購買とは？｜調達との違いや最適な購買の方法を詳しく解説

「購買」とは、企業活動に必要な資材や物品を、会社に買い入れることを意味します。「購買」の是非は、企業経営の是非に直結する極めて重要な要素です。従って、購買業務の担当者は、適切な数量や品質、適切なタイミングを見極め、適切な価格で購入する必要があります。ここでは、「購買」の言葉の意味や業務内容、手順などを詳しく説明します。「購買」について正しい知識を身に着けることは、安定した企業経営に繋がります。

購買とは？基本の概念を解説

そもそも「購買」とは何でしょうか。なんとなく意味をご存じの方も多いと思いますが、明確な定義や役割はあまり知られていません。ここでは、業務上での「購買」の基本的な概念を説明します。

購買の定義「企業活動に必要な資材の買い入れ」

「購買」とは、企業活動に必要な資材や物品を、適正な価格で買い入れることです。製造業では、仕入れた資材が無ければ、製品を生産することができませんし、サービス業では、必要な物品が無ければ、サービスを提供することができません。このように「購買」は、単なる「モノを買う行為」ではなく、コスト削減や品質管理、納入期間などを考慮した戦略的な業務と言えます。ですから、適切な「購買」を行うことが、企業のコスト削減や業務効率化が実現し、安定した生産や業務の遂行に繋がると言えます。

一般消費者の「購入」との違い

私たちの日常生活で行う「購入」と企業の「購買」には、「モノを買う」という点は共通していますが、大きな違いがあります。個人の「購入」は欲しいものを選んで支払うシンプルな行為ですが、企業の「購買」はコストや品質、納期、取引先との契約条件など、多くの要素を考慮しながら計画的に行われます。従って「購買」は「購入」よりも、買い入れる意図や根拠が明確と言えます。

購買と調達の違い

「購買」とよく混同される言葉に「調達」があります。購買と調達は密接に関連していますが、それぞれの意味や役割には明確な違いがあります。

「調達」とは、企業が必要とする商品やサービスを確保するためのプロセス全体を指します。「調達」には「購買」だけでなく、供給元の選定や契約交渉、在庫管理、サプライチェーンの最適化など、様々な要素が含まれます。また、「購買」では、基本的に「買い上げる」ことを前提としていますが、「調達」にはリースやレンタルなどの「借りる」ことも含まれます。このように「調達」は「購買」と比べて、企業活動に必要なモノ・サービスを確保のための広い概念であり、「購買」は「調達」の一部分を意味すると言えます。

購買業務の流れ

「購買」は「調達」プロセスの中で実際に発注や購入を行う部分にあたります。具体的には以下のの５つのステップが存在します。

• ステップ1：購買依頼書の作成・申請
• ステップ2：購入先の選定・見積り
• ステップ3：発注
• ステップ4：納品・品質確認
• ステップ5：請求書の精算

順番に見ていきましょう。

ステップ1：購買依頼書の作成・申請

購買業務の最初のステップは、「購買依頼書」の作成と申請です。購買依頼書とは、社内の各部門が必要な物品やサービスを調達するために、購買部門へ正式に依頼する書類です。購買依頼書には、購入したい物品の名称や型番、数量、希望納期、予算、用途などの詳細情報を記載します。

ステップ2.：購入先の選定・見積り

購買依頼が承認された後、次に行うのが「購入先の選定」「見積りの取得」です。企業は、コスト削減や品質確保のため、複数の取引先（サプライヤー）の中から最適なものを選ぶ必要があります。

ステップ3.：発注

購入先が決定したら、次に「発注」を行います。発注とは、選定したサプライヤーに対して正式に商品やサービスを依頼するプロセスです。通常、発注書（注文書）を作成し、取引先に送付します。発注書には、品名、数量、単価、納期、支払い条件などの詳細情報が記載され、双方の合意に基づいて取引を進めます。

ステップ4.：納品・品質確認

発注後、取引先から商品が納品されると、購買部門や受領担当者が納品書と注文内容を照合し、数量・仕様・品質に問題がないかを確認します。また、目視チェックだけでなく、必要に応じて性能テストや動作確認を行いましょう。

ステップ5.：請求書の精算

納品が完了し、品質確認が終わったら、最後に「請求書の精算」を行います。サプライヤーから送付される請求書の内容を確認し、発注書や納品書と一致しているかをチェックした上で、支払いを行います。

【おすすめ】「購買管理システムの導入事例10選｜導入前の課題や導入後の効果を紹介」はこちら

購買で起こりやすい問題

「購買」では、大きく以下の3つの要素が課題となるケースが多いとされています。

• 不適切な購買（過剰支出や不正取引）
• 不安定な供給
• 業務の属人化

順番に説明していきます。

1.不適切な購買（過剰支出や不正取引）

割高な価格での商品やサービスの買い入れは、業務コストの増大や利益の圧迫に繋がります。過剰支出の原因として、相場よりも高い価格での購入や不必要な発注など挙げられます。特に、購買担当者が適正価格を把握していない場合、価格交渉で不利な条件を容認し、コスト削減の機会を逃すことがあります。

また、不正な発注や取引も信用を大きなリスクとなります。架空発注、キックバック（サプライヤーからの不当な報酬の受け取り）、特定の取引先への不適切な優遇などが含まれます。これらを防ぐためには、購買プロセスの透明性を確保し、承認フローを強化することが重要です。

2.不安定な供給

企業が円滑な業務を遂行するためには、必要な商品やサービスを適切なタイミングで入手できることが不可欠です。しかし、サプライヤーの状況によっては、納品遅延や品質不良、価格の急変といった問題が発生し、事業運営に大きな影響を及ぼすことがあります。そのため、サプライヤー管理は購買業務の重要な課題の一つとなります。

サプライヤー管理の基本は、取引先の選定と評価です。品質や価格だけでなく、納期の遵守、供給の安定性、アフターサービスの充実度など、さまざまな要素を総合的に判断し、信頼できる取引先を確保することが求められます。また、単一のサプライヤーに依存するリスクを避けるため、複数の取引先を確保し、調達ルートを分散させることも有効な対策です。

近年、原材料価格の高騰や自然災害、地政学的リスクなどにより、サプライチェーンの混乱が頻発しています。このようなリスクに対応するため、購買部門はサプライヤーとの関係を強化し、事前に代替供給ルートを確保することが求められます。また、サプライヤーの納品履歴や品質データを一元管理することで、問題が発生した際の迅速な対応が可能になります。

企業が競争力を維持するためには、価格交渉や発注管理だけでなく、サプライヤーとの良好な関係を築き、安定供給を確保することが不可欠です。

3.業務の属人化や無駄の発生

購買業務は、企業のコスト管理や供給の安定化に直結する重要なプロセスですが、非効率な業務が発生し、無駄な手間や時間がかかることがあります。特に、紙ベースの購買申請や手作業によるデータ管理は、人的ミスや属人化を引き起こしやすく、業務全体の生産性を低下させる原因となります。

これらの問題は、購買依頼の遅延、発注ミス、請求処理の誤り、担当者への依存などに起因する点で共通しています。例えば、紙の購買申請書を使用している場合、上長の承認を得るまでに時間がかかり、必要なものを迅速に調達できないことがあります。また、発注履歴がバラバラに管理されていると、過去の取引データを活用したコスト分析が困難になり、適切な購買戦略を立てることができません。

購買依頼から発注、納品確認、請求処理までの購買の流れを一元管理できれば、こうした問題を解消できます。また、過去の購買データの可視化が進めば、コスト削減や購買戦略の最適化が可能になります。

購買業務の効率化は、単に業務負担を軽減するだけでなく、企業の競争力を高める重要な要素です。デジタル技術を活用し、アナログ管理の課題を克服することで、より迅速で精度の高い購買プロセスを実現することが求められます。

購買管理システム導入で問題解消

これまで説明したように、購買業務には無駄なコストの発生、不正リスク、供給管理の難しさ、属人化などのリスクがつきものです。こうしたリスクを軽減し、購買業務を最適化するには、購買管理システムの導入がおすすめです。

コスト適正化の面では、システムを活用することで購買データが一元管理され、価格のばらつきを防ぎます。また、承認フローの共有により、不正防止にもつながります。サプライヤー管理も強化され、取引履歴や納品実績をリアルタイムで可視化できるため、安定供給の確保が容易になります。

さらに、購買プロセスが自動化され、発注・請求処理の迅速化により業務効率が大幅に向上します。過去の購買データを蓄積・分析して、戦略的な購買計画の立案にも繋がるでしょう。

購買管理システム導入のポイント

「購買管理システム」の導入には、大きく以下の2つのポイントから検討する必要があります。

1. 自社の導入目的に一致したシステムか

購買管理システムを導入する際には、まず自社の購買業務における課題や目的を明確にすることが重要です。例えば、「コスト削減を最優先したい」「購買プロセスの自動化を進めたい」「サプライヤー管理を強化したい」といった具体的な目標を定めることで、最適なシステムを選定しやすくなります。

2. 取引先や購買担当にとって利用しやすいシステムであるか

購買管理システムは、購買担当者だけでなく、取引先や社内の関係者も利用することが多いため、使いやすさも重要なポイントです。操作が複雑なシステムを導入すると、現場での活用が進まず、結局アナログ管理に戻ってしまうケースもあります。さらに、システムのサポート体制も重要です。導入後にトラブルが発生した際に、迅速に対応してもらえるサポートがあるかどうかも考慮すると、スムーズな運用が可能になります。

こうした導入メリットの多い購買管理システムについては、以下の記事で詳しく解説しています。

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まとめ「最適な購買を」

以上から「購買」の目的や役割がご理解いただけたと思います。「購買」は、製品やサービスを提供する上で必要な物品やサービスを仕入れる取り組みであることから、業務に必要不可欠な仕事内容です。手順やポイントをしっかり理解し、最適な「購買」を実現し、円滑な業務の推進に繋げていきましょう。