製品を導入することになった背景

2022年に電子帳簿保存法（電帳法）が改正され、電子取引データのデジタル保存が義務化され、違反時の罰則も強化されました。三菱造船株式会社では、これまで使用していた文書管理システムのサービス終了を機に、新しいシステムの導入を検討しました。

導入前に企業が抱えていた課題

三菱造船株式会社は、資材の調達業務で大量の書類、如何に見積書や注文書などを取り扱っていました。これらの書類は以前は紙ベースでのやり取りが主であり、特に下関では紙のみでの保存が行われていました。しかし、既存の文書管理システムのサービスが2023年3月に終了する予定であり、新しいシステムの導入が必要となりました。

導入前の課題に対する解決策

新しいシステムとして、電帳法に対応したクラウド型文書管理サービス「ClimberCloud」を導入することを決定しました。ClimberCloudは、電帳法の要件を満たすJIIMA認証を取得しており、法的な懸念を解消することができました。また、WinActorの導入により、文書管理の運用を自動化することが可能となりました。

製品の導入により改善した業務

ClimberCloudとWinActorの導入により、紙ベースでの業務を大幅にデジタル化することができました。特に、購入要求書のデジタル化を先行して行い、その後の業務フローもデジタル化されました。これにより、年間で264,000枚の紙と、960時間分の作業時間を削減することができ、コストも大幅に削減されました。