製品を導入することになった背景

総合建設業の共立建設株式会社は、工事完了後に発生する「完成図書」を全社で共有するための文書管理システムとして「活文 Contents Lifecycle Manager」を導入することを決定しました。施工段階でのデータ共有に使われている「Box」との連携を強化し、修繕やリニューアルなどの提案型ビジネスの基盤を構築することが背景にありました。

導入前に企業が抱えていた課題

共立建設株式会社は、工事完了後に発生する「完成図書」を管理する「完成図書管理システム」を運用していましたが、このシステムは工事部が所管しており、他部門の人はアクセスできなかった。そのため、顧客からの問い合わせや修繕計画の作成時に、施工時の担当者を探し出してデータを取り出す必要がありました。また、施工の現場では「Box」の利用が始まっていましたが、Boxと完成図書管理システムとの連携がなく、データの移し替えは手作業で行われていました。

導入前の課題に対する解決策

共立建設株式会社は、次期完成図書管理システムの選定にあたり、複数の要件を設定しました。その中で、日立ソリューションズの「活文 Contents Lifecycle Manager」を選択しました。このシステムは、Boxや社内基幹システムとの連携が可能であり、データの全社共有を実現することができました。

製品の導入により改善した業務

新しい「完成図書管理システム」の導入により、適切なアクセス権限を持つ社員は、施工時の担当者が不在でも、必要な資料を迅速に取り出すことができるようになりました。検索にかかる時間は従来の1/3以下に短縮されました。また、Boxからの連携が可能となり、工事完了時の手作業を大幅に削減することができました。