製品を導入することになった背景

輸出入貿易業務管理システム「TOSSシリーズ」を開発・販売している株式会社バイナルは、海外取引用の関連書類の保管のための文書管理機能の要望がユーザーから多く寄せられていました。しかし、これまでのところ、文書管理機能は「TOSSシリーズ」の機能の範囲外と考え、別のシステムでの対応を推奨していました。

導入前に企業が抱えていた課題

貿易業務は、通関申告用書類や取引先との売買取引用書類など、発行する書類だけでなく受領する関連書類も多い業務です。特に、輸出には5年、輸入には7年の保管義務があり、税関の事後調査時には過去の関連書類を一式提示する必要があるため、文書管理機能は非常に重要でした。しかし、文書管理機能を「TOSSシリーズ」に組み込むという発想は当初なく、別システムでの対応を考えていました。

導入前の課題に対する解決策

日立ソリューションズからの提案を受け、文書管理機能を「活文 Contents Lifecycle Manager 開発プラットフォーム」というエンジンを組み込むことで実現することが決定されました。この提案は、文書管理機能を組み込むことで、ユーザーに無理なく提供できる価格で実現できるという点で、株式会社バイナルにとって魅力的でした。

製品の導入により改善した業務

「活文」の導入により、契約から約6か月という短期間で文書管理という新しいオプションのリリースを実現することができました。これにより、貿易業務や通関業務のルールに沿った書類の保管を効率的に行うことができるようになりました。また、新たな機能の追加により、株式会社バイナルはお客さまに更なる価値を提供することができるようになりました。