製品を導入することになった背景

2020年にIT系のイベントに参加した際、電子契約サービスの存在を知った株式会社ホンダロックは、コロナ禍を経て、テレワーク対応を考慮し、電子契約の導入を検討し始めました。法務グループの提案を受け、社内で電子契約の導入に向けたワーキンググループを組み、検討を進めました。

導入前に企業が抱えていた課題

契約業務において、申請する側は手続きが多く、1つの契約に対して3回の申請が必要でした。Microsoft SharePoint上のワークフローでの事前申請、書面での押印申請、紙の契約書への押印という流れがあり、1つの契約に多くの時間がかかっていました。法務グループもこの手続きを簡素化したいと感じていました。

導入前の課題に対する解決策

クラウドサインの導入を検討する中で、契約書データの保管が可能である点や、契約の更新日に応じたアラート機能、電子帳簿保存法への対応などがクラウドサインの利点として挙げられました。また、クラウドサインの使いやすさや導入コンサルティングサービスの充実度も評価されました。

製品の導入により改善した業務

クラウドサインの導入後、契約業務はクラウドサインに一本化されました。これまでの複数の申請フローがなくなり、クラウドサインが押印申請の承認フローと契約締結を兼ねる形となりました。紙の契約書を使用する企業に対しても、クラウドサインを社内の承認ツールとして使用し、承認後に紙の契約書を発行、締結後はスキャンしてクラウドサインに取り込む流れが確立されました。