製品を導入することになった背景

地方公共団体（市役所）では、文書管理システムに文書を登録する際に「起案用紙」の起票と関係者の承認が必要でした。しかし、起案用紙は紙で運用しており、印刷の手間や紛失のリスクが生じていました。

導入前に企業が抱えていた課題

起案用紙は紙で運用していたため、印刷の手間や紛失のリスクがありました。さらに、多くの関係者からの承認を必要としており、決裁に多くの時間がかかっていました。

導入前の課題に対する解決策

「文書目録管理システム」とDugongをシステム連携しました。文書目録管理システムに文書を登録すると、Dugongが「起案用紙」フォームを自動で起票します。また、決裁の滞留を防ぐために、並列で承認が可能な経路を設定しました。

製品の導入により改善した業務

「起案用紙」の印刷が不要となり、順序を問わず承認が可能となったことで、決裁完了までの期間が短縮されました。また、どこまで承認が終わったかが一目瞭然となり、紙を回覧する必要がなくなったため、複数の拠点を跨ぐ場合でも決裁期間が短縮され、紛失リスクも軽減されました。