製品を導入することになった背景

H社様は、日本全国に直営店を展開しており、グループウェアを利用する以前は、店舗テナントの通信環境がバラバラで、本社と店舗間の主な連絡手段はファックスでした。インターネット環境が整い、メールの送受信が可能になると、「グループウェアを使ってみよう」という話が持ち上がりました。システム構築の必要がなく、必要な機能が備わっており、低価格で運用できるJ-MOTTOグループウェアを採用しました。

導入前に企業が抱えていた課題

H社様は、アナログなやり取りが多く、情報共有に課題がありました。特に、全国に展開する直営店全てとの情報共有と、迅速なコミュニケーションが必要でした。また、大容量のデータ交換や、情報の見落とし、データの整理の煩雑さなど、効率的な情報管理の必要性がありました。

導入前の課題に対する解決策

これらの課題を解決するために、H社様はJ-MOTTOグループウェアを導入しました。主な機能として「インフォメーション」「回覧板」「レポート提出」「文書管理」があり、これらを利用して情報を一元管理。特に「文書管理」では、ブランドごとに参照権限を設定した保存フォルダを作成し、データの整理と共有を効率化しました。

製品の導入により改善した業務

製品の導入により、情報の見落としが減少し、データの整理が煩雑である問題が解消されました。また、「文書管理」を利用することで、大容量のデータのやり取りがスムーズになり、必要な情報を迅速に共有できるようになりました。さらに、ユーザーの所属グループごとに利用できる機能を設定できるため、業務の効率が大幅に向上しました。