社内に溜まった名刺の活用方法とは？おすすめの名刺管理ソフトと成功事例もご紹介！

「気づいたら社内にどんどん溜まっていく名刺…。貴重な営業資源であるにもかかわらず、放置してしまい、うまく資産化できていない。」

そんな状況は企業や組織にとって、非常にもったいないといえるでしょう。

名刺を適切に管理すれば、その価値を最大限に活かすことができ、営業効率化、売り上げ・利益最大化につながります。

本記事では、名刺の活用方法や冬眠人脈の発掘・活用方法、名刺管理ソフトを使うメリット、おすすめの法人向け名刺管理ソフト、導入・成功事例などを網羅的にご紹介します。名刺管理ソフトの比較表もダウンロード可能なので、ぜひ参考にしてみてください。

名刺管理ソフトについてもっと詳しく解説した記事はこちらから。

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社内に溜まった名刺を活用して得られる４つのこと

名刺管理ソフトを導入することで、社内に溜まった名刺を有効活用し、営業活動の効率化と成果向上を実現できます。以下のような4つの効果を得られるでしょう。

1. 顧客リストを作成して新規開拓
2. 顧客をセグメントし、営業機会を分析
3. 組織間で情報共有し、人脈を可視化し、業務効率化
4. リストの作成とメール配信やフォローアップ

それぞれ詳しく見ていきましょう。

1.顧客リストを作成して新規開拓

社内に溜まった名刺をデータ化し、顧客リストを作成することで、新規開拓の効率が飛躍的に向上します。例えば、過去に名刺交換した潜在顧客をリストアップし、ターゲットに合わせたアプローチを行うことで、営業活動の成功率が高まります。

名刺情報を簡単にデータベース化し、必要な情報を瞬時に検索・抽出できるため、新規開拓の強力なツールとなります。

2.顧客をセグメントし、営業機会を分析

名刺情報をセグメント化することで、顧客のニーズや特性に応じた営業戦略を立てることができます。例えば、業種別や役職別に顧客を分類し、それぞれに最適な提案を行うことで、営業機会を最大限に活用できます。詳細なフィルタリング機能を備えており、顧客情報を多角的に分析することが可能です。

3.組織間で情報共有し、人脈を可視化し、業務効率化

名刺情報を社内で共有することで、組織全体の人脈を可視化し、業務効率を向上させることができます。例えば、誰がどの顧客と接点を持っているのかを把握することで、チーム間の連携が強化され、情報の共有がスムーズに行えます。

後述する名刺管理ソフトを利用すれば、強固なセキュリティ体制の中、クラウドベースで情報を一元管理し、リアルタイムでの情報共有が可能です。

4.リストの作成とメール配信やフォローアップ

データ化された名刺情報を活用して、ターゲットリストを作成し、メール配信やフォローアップを効率的に行うことができます。例えば、新製品の案内やイベントの招待状を一斉に送信することで、顧客との関係を強化し、ビジネスチャンスを広げることができます。

メール配信機能やフォローアップのリマインダー機能を備えた名刺管理ソフトもあり、効果的な顧客対応をサポートできます。

潜在層や冬眠人脈の発掘・活用方法

冬眠人脈とは、過去に名刺交換や商談を行ったものの、現在は連絡が途絶えている顧客やビジネスパートナーのことを指します。これらの人脈は、一度は接点があったため、再度アプローチすることで新たなビジネスチャンスを生み出す可能性があります。冬眠人脈をデータベースから検索・抽出し、再アプローチの計画を立てることができれば、過去の関係を再構築し、ビジネスの拡大につなげることができるかもしれません。

ビジネスチャンスを最大限に活用するためにも、以下2点を確認しておきましょう。

1. 顧客情報をデータベースに蓄積する
2. 情報共有する仕組みを構築する

それぞれ詳しく解説します。

1.顧客情報をデータベースに蓄積する

社内に溜まった名刺をデータベースに蓄積することで、潜在層や冬眠人脈を効果的に発掘・活用できます。名刺情報をデジタル化し、顧客データベースに統合できれば、過去に接点があったが現在は連絡が途絶えている顧客情報を再発掘し、新たなビジネスチャンスを見つけることが可能です。

紙の名刺で得た情報は、コツコツとデータベース上に溜めていくことで資産化できます。名刺を交換した時点では、ビジネスの広がりを感じられなかったとしても、時を経て、点と点がつながるタイミングがあるかもしれません。そうしたビジネスチャンスを逃さないためにも、データベース化は企業にとって必須の課題です。

2.情報共有する仕組みを構築する

データベースに蓄積された顧客情報を社内で共有する仕組みを構築することも重要です。クラウド上で情報を一元管理し、リアルタイムで情報を共有し、更新します。社内人脈を共有できれば、各部署間での連携が強化され、組織全体での営業活動が効率化できます。

課題は、組織内で情報共有の仕組みをつくり、浸透させること。紙の名刺を個々人が管理している現状がある場合、習慣を移行するには時間がかかるでしょう。思い切ったツールの導入や、地道な社内研修が欠かせません。名刺1枚1枚をデータベース化することで資産になるという認識を共有したり、気軽に情報をオープンにしたり共有できたりするような雰囲気作りも必要になります。社内での人脈が可視化できれば、新たな商談のチャンスをつかめるかもしれません。透明性の高い仕組みづくりをしていきましょう。

参考：営業職のビジネスパーソン1000人に聞く、「人脈に関する意識調査」を実施

日本企業において約61％の人脈が活用されずに「冬眠」している、「冬眠人脈」による 1企業当たりの 経済損失規模は約120億円と推計〜国内で年間約22億枚の名刺が流通。1枚当たりの価値は約74万円〜

名刺管理ソフトを使った人脈管理の方法｜4ステップ

名刺管理ソフトを活用することで、効率的かつ効果的に人脈を管理し、ビジネスの成長を促進できます。

1. 名刺をスキャンしテキストデータ化
2. 名刺情報をデータで一元管理
3. 名刺情報を社内で共有
4. メール配信リストとして活用

それぞれ詳しく解説します。

1.名刺をスキャンしテキストデータ化

まず、紙の名刺スキャナーで取り込んだり、スマートフォンのカメラで名刺を撮影したりして、データ化します。高精度なOCR（光学文字認識）技術を使用することで、画像からテキストを読み取り、名刺の情報を正確にデジタル化できます。名刺管理ソフトは、スキャンした名刺を自動的にテキストデータに変換し、手間をかけずにデータ化が可能です。手入力によるデータ化が必要ないので、ヒューマンエラーを削減でき、さらに大幅な業務時間の短縮を図れます。

2.名刺情報をデータで一元管理

次に、デジタル化された名刺情報を一元管理します。クラウドベースのデータベースに保存することで、いつでもどこでもアクセス可能になります。その場で編集した内容、追記した内容はリアルタイムに反映され、別の場所にいるチームメンバーに即共有できます。名刺情報の整理が容易になり、必要な情報を迅速に検索・抽出できます。

3.名刺情報を社内で共有

データベースに蓄積された名刺情報を社内で共有することで、組織全体の人脈を可視化し、連携を強化します。例えば、営業チームが共有することで、誰がどの顧客と接点を持っているのかを把握し、効果的なアプローチが可能になります。名刺管理ソフトは、リアルタイムでの情報共有をサポートし、チーム全体の業務効率を向上させます。

4.メール配信リストとして活用

最後に、データベースに蓄積された名刺情報を活用して、メール配信リストを作成します。ターゲットリストを作成し、新製品の案内やイベントの招待状を一斉に送信することで、顧客との関係を強化し、ビジネスチャンスを広げることができます。メール配信機能やフォローアップのリマインダー機能を備えており、効果的な顧客対応をサポートします。

名刺管理ソフトを利用する6つのメリット

名刺管理ソフトには多くのメリットがあります。以下、代表的な名刺管理ソフトのメリットをまとめました。

1. データ化が簡単
2. 検索機能がある
3. 外出先からアクセスできる
4. 情報更新、情報の追記が簡単
5. 高いセキュリティシステムがある
6. SFAやCRM、MAツールと連携できる

名刺管理ソフトを導入することで、これらのメリットを最大限に活用し、業務効率を飛躍的に向上させることができます。

1.データ化が簡単

名刺管理ソフトを使えば、名刺をスキャンするだけで自動的にデータ化されます。高精度なOCR技術により、手間をかけずに名刺情報をデジタル化できるため、業務効率が大幅に向上します。

2.検索機能がある

データ化された名刺情報は、キーワード検索機能を使って瞬時に見つけることができます。会社名や役職、名前などの条件で簡単に検索できるため、必要な情報をすぐに取り出せます。

3.外出先からアクセスできる

クラウドベースの名刺管理ソフトなら、外出先でもスマートフォンやタブレットから名刺情報にアクセスできます。営業先での急な問い合わせにも迅速に対応でき、ビジネスチャンスを逃しません。

4.情報更新、情報の追記が簡単

名刺情報の更新や追記も簡単に行えます。例えば、商談の進捗状況や顧客の詳細情報をメモとして追加することで、次回の商談時にスムーズに話を進めることができます。

5.高いセキュリティシステムがある

名刺には個人情報が含まれているため、データのセキュリティは非常に重要です。名刺管理ソフトは、最新のセキュリティ技術を採用しており、データの暗号化やアクセス制限など、強固なセキュリティ対策を講じています。

6.SFAやCRM、MAツールと連携できる

名刺管理ソフトは、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理）、MA（マーケティングオートメーション）ツールと連携することができます。名刺情報を他の業務ツールと統合し、より効果的な営業活動やマーケティング活動が可能になります。

名刺管理ソフトの導入・成功事例

ここからは、代表的な名刺管理ソフトの導入・成功事例をご紹介します。簡潔にまとめてご紹介するので、自社の業界や規模など、参考にしてください。

Sansanの導入・成功事例｜株式会社東急コミュニティー

名刺管理ソフト、Sansanの導入事例を見ていきましょう。

背景と課題

株式会社東急コミュニティーは、総合不動産管理のリーディングカンパニーとして、マンションやビルの管理運営を行っています。リモートワークの推進に伴い、名刺情報の管理が課題となり、効率的な方法が求められていました。特に、外出中の社員が名刺情報を確認する際の非効率さや、リモートワーク時のコミュニケーションと情報共有が問題となっていました1。

導入の決め手

名刺管理ソフト「Sansan」を選択した理由は、効率的かつ確実な名刺管理が可能であり、場所や時間に縛られない柔軟なワークスタイルを実現できる点でした。特に、名刺情報をデータ化し、クラウド上で一元管理できる機能が評価されました1。

導入効果

導入後、以下の効果を実感しました：

• 業務効率の向上：名刺情報の検索が迅速化され、業務にかかる時間や手間が大幅に削減
• 人脈の可視化：社員間での名刺情報の共有により、組織的な営業活動が可能に
• リモートワークの推進：外出先やリモートワーク時でも、PCやスマートフォンから名刺情報にアクセスできる環境が整備され、生産性が向上

今後の展開

今後も、リモートワークの推進と生産性向上を目指し、ICTツールの活用を進めていく予定です。特に、名刺情報のデータ化と共有を通じて、より効果的な営業活動を展開していきます。

ホットプロファイルの導入・成功事例｜東京国際空港ターミナル株式会社

名刺管理ソフト、ホットプロファイルの導入事例を見ていきましょう。

背景と課題

東京国際空港ターミナル株式会社は、2010年の開業以来、急速に成長し、年間旅客数が1800万人に達しました。この急成長に伴い、大量の名刺管理が課題となり、ペーパーレス化とDX推進が求められました。特に、名刺の検索や異動時の引継ぎが煩雑で、業務効率の低下が問題となっていました。

導入の決め手

名刺管理ソフト「ホットプロファイル」を選択した理由は、営業担当者の熱心な対応と、スキャニング機能の優位性でした。専用スキャナーだけでなく、複合機でもスキャンできる柔軟性が評価されました。また、コスト面でも初期投資のみで済む点が魅力でした。

導入効果

導入後、約70名の社員が名刺管理ソフトを活用し、以下の効果を実感しました。

• 検索の迅速化：3000枚以上の名刺から目当ての1枚を瞬時に検索できるようになり、業務効率が大幅に向上
• 情報共有の強化：名刺情報のデータ化により、異動時の引継ぎがスムーズになり、最新情報の把握が容易に
• ニュース情報の活用：名刺交換した相手の会社のニュース情報を把握でき、渉外活動のスピードアップに貢献

今後の展開 セキュリティ強化のため、統合認証基盤「Gluegent Gate」との連携を進め、シングルサインオンの実現を目指しています。これにより、在宅勤務時の利便性も向上させる予定です。

ネクスタ・メイシの導入事例｜株式会社新聞情報社

名刺管理ソフト、ネクスタ・メイシの導入事例を見ていきましょう。

背景と課題

株式会社新聞情報社は、新聞業界向けの専門紙を発行しており、全国に記者を配置しています。社員の平均年齢が高く、効率的な働き方が求められる中、名刺管理が大きな課題となっていました。特に、名刺の検索や情報共有が煩雑で、業務効率の低下が問題となっていました。

導入の決め手

名刺管理ソフト「ネクスタ・メイシ」を選択した理由は、スキャナーやスマートフォンで簡単に名刺を登録できる点と、検索機能の使いやすさでした。また、名刺情報がすぐに反映されるため、迅速に利用できる点も評価されました。

導入効果

導入後、以下の効果を実感しました。

• 業務効率の向上：名刺の検索が迅速化され、手作業でのファイリングに比べて圧倒的に手間が削減。
• 情報共有の強化：名刺情報をクラウド上で共有することで、共同取材時の連携がスムーズに。
• 安心して利用できる：個人情報の観点からも安心して利用できるため、社員全員が積極的に活用。

今後の展開 今後も、労働力不足に備え、省力化・省人化を進める予定です。また、情報共有の重要性を認識し、さらに効率的な業務運営を目指していきます。

おすすめの法人向け名刺管理ソフト5選

ここからはおすすめの法人向け名刺管理ソフトをご紹介します。機能面やコストパフォーマンス、セキュリティ面、他ツールとの連携などを考慮し、組織的、大規模での運用に向いているものをピックアップしました。ぜひ比較検討してみてください。

Sansan｜業界トップクラスのシェア

ホットプロファイル｜SFAによる見込み客発掘に強み

ネクスタ・メイシ｜1ID月額660円からとリーズナブルな価格帯

SmartVisca（スマートビスカ）｜Salesforce連携・高いセキュリティを維持

アルテマブルー｜社内人脈マップでわかりやすく可視化

まとめ：名刺を活用して資産にしよう

名刺管理ソフトを導入することで、社内に溜まった名刺を有効活用し、業務効率を大幅に向上させることができます。名刺のデータ化や検索機能、情報共有、セキュリティ対策など、多くのメリットを享受できるだけでなく、潜在層や冬眠人脈の発掘・活用も可能です。さらに、成功事例からも分かるように、名刺管理ソフトはビジネスの成長を強力にサポートします。おすすめの法人向け名刺管理ソフトを比較検討し、自社に最適なツールを導入することで、名刺を資産として最大限に活用しましょう。

名刺管理ソフトについてもっと詳しく解説した記事はこちらから。

関連：2024・最新！おすすめ名刺管理ソフト徹底比較