| トライアル | 無し |
| 最低利用期間 | 要相談 |
- よく導入している業種
- よく導入している企業の規模
この製品の導入事例掲載数0件
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ドコモ・システムズ株式会社のeMeetingは、ドコモグループでの利用や、NTTグループをはじめとする様々な企業への導入を通し、現在23万人の利用者から支持されているソフトです。ドコモグループでは経営会議や全国営業拠点をつないだ会議でも利用されており、高レベルのセキュリティ対策も保証されているといえます。また高圧縮で低遅延な音声コーデック「Opus」を採用しており、聞き取りやすく、音声の途切れが少ない環境にて長時間のWeb会議もストレスなくご利用いただけるのも特徴です。
- クリアな音声でスムーズなWeb会議を
- 高レベルのセキュリティで経営会議でも安心
- 高い費用対効果
| ソフト種別 | クラウド型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | ゲスト招待/共有機能 アクセス制限 ユーザー管理 音声共有 画面共有 テキストチャット ホワイトボード 録音・録画 ミュート 通信暗号化 |
| 推奨環境 | PCブラウザ Windowsアプリ iOSアプリ Androidアプリ |
| サポート | メール |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 1か月 |
この製品の導入事例掲載数3件
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ニューロネット株式会社のWeb会議ソフトCaasBoardは、世界最高水準のセキュリティと稼働率を併せ持ったWeb・テレビ会議システムです。利用環境はPC、スマートフォン、タブレットと幅広く対応。自社サーバーを大手iDC内に持ち、高速・高信頼なアクセスを実現。稼働率はGoogleやAmazonのクラウドサーバーの稼働率に匹敵する99.98％です。政府をはじめ東京都、公社など様々な公的機関から表彰・認定を受けており開発力、機能と共に信頼できるシステムと言えます。
- いつでも、誰とでもWebで会議可能
- 世界最高水準のセキュリティと稼働率
- Web会議で必要とされる快適機能を標準装備
| ソフト種別 | クラウド型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | ファイル共有 コメント機能 ゲスト招待/共有機能 アクセス制限 ユーザー管理 ログ機能 音声共有 画面共有 テキストチャット ホワイトボード 録音・録画 ミュート |
| 推奨環境 | PCブラウザ スマートフォンブラウザ Windowsアプリ Macアプリ iOSアプリ Androidアプリ |
| サポート | 電話 メール |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | ３カ月 |
- よく導入している業種
- 金融
- よく導入している企業の規模
- 301名-1,000名
この製品の導入事例掲載数1件
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株式会社grabssのWeb会議サービスBIZMEEは、WebRTCで構築された無料のWeb会議サービス。アプリのインストールや会員登録を必要とせず、相手にURLを教えるだけですぐに会議をはじめられます。P2P方式で、利用者間のみで映像や音声、メッセージを受信。サーバーを経由せずにブラウザ間で通信するので、情報の傍受をされません。PCやタブレット、スマートフォンなどの端末で利用可能で、その手軽さが強みです。
- URLを教えるだけですぐに会議の開始が可能
- 少人数の利用に絞ったシステムなので音質がクリア
- シンプルな機能ながら、画面共有とホワイトボードが利用可能
| ソフト種別 | クラウド型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | 画面共有 ホワイトボード |
| 推奨環境 | PCブラウザ スマートフォンブラウザ |
| サポート | メール |
| トライアル | 無し |
| 最低利用期間 | 最低利用期間の制限なし |
- よく導入している業種
- よく導入している企業の規模
この製品の導入事例掲載数0件
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エイネット株式会社のWeb会議ソフトFreshVoiceは、2003年のリリース依頼国内導入実績5,000社以上を誇っています。セキュアな環境が必要な銀行や保険会社、省庁などにも導入、信頼と実績のあるソフトです。Web会議までたったの3クリックで入れるのが強みで、多拠点接続で全拠点の全画面表示が出来ます。1画面に最大16拠点、それ以降はタブを切り替えることで表示可能。多機能かつ安定しているのが強みです。
- 複数拠点での同時発言があっても音が途切れない
- Web会議の録音、録画、画面共有も可能で豊富な機能
- オンプレミスの導入実績と手厚いサポート、セキュリティ
| ソフト種別 | クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | ファイル共有 音声共有 画面共有 ホワイトボード 録音・録画 |
| 推奨環境 | Windowsアプリ iOSアプリ Androidアプリ |
| サポート | 電話 メール |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 最低利用期間の制限なし |
この製品の導入事例掲載数5件
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ギンガシステム株式会社のLoopGateは、2,500社以上の企業や官公庁に採用されているテレビ会議システムです。パソコンやタブレットだけでなく、専用機を利用し接続可能。安定した接続性と利用シーンの豊富さが強みです。ギンガシステムは20年以上にわたりテレビ会議システムの開発に携わり、ITトレンド年間ランキングでも8年連続1位を記録。開発力、機能と共に信頼できるシステムでしょう。独自の定着支援プログラムも用意しています。
- ボタン一押しだけで簡単に接続可能、運用しやすい
- 豊富な画面レイアウトと、フルHDにも対応
- 無線LAN採用かつ、高度なセキュリティを両立
| ソフト種別 | クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | 音声共有 通信暗号化 |
| 推奨環境 | PCブラウザ スマートフォンブラウザ Windowsアプリ |
| サポート | 電話 |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 最低利用期間の制限なし |
- よく導入している企業の規模
- 21名-50名101名-300名301名-1,000名
この製品の導入事例掲載数5件
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ジャパンメディアシステム株式会社のLiveOnは、オンプレミス型のWeb会議システムにおいてシェアNo.1のソフトです。音声遅延と音切れを回避する独自の技術を使用しており、クリアな音声と軽快な動作で利用できます。日本製で関税自社開発、システムの全てが国内製造なので安心。高額な投資を必要とせず、資料共有や動画配信、録音など幅広いシーンで利用できます。スマートグラスを使用し遠隔作業支援も可能と高機能です。
- 独自技術により高画質・高音質を達成している
- 高いセキュリティ性なので機密性の高い会議でも利用可能
- 完全自社開発の日本製なので安心・高品質を実現
| ソフト種別 | クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | ファイル共有 音声共有 画面共有 テキストチャット ホワイトボード 録音・録画 アンケート 通信暗号化 グルーピング メディア再生 |
| 推奨環境 | PCブラウザ Windowsアプリ Macアプリ iOSアプリ Androidアプリ |
| サポート | 電話 メール |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 最低利用期間の制限なし |
- よく導入している企業の規模
- 1,001名以上301名-1,000名101名-300名
この製品の導入事例掲載数14件
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株式会社ブイキューブのWEB会議ソフト、V-CUBE ミーティングは国立大学や大手企業にも採用されている、クラウド型のWeb会議サービスです。PCだけでなくモバイルにも対応し、HD画質と高い音質で利用可能です。接続も安定しており、高い安全性も両立。V-CUBE ミーティングの導入により大幅なコスト削減につながります。またOfficeやサイボウズといった外部サービスとも連携可能で、会社の経営に大きなメリットをもたらします。
- 安心・安全・高品質を達成、シンプルなインターフェイスで操作可能
- マルチデバイス対応でブラウザ上も利用できる
- クラウド型サービスによりメンテナンスが不要
| ソフト種別 | クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | 音声共有 画面共有 テキストチャット 録音・録画 投票 ミュート アンケート |
| 推奨環境 | PCブラウザ Windowsアプリ Macアプリ iOSアプリ Androidアプリ |
| サポート | 電話 メール |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 別途お問い合わせ |
- よく導入している業種
- 公共機関・非営利団体IT・情報通信ビジネスサービス
この製品の導入事例掲載数15件
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jinjer株式会社のjinjerミーティングは営業・会議・接客・面接など様々な用途に対応したWeb会議システムです。各社の必要な場面に適した機能を持っているため、用途に合わせた利用が可能です。また、セキュリティ面はもちろんですが、導入前のお問い合わせや、導入後の活用方法についてのサポート体制も万全で2020年5月に実施した利用者アンケートでは「継続して利用したい」という回答が94.7％という高評価を獲得したサービスです。
- 様々なデバイスとブラウザ機能で社外や取引先にも
- 対面での会議と遜色なくコミュニケーションがとれるようにあらゆる機能を備えている
- jinjerミーティングは会議の記録も可能
- 会議のパスワード設定やIPアドレス制限などよりセキュアな設定が可能
| ソフト種別 | クラウド型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | ファイル共有 音声共有 画面共有 テキストチャット ホワイトボード 録音・録画 ミュート アンケート 通信暗号化 |
| 推奨環境 | PCブラウザ スマートフォンブラウザ Windowsアプリ Macアプリ iOSアプリ Androidアプリ |
| サポート | 電話 メール チャット |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 最低利用期間の制限なし |
- よく導入している業種
- 製造IT・情報通信公共機関・非営利団体
この製品の導入事例掲載数5件
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CISCOのwebexは電話、チャット、ミーティングなどのビジネスツールを1つにまとめた使いやすいWeb会議システムです。「対面でのやりとりよりも、10 倍優れた体験を」をコンセプトに開発された、リアルタイム翻訳やノイズキャンセリング・音声強調、AIによる自動文字起こし・会議録画などの機能を利用することで従来の会議よりも便利、かつ効率的に会議を行うことができます。また、会議参加時にはパスワードが必要などセキュリティ面も信頼ができます。
- HD画質やファイル共有、ホワイトボード機能でスムーズなオンライン会議が可能
- 完全な業務用の電話サービスをクラウドで提供
- ミーティング後も作業を進められるメッセージ機能
| ソフト種別 | クラウド型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | ファイル共有 音声共有 画面共有 テキストチャット ホワイトボード 録音・録画 ミュート 通信暗号化 バーチャル背景 メディア再生 |
| 推奨環境 | PCブラウザ Windowsアプリ Macアプリ |
| サポート | 電話 チャット |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 最低利用期間の制限なし |
- よく導入している業種
- よく導入している企業の規模
この製品の導入事例掲載数0件
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Google Meetは最大参加者は250人で利用できる高品質のビデオ会議システムです。討論会や営業会議などのイベントなどを組織内でライブ配信のとして利用できるのが特徴の1つです。ライブ配信の視聴者は最大10万人と大規模な組織でもご利用いただけます。また、会議にはどこからでも、どのデバイスからでも安全に参加することができ、参加者は主催者側での管理・コントロールが可能なため、セキュリティ面でも安心のシステムとなっています。
- Google基準の強固なセキュリティ機能
- 最大100,000人の参加者でセミナーや大型イベントにも
- 各自のパソコンからウェブブラウザを使ってオンラインのビデオ会議に参加
| ソフト種別 | クラウド型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | ファイル共有 音声共有 画面共有 テキストチャット 録音・録画 ミュート アンケート 通信暗号化 挙手 ライブ配信 |
| 推奨環境 | PCブラウザ iOSアプリ Androidアプリ |
| サポート | チャット |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 最低利用期間の制限なし |
- よく導入している業種
- よく導入している企業の規模
この製品の導入事例掲載数0件
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Microsoft社のMicrosoft Teamsは最大10,000人で行えるビデオ会議システムです。他にもチャット機能や、Microsoft製品の共有機能を利用しての使い慣れたアプリでの共同編集をリアルタイムで行えるなど利用用途は多岐に渡ります。また、Microsoft Teams用に開発された提携企業16社のヘッドセットやスピーカーを利用することで更なる利用環境の向上が見込めるのが特徴です。
- 柔軟なハイブリッドワークをオンライン会議で実現
- 挙手機能、レコード機能など日常の会議にあると便利な機能が搭載
- データをオンライン会議の参加者に見せながら説明ができる
| ソフト種別 | クラウド型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | ファイル共有 音声共有 画面共有 テキストチャット ホワイトボード 録音・録画 投票 ミュート アンケート 通信暗号化 バーチャル背景 挙手 グルーピング メディア再生 |
| 推奨環境 | PCブラウザ スマートフォンブラウザ Windowsアプリ Macアプリ iOSアプリ Androidアプリ |
| サポート | 電話 チャット |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 最低利用期間の制限なし |
- よく導入している業種
- よく導入している企業の規模
この製品の導入事例掲載数0件
この製品の導入事例を見るWeb会議システムを導入するメリット
Web会議システムを導入するメリットといえばテレワークに対応できることです。そのため、基本的にはテレワーク化することのメリットが付随することになりますが、Web会議を利用せずにテレワークをする場合との比較やテレワークせずとも得られるメリットについても紹介します。
いつどこでも、遠方でも会議ができる
まずはWeb会議システム本来のメリットとして離れていても会議ができることが挙げられます。さらに、いつどこでもというのもポイントで「ネット環境と対応デバイスさえあれば」どこでも会議ができます。今の時代、カフェや駅からコンビニにまでフリーWi-Fiが設置されている時代です。スマホのデザリング機能でも会議は十分可能ですし1日くらいなら通信量も気になりません。
そもそもスマホで会議をすることも可能なため、移動や外部との会議、会食でスケジューリングがキツキツな役員などが車を運転中に(もちろんハンズフリーで運転中の操作は無し)社内会議に参加するといったケースもあります。
初期費用やランニングコストが抑えられる
基本的にはクラウド型のWEB会議システムを利用することになると思います。その場合は初期費用はかからないと考えていいでしょう。会議時間など制限付きではあるものの無料で利用できる製品や既に導入しているグループウェアのプランで利用できる製品もあります。
必要な機材も基本的には無く、強いて言えば会議室用のマイクやモニターがあると便利です。また、テレワーク化するにあたりある程度の回線強度が必要となるため、従業員に対してモバイルWi-Fiを貸与したり通信費手当を支給したりといった対応が必要になることもあります。
働き方改革への対応
場所を問わずに会議ができることは働き方改革に繋がります。テレワーク化によって育児や介護と両立することが可能になり、移動時間が削減されることによりストレスが軽減され個人の時間を有効に使えるようになります。
情報共有や社内連携の迅速化
WEB会議は人を一か所に集めて行うリアルな会議に比べて簡易的なため、会議設定のハードルも下がります。日頃の情報共有をWEB会議システムを利用して行ったり、業務に対して質問やディスカッションが必要になった場合も画面共有をしながら話したり、うまく活用すればまるでオフィスに集まっているかのように社内連携をすることができます。
また、会議室や拠点の移動も必要ないため1分刻みで会議を設定することもできてしまいます。
Web会議システムを選ぶ際のポイント
新型コロナウイルスの流行によってWeb会議システムは広く普及し、様々なビジネスシーンで利用されています。自社には正式に導入していなくても他社との会議で利用するといったこともあり、いくつかの製品名が思い浮かぶでしょう。
今回はその中でも自社に導入するならば、どういったWeb会議システムを選ぶべきか、選ぶ際のポイントを紹介します。
同時に参加できる人数
当然ではありますが、会議は複数人で行います。大体は10人以下くらいの会議が多いとは思いますが、全社会議や新人研修、セミナーや会社説明会など大規模な接続が必要なシーンもあります。むしろ、大規模であるほどWEB会議の容易さがメリットとなるため、積極的に活用したいシーンになります。そういった際に、どれだけ同時接続できるのかは選ぶポイントになります。
1対1に特化している製品から250人の接続が可能な製品、中にはライブストリーミングで10,000人の参加ができる製品など。無料版と有料版でもその人数が変わるため確認してくようにしましょう。
接続の安定性
対面で行う会議と比較するのであれば、この接続の安定性があります。WEB会議の場合だとどうしても会話がワンテンポ遅れたり、音声が途中で途切れたりなどオンライン特有のわずらわしさやトラブルが存在します。
それらをどれだけ最小限に抑えられるか、大抵はインターネット環境やデバイスの処理能力が要因であることが多いですが、それでも製品によって差が出るため無料版などを利用して試してみると良いでしょう。
顧客や取引先で一般的に利用されているか
実はこの観点もWeb会議システムを選ぶうえでは重要になります。社外との会議やイベントでも頻繁に利用されることが想定される場合は、やはり社外の人も扱いやすい製品を選ぶ必要があります。
「会議への入り方が分からず開始が遅れてしまった」
「カメラやマイクの設定方法が異なっていて映らない、聞こえない」
「画面共有のやり方が違うため手こずってしまう」
など、最早これらはWeb会議あるあるとして述べられるほど頻繁に起こります。導入する製品を一般的でよりメジャーなものに揃えておくことでこういったトラブルを軽減できます。
利用しているグループウェアとの連携
MicrosoftのTeamsやGoogleのMeetのようにグループウェアの1機能としてWeb会議システムが利用できる場合があります。その他の製品でもAPIを利用することでカレンダーからWeb会議の設定や招待を行ったり、WEB会議のチャットをチャットツール上で行ったりなど様々な連携ができます。
会議に活用できる機能
WEB会議システムには映像や音声で会話をするだけでなく、会議を行ううえで便利な機能が備わっています。製品ごとに以下のような機能があるため、想定される利用シーンから使いたい機能を吟味しWeb会議システムを選ぶと良いでしょう。
・音声共有
・画面共有
・テキストチャット
・ファイル共有
・ホワイトボード
・録音、録画
・投票
・アンケート
・バーチャル背景
・グルーピング
Web会議システムに必要な機材は？
基本的にはPCさえあれば良いですが、オフィスで大勢が同時にWeb会議をする場合、また自宅でもある程度の回線強度が必要になるため、回線の変更やWi-Fiルーターの変更が必要になることがあります。
また、基本的にはPCに備わっているカメラとマイクで事足りますが、画質や音質が物足りないのであれば外付けで用意しなければいけません。特にオフィスなどで環境音やノイズが気になる場合は指向性でマイクを選びましょう。
さらに会議室で複数人が集まってWeb会議に参加する時には、会議室用のマイクやモニター、プロジェクターなどがあると便利です。
Web会議システムを活用したビジネスシーン例
WEB会議システムは活用方法によって様々なビジネスシーンに用いることができます。ここではその例をいくつか紹介して具体的な運用をイメージできるようにしたいと思います。
ウェビナーやライブストリーミングにオンラインイベント
Web会議システムは会議のみならず、オンラインセミナーやウェビナーなど外部に向けたイベントにも活用できます。これまで参加できなかった遠方の参加者も集まり、リアルイベントよりも気軽に参加できます。
そういった用途に応じて、グルーピング機能や挙手機能、アンケート機能などが用意されている製品もあります。また、ライブストリーミングで一方通行にはなるものの、大規模なイベントを行える機能もあります。
採用の一次面接で遠方でも機会損失をしない
最近では一次面接をWEB会議システムを用いて行うなど、採用活動にも浸透しています。Web面接であれば遠方でも参加できるため、応募者の離脱防止に繋がったり説明会にも向いていたりします。
テレワーク化が進んでいる現代では、「面接をWEBで行える会社」というのも応募者が転職先を選ぶポイントになるかもしれません。また、テレワークが増えているからこそ自宅で転職活動を進める人も多く、そういった人へもアプローチしやすくなります。
育児や自由な居住地選択で働き方改革を
これはWeb会議システムの導入というよりはテレワーク化による働き方の変化です。Web会議によって場所を選ばなくなったために、例えば介護が必要な両親の住む地元に移住するなどといった選択ができるようになります。
オフィスの近くに住むという概念を変え、居住地を自由に選択できるようにするというのも働き方改革の第一歩です。
朝会やチームごとのオンライン部屋で素早い連携
テレワーク、または複数拠点によってチームが離れてしまう場合、WEB会議システムを用いることで素早い連携を行うことができます。例えば毎日朝礼や終礼をWEB会議で行うことでチームメンバーの抱える課題を迅速に見つけることができます。
また、チーム内で常にWeb会議を開いておき、質問などで話しかけたいタイミングでミュートを外して会話するなどといった方法を用いることで、オフィスにいるように気軽に会話できるようになり、テレワーク下で課題となるコミュニケーション不足を解消することができます。
