製品を導入することになった背景

千葉県の流山市立小山小学校PTAは、組織内の連絡をより効率的に行うため、LINE WORKS「非営利団体向け特別プラン」を導入しました。このプランは1,000名まで無料で利用できる期間限定のもので、導入によりPTA活動に関する情報の共有が円滑になりました。特に、対面が難しいコロナ禍の中で、PTA本部と保護者間のコミュニケーション基盤を整備する必要がありました。

導入前に企業が抱えていた課題

流山市立小山小学校PTAは、以前、学校のメール配信システムを利用して保護者に活動予定などを伝達していました。しかし、この方法ではリアルタイムの連絡が難しく、教職員にも負担がかかっていました。また、PTAの各委員会は隔月で運営委員会を開催していたものの、地区ごとの活動内容の詳細確認が難しく、PTA本部は地区委員の活動内容を完全に把握できていませんでした。さらに、コロナ禍により多くの委員会活動が停止し、対面のミーティングも困難となりました。

導入前の課題に対する解決策

課題の解決のため、PTAはチャットツールの導入を検討しました。その中で、多くの保護者が参加するPTAでのツールの絶対条件として「使いやすさ」を重視し、操作性がLINEと似ているLINE WORKSを選択しました。初めに本部役員と委員で使用感を確認し、その後、全校児童の保護者も利用できるように「非営利団体向け特別プラン」を導入しました。このプランの導入により、保護者とのコミュニケーションがスムーズになり、特に総会議案への回答や委任状などの電子化が進みました。

製品の導入により改善した業務

LINE WORKSの導入により、PTA活動に関する意識調査を電子的に行うことができるようになりました。アンケート機能を活用して総会議案の回答や委任状を送付した結果、迅速に多くの回答を得ることができました。また、通学路上の危険箇所に関する情報もアンケートで収集し、その情報を基に通学路マップを作成して注意喚起を行いました。さらに、トーク、アンケート、掲示板などの機能を活用することで、多くの保護者からの意見や情報を効率的に収集し、全体への周知が容易となりました。