製品を導入することになった背景

リコージャパン コーポレートセンター 経理部は、組織機能の集約を進める中で、業務効率化や生産性向上を目指してきました。しかし、全社からの経理関連の手続きや処理方法に関する問い合わせが増加し、これが経理業務の効率化の障壁となっていました。この課題を解決するための取り組みとして、チャットボットの導入が検討されました。この背景には、リコージャパンの経営方針である『イノベーションチャレンジ』の取り組みが影響しています。

導入前に企業が抱えていた課題

経理部には、全社からの電話問い合わせが集中し、これが本業の業務効率を低下させる原因となっていました。特に、リモートワークの推進などの働き方改革が進む中で、頻繁な電話問い合わせがその障害となっていました。また、経理関連のマニュアルやFAQは存在していたものの、それらがイントラサイト上で散在しており、社員にとって情報を探すのが困難であった。

導入前の課題に対する解決策

経理部では、頻繁に発生する問い合わせ内容を洗い出し、チャットボットでの一次受付が効果的であるかを検討しました。その結果、RICOH Chatbot Serviceの導入が決定されました。消費税増税に伴う税率計算やルール変更の周知徹底のためのQ&Aの仕組みがなかったことも、導入のきっかけとなりました。このサービスを利用することで、経理部の問い合わせ対応が効率化されるとともに、社員が必要な情報を迅速に取得できるようになることが期待されました。

製品の導入により改善した業務

RICOH Chatbot Serviceの導入後3カ月で、問い合わせが約1,300件発生し、これにより電話問い合わせが3カ月で約1,000件、約100時間分が削減されました。この効果により、経理部の業務効率が大幅に向上しました。さらに、リモートワークの導入も進み、働き方改革が促進されました。チャットボットの利用により、社員が疑問点を迅速に解決できるようになったことで、経理部の問い合わせ対応時間も短縮され、業務の質が向上しました。