製品を導入することになった背景

岡山県の新型コロナウイルス感染症対策室（以下、県本部）は、各保健所の利用要請に応じて、患者を自宅から療養施設に移送する専用車両の手配業務を効率化する必要がありました。これまでの手配業務は、保健所の職員が県本部の職員に電話で空き状況を確認し、その後手配を進めるという流れでした。しかし、この方法は時間がかかり、保健所と県本部双方の職員の業務負担が増大していました。特に、新型コロナウイルスの感染者が増加した際には、手配業務の効率化が急務となりました。

導入前に企業が抱えていた課題

岡山県では、新型コロナウイルス感染症の患者を自宅から療養施設に移送するための専用車両を7台手配していました。しかし、車両の予約状況をホワイトボードで管理していたため、見間違いや書き間違いによるダブルブッキングが頻発していました。また、移送には保健所の職員が同行する必要があり、その人員の手配も煩雑でした。特に、感染者が多数発生した際には、保健所からの予約電話が相次ぎ、県本部の職員は対応に苦慮していました。

導入前の課題に対する解決策

岡山県は、煩雑な予約業務を改善するために、新しいツールの導入を検討しました。その中で、LINE WORKSのカレンダー機能にある「共有設備」を活用すれば、車両の予約管理がスムーズにできると判断し、導入を決定しました。具体的には、車両と看護師を「共用設備」としてカレンダーに登録し、保健所の職員が直接予約できるようにしました。これにより、電話でのやり取りが不要となり、予約業務が大幅に効率化されました。

製品の導入により改善した業務

LINE WORKSの導入により、岡山県の予約業務は大きく改善されました。まず、保健所の職員が直接LINE WORKSのカレンダーで車両や看護師の空き状況を確認し、予約を行うことができるようになりました。これにより、電話でのやり取りが不要となり、業務の効率が大幅に向上しました。また、予約状況がリアルタイムで更新されるため、ダブルブッキングのリスクが大幅に減少しました。さらに、予約の新規登録や修正が行われるたびに、関係者全員に通知が届くため、情報共有がスムーズに行えるようになりました。