製品を導入することになった背景

ダイニチ工業株式会社は新潟県新潟市に本社を置く石油暖房機器製造会社で、業務用大型石油ストーブや家庭用石油ファンヒーターなどの製造を手がけています。社内の文書管理は、ファイルサーバとExcelを使用していましたが、これには多くの問題がありました。例えば、ファイルサーバのフォルダ権限に依存する形式であったため、文書が消失する事故が発生したり、機密文書の分類が適用されない状況が生じていました。これらの課題が積み重なり、文書管理システムの導入を検討するきっかけとなりました。

導入前に企業が抱えていた課題

ダイニチ工業株式会社が抱えていた主な課題は、ファイルサーバのフォルダ権限依存、機密文書の分類の不明瞭さ、個人依存のExcel登録ひな形、そしてフォルダへの保存ルールの不徹底でした。これらの課題は、長期的な運用管理に支障をきたしていました。

導入前の課題に対する解決策

これらの課題を解決するために、ダイニチ工業株式会社は楽々Document Plusの導入を検討しました。複数の製品を機能面から検証した結果、楽々Document Plusが最も適していると判断されました。特に、登録フォーム作成の自由度、柔軟なワークフロー機能、全文検索機能などが評価されました。

製品の導入により改善した業務

楽々Document Plusの導入により、多くの課題が解決されました。例えば、個別権限の厳格化により文書消失事故が撲滅され、機密文書の分類と承認ルートが自動で選定されるようになりました。また、特定の個人スキルに依存しない形式の登録フォームが作成できるようになり、文書改訂時の版管理が実現しました。さらに、全文検索が可能になったことで、業務処理スピードが向上し、文書規定の遵守やミス撲滅など、業務品質も向上しました。