製品を導入することになった背景

ブックオフコーポレーション株式会社は、業務の急速な拡大とともに、店舗数や従業員数が増加し、それに伴い申請・決裁件数も急増しました。特に、店舗の現場スタッフにとっては、接客や商品管理が最優先業務であり、それ以外の業務はできるだけ簡素化したいというニーズがありました。また、決裁者の負担軽減と決裁業務の迅速化も求められていました。これらの背景から、ワークフローシステムの導入が検討されました。

導入前に企業が抱えていた課題

導入前、ブックオフコーポレーション株式会社は、店舗から本部への申請書類の送付や、データのメール送信など、FAXや紙ベースの手法に依存していました。これにより、決裁までの時間が長引き、業務効率が損なわれていました。また、紙ベースのシステムでは、情報のセキュリティ確保や、イレギュラーな処理の防止、ミスや無駄の排除など、内部統制の強化が必要でした。

導入前の課題に対する解決策

これらの課題を解決するために、ブックオフコーポレーション株式会社は、使いやすさを重視してワークフローシステムを選定しました。具体的には、紙の帳票と同じように使用でき、帳票イメージの再現性が高く、提出管理が可能なシステムを求めました。また、会計システムとの連携や、クエリ機能の充実度も選定の重要なポイントでした。

製品の導入により改善した業務

ワークフローシステムの導入により、誰がいつ何を決裁したのかが明確になり、決裁の迅速化が図られました。例えば、導入前に2週間かかっていた申請業務が3日で完了するようになり、ミスや無駄が削減されました。また、情報の統合的な管理が可能になり、コンプライアンスの強化や、ペーパーレス化による監査対応の迅速化など、ガバナンスの強化にも寄与しました。