製品を導入することになった背景

学校法人獨協学園 獨協大学では、紙ベースの承認プロセスが多くの時間と労力を必要としていました。年間1,000件を超える文書量と、出張や長期休業期間中の押印者の不在が、決裁プロセスの遅延を引き起こしました。また、紙の大量消費と保管場所の問題、さらには学内の教職員からの電子決裁システム導入の要望が、この変化を促す主な要因でした。

導入前に企業が抱えていた課題

導入前、獨協大学は紙の起案書を使用して承認を処理しており、特に多くの部署が関与する場合や押印者の出勤が不規則な際には、決裁に時間がかかり、業務に支障が出ることがありました。文書の所在確認に時間がかかることや、紙の大量消費、保管場所の問題も大きな課題でした。

導入前の課題に対する解決策

これらの課題を解決するため、獨協大学は業務の効率化、承認手続きのスリム化、業務の可視化、紙の使用削減を目的に電子決裁システムの導入を検討しました。システムは、グループウェアとの連携、セキュアブラウザの使用、スマートフォンからの承認可能性、承認ルートのスリム化など、多くの機能を備えていました。

製品の導入により改善した業務

システム導入により、起案書の決裁期間が約1週間に短縮され、文書の現況確認が容易になりました。また、リモートワークの増加により、ペーパーレスなワークフローの重要性が高まっており、電子決裁の標準的な運用拡大が進められています。