製品を導入することになった背景

株式会社NHKビジネスクリエイトでは、伝言・所在機能を社内コミュニケーションツールとして活用することが、製品導入の大きなきっかけとなりました。従来、電話メモとしての認識が強かったこの機能ですが、社内での簡単な連絡や一言メモとしての利用が増え、社内メールのショートカット版のような形で手軽に使用されるようになりました。特に、不在中でも「さっきはありがとう」といった感謝の言葉を伝えるなど、職場のコミュニケーションを活性化させる効果が見られました。

導入前に企業が抱えていた課題

導入前、株式会社NHKビジネスクリエイトは、社員数の多さから製品版の導入を検討していましたが、システム関連の調整事項など、導入時の業務負荷が懸念されていました。また、外出が多い職員の情報共有の遅れや、不在が長期に及ぶことでのコミュニケーションの断絶など、情報伝達の効率化が必要とされていました。

導入前の課題に対する解決策

これらの課題を解決するため、ASP版のグループウェアを選択しました。インターネット環境があればどこからでも接続可能なこのシステムは、外出が多い職員でも情報をリアルタイムで共有できるため、コミュニケーションの効率化と業務のスムーズ化を実現しました。さらに、「社内セミナー」や「グループウェア社内規定」の制定、そして「独自マニュアル」の作成を通じて、社内でのグループウェアの浸透を図りました。

製品の導入により改善した業務

グループウェアの導入により、株式会社NHKビジネスクリエイトでは、伝言・所在機能を活用したコミュニケーションの活性化が実現されました。また、全国各地へ出張する車両運行職の情報共有がスムーズになり、不在中でも通知メール機能やモバイル機能を通じて、必要な情報がタイムリーに伝わるようになりました。これにより、社内の情報伝達が効率化され、業務プロセスの大幅な改善が達成されました。