労務管理・勤怠管理・人事管理の違いは？システム化するメリットも徹底解説

労務管理、勤怠管理、人事管理は、企業運営に欠かせない管理業務ですが、それぞれに異なる役割があります。労務管理は従業員の労働条件や福利厚生の整備、勤怠管理は出勤状況や労働時間の管理、人事管理は採用や人材育成など、従業員全般のサポートを担当します。これらの業務を適切に行うことで、従業員が安心して働ける環境を提供し、企業全体の生産性向上にもつながります。また、近年では勤怠管理や労務管理をシステム化する企業が増えており、効率化や正確性の向上、不正防止など、さまざまなメリットをもたらしています。本記事では、それぞれの業務の違いと勤怠管理の必要性、そしてシステム化の利点について詳しく解説します。

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労務管理・勤怠管理・人事管理の違い

労務管理、勤怠管理、人事管理は、それぞれの目的や範囲が異なっており、それぞれ企業運営において重要な役割を果たしています。これらの業務を正確に理解し、適切に運用することで、従業員が働きやすい環境を整えるとともに、企業全体の信頼性向上と業務効率化が可能になります。3つの違いを表にすると下記のようになります。

それでは、各業務の特徴を詳しく見ていきましょう。

労務管理業務とは

労務管理は、労働条件の整備や従業員の権利保護を目的とした業務です。具体的には、労働基準法や社会保険法に基づく労働条件の管理、就業規則の作成・改訂、社会保険や雇用保険の手続きなどが含まれます。労務管理の適切な運用により、法令遵守を徹底し、労務トラブルを未然に防ぐことが可能です。また、福利厚生の整備や安全衛生管理も労務管理の一環として重要な役割を果たします。

労務管理は、従業員の安心感を向上させ、企業の信頼性を高める基盤となる業務であり、法改正への迅速な対応が求められる分野です。

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勤怠管理業務とは

勤怠管理は、従業員の出退勤状況や労働時間を記録・管理する業務です。主な目的は、正確な労働時間の把握と給与計算の基礎データの作成にあります。具体的には、出勤・退勤時間の記録、休憩時間や残業時間の集計、有給休暇や欠勤情報の管理が含まれます。

勤怠管理の正確性は、従業員への給与支払いを適切に行うためだけでなく、法定労働時間の遵守やコンプライアンス確保にも直結します。近年では、勤怠管理システムの導入により、リアルタイムでの記録や不正防止が進められており、多様な働き方にも対応可能な管理手法が広がっています。ツール導入の際は、給与計算ソフトなど他ツールとの連携が可能かどうかが肝となります。

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人事管理とは

人事管理は、従業員の採用や評価、育成、配置転換など、企業内の人材に関する業務全般を指します。適切な人材を採用し、能力を最大限に発揮できる環境を整えることが主な目的です。具体的には、採用活動、人事評価、スキル向上のための研修や教育プログラムの企画・運営などが含まれます。

人事管理は、個々の従業員が成長し、企業の目標達成に貢献できるよう支援する役割を担います。また、データを活用したタレントマネジメントやAIを用いた人材分析など、ITを活用した高度な管理手法も普及しています。

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労務管理の必要性とは

労務管理の必要性は、法令遵守によるリスク回避、従業員の権利保護と安心感の向上、そして企業の信頼性と持続可能性の向上にあります。

1. 法令順守とリスク回避
2. 従業員の権利保護
3. 企業の信頼性向上

それぞれ詳しく解説します。

1.法令順守とリスク回避

労務管理の最も重要な役割は、法令遵守を徹底し、企業が法的リスクを回避することです。労働基準法や社会保険法などの関連法規を正確に理解し、労働条件、労働時間、給与計算を適切に運用することで、労働基準監督署からの指導や行政処分を受けずに済みます。また、就業規則の整備や労使協定の締結を通じて、トラブルの発生を未然に防ぐことが可能です。例えば、残業代の未払いが発覚すれば、未払い分だけでなく追加の罰則や企業イメージの低下が生じる可能性があります。これらを防ぐため、最新の法改正にも対応し、適切な管理体制を構築することが求められます。法令遵守は企業の基盤を守る重要な要素です。

2.従業員の権利保護

労務管理を適切に行うことで、従業員の権利が守られ、安心して働ける環境が提供されます。例えば、適切な社会保険手続きの実施や、有給休暇取得の促進など、従業員が受けるべき権利を保障することが可能です。また、福利厚生の充実や安全衛生管理を通じて、従業員の満足度やモチベーションを向上させる効果もあります。こうした環境は、従業員の定着率を高め、優秀な人材の流出を防ぐ役割を果たします。さらに、労務管理が従業員の声を反映する仕組みを取り入れることで、信頼関係を構築し、職場全体の生産性向上にもつながります。従業員にとって安心できる環境づくりは、企業の持続可能性にも直結します。

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3.企業の信頼性向上

適切な労務管理は、企業の透明性と信頼性を高め、社会的評価の向上に寄与します。特に、働き方改革や法改正に迅速に対応することは、企業が社会的責任を果たしている証となり、ステークホルダーからの信頼を得ることができます。例えば、有給休暇の取得推進や多様な働き方への対応など、時代に即した労務管理は、企業イメージを向上させるだけでなく、採用競争力の向上にもつながります。また、従業員満足度を高めることで、職場全体のパフォーマンスを向上させ、結果的に収益性の向上や競争力強化を実現します。長期的な成長を目指す上で、労務管理は欠かせない基盤です。

具体的な指標としては以下のようなものがあります。

「働きがいのある会社」ランキングへの選出

労務管理の改善や従業員満足度の向上が評価されることで、国内外の「働きがいのある会社」ランキングに掲載されることが期待されます。このようなランキングに選ばれることで、優秀な人材の採用やブランド力の向上につながります。

詳細：openwork AWARD「働きがいのある企業ランキング」

ホワイト企業認定

従業員の働きやすさや労働環境の整備状況に応じて認定される制度です。ホワイト企業認定を受けることで、社会的信頼性が向上し、採用や取引において有利になります。

詳細：ホワイト企業認定とは

えるぼし認定

女性活躍推進法に基づき、女性の活躍推進が進んでいる企業に与えられる厚生労働省の認定制度です。この認定は、企業の女性活躍推進の状況を「採用」「継続就業」「労働時間等の働き方」「管理職比率」「多様なキャリアコース」の5つの評価項目で総合的に評価し、基準を満たす企業に対して付与されます。

詳細：厚生労働省　女性活躍推進法

勤怠管理の必要性とは

勤怠管理は、企業が従業員の労働時間や勤務状況を把握し、適切に管理するために欠かせない業務です。給与計算や法令遵守の基盤となるだけでなく、労務トラブルの未然防止や従業員の信頼確保にも直結します。以下に、勤怠管理の必要性を具体的に解説します。

1. 給与を正しく支払うため
2. コンプライアンス遵守のため
3. 労使間のトラブル回避のため

それぞれ詳しく解説します。

1.給与を正しく支払うため

勤怠管理は、正確な給与計算を行うための重要な基礎です。出退勤時間や休憩時間、残業時間、有給休暇などを正確に把握することで、従業員が働いた時間に応じた給与や手当を正しく支払うことが可能です。特に、残業代や深夜手当などの割増賃金の計算には、正確な勤怠データが欠かせません。これが曖昧であると、計算ミスによる未払い問題や従業員の不満が発生するリスクが高まります。

例えば、休日出勤や深夜勤務を行った従業員が適切な賃金を受け取れなかった場合、企業は信頼を損ね、トラブルに発展する可能性があります。一方、勤怠管理システムを導入すれば、これらのデータを自動的に集計・反映でき、計算ミスを防ぎます。従業員は安心して働ける環境を得るとともに、企業も労務管理コストを削減できます。

2.コンプライアンス遵守のため

勤怠管理は、労働基準法や関連法令を遵守し、企業が法的リスクを回避するために欠かせない業務です。例えば、1日8時間、週40時間の法定労働時間を超える労働や、有給休暇取得の義務化に対応するには、従業員の労働時間を正確に記録し管理する必要があります。これを怠ると、残業時間の過多や休暇未取得による法令違反が指摘され、労働基準監督署からの是正勧告や罰則を受ける可能性があります。

また、働き方改革により、時間外労働の上限規制や休暇取得義務が強化されています。適切な勤怠管理は、これらの要件を満たすために不可欠です。システム化された勤怠管理ツールを使用することで、リアルタイムでの労働時間の把握や自動アラート機能により、企業は早期に問題を検知し対応できます。

3.労使間のトラブル回避のため

勤怠管理の正確性は、従業員と企業の間で生じる労務トラブルを防ぐ鍵となります。例えば、残業時間や休暇取得状況の記録が曖昧であれば、従業員は未払い賃金や不適切な待遇を主張し、トラブルが発生するリスクがあります。これがエスカレートすると、労働基準監督署への申告や裁判沙汰に発展する可能性もあります。

正確な勤怠管理を行うことで、企業は記録を証拠として提示できるため、トラブル時の対応がスムーズになります。特に、クラウド型の勤怠管理システムでは、打刻データや変更履歴が自動的に保存されるため、不正や記録の不備が疑われる状況でも信頼性の高いデータを提供できます。

労務管理・勤怠管理をシステム化する4つのメリット

労務管理や勤怠管理をシステム化することで、業務の効率化や正確性の向上、不正防止など、多くのメリットを得ることができます。近年では、働き方改革やリモートワークの普及に伴い、システム化の重要性がさらに高まっています。以下に、具体的なメリットを解説します。

1. 業務を効率化できる
2. 正確に勤務時間を管理できる
3. 不正を防止できる
4. 働き方に合わせた対応ができる

それぞれ詳しく解説します。

1.業務を効率化できる

システム化により、勤怠管理や給与計算、社会保険手続きなどの労務業務を自動化できます。従来手作業で行っていたデータ収集や集計の負担が大幅に軽減されます。また、クラウド型システムを導入すれば、データをリアルタイムで確認できるため、業務スピードが向上します。

例えば、「ジョブカン」や「KING OF TIME」などの勤怠管理システムでは、出退勤データが自動的に集計され、給与計算ソフトと連携する機能が標準で提供されています。労務担当者は従業員の勤怠状況や給与計算に必要なデータを手作業で集計することなく、即時に確認することが可能となります。

厚生労働省が推進する働き方改革では、労働時間管理の適正化や業務効率化を重視しており、クラウド型勤怠管理システムの活用が推奨されています。厚生労働省が策定した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、下記のような記述があります。

使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、原則として次のいずれかの方法によること。 (ア) 使用者が、自ら現認することにより確認し、記録すること。 (イ) タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、記録すること。

引用：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

このように、勤怠管理・労務管理のクラウド化、システム化は今後の潮流になると言えます。できるだけ早く検討していきましょう。

2.正確に勤務時間を管理できる

システムを利用することで、勤務時間や残業時間、有給休暇の消化状況などを正確に記録・管理することが可能です。従業員がタイムカードやICカード、またはクラウド型の勤怠管理システムを使用して出退勤を記録すれば、そのデータがリアルタイムでシステムに反映されます。

例えば、残業時間が法定の上限を超えないよう、アラート機能を備えたシステムを活用することで、管理者は早期に対策を講じることができます。有給休暇の消化状況も可視化されるため、法定の年5日の有給取得義務に対応しやすくなります。

給与計算では、勤怠データをそのまま反映できるため、残業手当や深夜手当の計算ミスが減少するでしょう。手動での入力作業が不要となるため、記録の漏れや転記ミスが防がれ、労務トラブルのリスクが大幅に低減できると考えられます。さらに、データが一元管理されることで、労働基準監督署への提出資料作成や内部監査時の対応も効率的に行うことができます。

3.不正を防止できる

勤怠管理のシステム化は、不正なデータ操作や勤怠記録の改ざんを防ぐための有効な手段です。従業員の出退勤時刻をシステムに記録することで、手作業による入力の余地を排除し、不正が行われにくい環境を整えることができます。

例えば、ICカードや生体認証（指紋・顔認証）を活用する勤怠管理システムでは、打刻の信頼性が向上し、他人による代理打刻や虚偽の出退勤申告を防止することが可能です。さらに、システムは打刻履歴や変更履歴を自動的に保存するため、不正な操作が行われた場合でも、いつ誰がどのように変更を加えたのかが簡単に確認できます。

また、クラウド型システムを利用すれば、勤怠データが一元管理され、外部からの不正アクセスやデータ改ざんにも強いセキュリティ対策が施されています。例えば、特定の権限を持つ管理者のみがデータにアクセスできる設定や、二段階認証を導入することでセキュリティを強化する企業も増えています。

さらに、不正防止の仕組みは、従業員と企業の間での信頼関係の維持にも寄与します。従業員は公平で透明性のある勤怠管理環境の中で働くことができ、企業側も労務トラブルや不正による信用低下のリスクを大幅に軽減できます。

不正防止は単にリスク回避にとどまらず、公正な労働環境を構築し、従業員のモチベーションを向上させる重要な要素です。

4.働き方に合わせた対応ができる

勤怠管理システムを導入することで、リモートワークやフレックスタイム制などの多様な働き方に柔軟に対応することが可能です。近年、働き方改革やテクノロジーの進化により、従業員が時間や場所にとらわれず働ける環境が求められています。クラウド型勤怠管理システムは、こうした新しい働き方に対応する上で欠かせないツールです。

リモートワークの場合、従業員はインターネットを介して、スマートフォンやパソコンから出退勤時間を記録することができます。GPS機能を備えたシステムを利用すれば、どの場所から打刻したかも記録可能で、不正打刻の防止にも役立ちます。また、勤務時間のリアルタイム管理が可能なため、離れた場所で働く従業員の労働時間を正確に把握できます。

フレックスタイム制やシフト制の職場では、システムのカスタマイズ機能が有用です。例えば、従業員ごとに異なる出退勤時間やシフトを設定することができ、これらのデータを自動で集計することで、給与計算の精度が向上します。さらに、急なスケジュール変更や残業の発生時にも迅速に対応可能です。

多様な勤務形態に対応することで、育児や介護をしながら働く従業員など、さまざまな事情を抱える従業員の満足度と職場全体の生産性が向上し、人材獲得競争の強化にもつながるでしょう。

おすすめの労務管理システム5選

それではここからはおすすめの労務管理システムをご紹介します。代表的な製品を厳選しました。気になった製品は資料をダウンロードして、ぜひ詳細をご覧ください。

1. ジンジャー人事労務
2. ロウムメイト
3. HRBrain
4. ジョブカン労務HR
5. One人事　労務

そのほかの労務管理システム一覧はこちらでご紹介しています▽

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まとめ：労務管理の役割を理解し、活用していこう

労務管理、勤怠管理、人事管理は、それぞれ異なる役割を持ちながらも、企業運営において相互に密接に関わる業務です。特に勤怠管理は、給与計算や法令遵守の基盤となるため、正確な運用が求められます。これらの業務をシステム化することで、効率化や不正防止、働き方改革への対応が可能となり、企業と従業員の双方にとって大きなメリットがあります。適切な管理方法を選び、労務環境の改善と生産性向上を実現するために、労務管理と勤怠管理の違いをしっかりと理解し、活用していきましょう。

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