製品を導入することになった背景

Y社では、各歯科医院からの材料品の購入依頼を取りまとめて注文していました。Excelフォームで送られてくる購入依頼を集計し、各サプライヤー用にまとめる作業は時間がかかり、発注漏れも発生していました。また、各歯科医院は台帳による在庫管理を行っており、在庫がなくなったことに気付いてからの購入依頼が多く、急ぎのものは先に処理するため、仕入れ単価が高くなるなどの問題がありました。

導入前に企業が抱えていた課題

Y社は、各歯科医院からの購入依頼をまとめる作業が大変でした。Excelフォームでの購入依頼の集計に時間がかかり、発注漏れも頻発していました。各歯科医院では、在庫管理を台帳によって行っており、在庫が切れたことに気付いた後に購入依頼をするケースが多く、急ぎの注文が増え、仕入れ単価が上昇していました。

導入前の課題に対する解決策

購買システムEPCUSの導入を決定しました。このシステムにより、各歯科医院からのデータを品目別に自動で集計し、注文データを作成することが可能となりました。さらに、各歯科医院はバーコードを利用して材料品の入出庫管理を行うようになり、EPCUSで在庫の最低ラインを設定。在庫数がこのラインを下回ると自動的にY社に購入依頼を出す仕組みを導入しました。

製品の導入により改善した業務

EPCUSの導入により、購買担当者の事務負担は大幅に軽減されました。各歯科医院からのデータを品目別に自動集計し、注文データを迅速に作成することができるようになりました。また、各歯科医院はバーコードを利用した在庫管理により、在庫切れを防ぐことができ、購入依頼の手間も削減されました。購入品はサプライヤから各診療所に直送されるようになり、仕分け作業や発送準備の必要がなくなり、作業時間も大幅に短縮されました。