名刺をデータ化する方法を徹底解説！メリットやおすすめ名刺管理アプリ・ソフト5選

イベントや展示会でもらった大量の名刺、有効活用できずに放置されてはいませんか？

個別で所有している名刺をデータ化して、集約し、データベース化すれば、きわめて有用な顧客・人脈リストとして活用できます。名刺をデータ化するメリットは以下の通り。

• 名前や会社名、役職、名刺交換日などのキーワードで検索できる
• 商談内容をメモとして残すことができる
• 社内で名刺情報を共有できる
• 外出時、スマホでサッと相手の情報を確認できる
• 顧客リストを用いて一斉メール配信ができる

これらにより、チームや組織のスムーズな運営や営業活動の促進につながるでしょう。

本記事では、名刺をデータ化するメリットや、ポイント、さらには、おすすめの名刺管理アプリについても紹介するので、ぜひ参考にしてください。名刺管理ソフトの比較表もダウンロード可能です。

名刺管理ソフトについてもっと詳しく解説した記事はこちらから。

関連：2024・最新！おすすめ名刺管理ソフト徹底比較

名刺をデータ化する6つのメリット

まずは名刺をデータ化するメリットを把握していきましょう。これまでの習慣を変えるのはハードルが高いですが、名刺をデータ化することには多くのメリットがあるので、データ化してよかったと感じられるはず。名刺をデータ化するメリットは以下の6つがあります。

1. キーワードで検索できる
2. 情報共有でき、外出先でも確認できる
3. 物理的な保管スペースが不要になる
4. 商談の進捗や顧客の情報などをメモできる
5. 名寄せ（顧客情報を一元化し、最新に保つ）が可能
6. 社内人脈を可視化できる

それぞれ詳しく見ていきましょう。

1.キーワードで検索できる

紙の名刺をアナログで管理している場合、たった1枚の名刺を見つけ出すにもかなり時間を要します。一方で、名刺をデータ化すれば、キーワードを入力するだけで、非常にスムーズに目的の名刺情報にたどり着けます。

• 氏名
• 会社名
• 連絡先
• 役職
• 名刺交換日
• 交換場所

上記のようなあらゆる検索キーワードで検索できます。「相手の情報を部分的にしか思い出せない」といった場面で非常に役立ちます。名刺をデータ化することで、膨大な名刺の中から必要な情報を瞬時に検索でき、時間を大幅に節約でき、効率的な業務遂行が可能になります。

2.情報共有でき、外出先でも確認できる

一般的にアナログで紙の名刺を管理している場合は、名刺ファイルは社外へ持ち出すことができず、外出先で名刺情報を確認することができません。一方で、データ化された名刺情報は、クラウドを通じて共有されるため、外出先でもスマートフォンやタブレットからアクセスでき、必要な情報をすぐに確認できます。商談後、記憶が鮮明なうちにメモを残すこともできますし、それをリアルタイムで社内のメンバーと共有できます。外回りの多い営業にとっては、とても重要なメリットでしょう。営業先での急な問い合わせにも迅速に対応できるため、ビジネスチャンスを逃しません。

3.物理的な保管スペースが不要になる

管理する名刺枚数が少ないうちは問題にならなくても、枚数が数千枚単位になってくると、かなり場所をとります。データ化できれば、紙の名刺を保管するためのスペースが不要になるので、オフィスのデスクやキャビネットがすっきりし、整理整頓が容易になります。また、名刺の紛失リスクも軽減され、重要な情報を確実に保管できるようになります。

4.商談の進捗や顧客の情報などをメモできる

データ化された名刺には、商談の進捗状況や顧客の詳細情報をメモとして追加できます。次回の商談時にスムーズに話を進めることができたり、急遽担当が変わっても情報をスムーズに引き継げたりでき、顧客との関係を強化できます。過去のやり取りを簡単に振り返ることができるため、よりパーソナライズされた対応が可能です。

5.名寄せ（顧客情報を一元化し、最新に保つ）が可能

複数の名刺情報を一元化し、重複を排除することで、最新の顧客情報を常に保持できます。名刺管理ソフトでは、この機能を「名寄せ」と言います。人事異動などのニュースがあれば、名刺データベースの情報を自動的に書き換える機能などもあります。これにより、顧客管理が常に最新の状態に保たれ、相手の役職を間違う、といったミスを防げます。正確なデータに基づいた戦略的なアプローチが可能になります。マーケティング活動や営業活動の精度が向上します。

6.社内人脈を可視化できる

データ化された名刺情報を活用することで、社内の人脈を可視化できます。誰がどの顧客と接点を持っているのかを把握することで、営業活動の重複を回避できたり、情報共有することでチーム全体の連携が強化されたりと、営業活動の効率化を期待できます。

営業活動は、外回りが多く、属人化、ブラックボックス化しがちなので、名刺管理ソフトを導入することで、属人化の解消を期待できます。SFA（セールスフォースオートメーション）と連携できる名刺管理ソフトもあるので、興味がある方はぜひそちらもご覧ください。

関連：SFA連携可能なおすすめの名刺管理ソフト

紙の名刺をデータ化する5つの方法

紙の名刺をデータ化する方法について解説します。具体的にどのような方法で紙の名刺をデータ化するのか、ぜひイメージしてください。

1. スキャナーを使う
2. エクセルを使う
3. 入力代行業者を使う
4. Google Keepを使う
5. 名刺管理ソフト・アプリを使う

それぞれ詳しく見ていきましょう。

1.スキャナーを使う

紙の名刺をスキャナーでデジタル化する方法は、最も基本的な手段です。高解像度のスキャナーを使用することで、名刺の細部まで正確に取り込むことができます。複数枚を同時にデータ化することもできるため、大量の名刺を管理したい組織に向いています。データ化した名刺情報はエクセルやCSV出力ができたりと、非常に便利です。

スキャナーにはおもに以下の2タイプがあります。

• 据え置き型
• モバイルタイプ

据え置きタイプは書類のスキャンなども可能です。モバイルタイプはハンディサイズなので、持ち出しが可能。

しかし、スキャンした画像を整理し、必要な情報を抽出する作業は人的に行う必要があり、手間もコストもかかります。この点、後述する名刺管理ソフトを使えば、スキャンした名刺を自動的にデータ化し、整理整頓された状態でデータベース化でき、キーワード検索や情報共有が簡単に行えます。

2.エクセルを使う

エクセルを使って名刺情報を手入力する方法もあります。名刺の情報を一元管理するのに便利ですが、手入力には時間がかかり、入力ミスのリスクもあります。表形式で手軽に管理でき、検索やフィルタリングができる点も魅力です。また、csv形式でのインポートやエクスポートが可能なため、他ツールとの連携も容易です。

端的にまとめると、エクセルで名刺をデータ化するメリットは無料なこと、コストがかからないこと。デメリットは、手入力によるミスや時間的コストが発生すること、セキュリティ面での不安感などです。

エクセルでの名刺管理方法のメリット・デメリットなどはこちらで詳しく解説しています。

関連：名刺管理をエクセル行うには？メリット・デメリット、自作管理方法やおすすめテンプレートなど

3.入力代行業者を使う

入力代行業者に名刺のデータ化を依頼する方法もあります。プロフェッショナルなサービスを利用することで、正確かつ迅速にデータ化が可能です。しかし、コストがかかる点、納品が代行業者の営業日に左右される点がデメリットです。

名刺入力代行サービスは、一般的に1枚30円～40円が相場。数十枚程度であれば問題視されないかもしれませんが、企業の名刺管理は数千枚にもなるため、入力代行を使うと、数万円ほどがかかってしまいます。しかも依頼するたびにこの費用は発生するので、枚数無制限で利用できる月額課金制の名刺管理ソフトを導入するなど、検討するのが良いでしょう。

4.Google Keepを使う

Google Keepを使って名刺情報を保存する方法もあります。Google Keepは、Googleが提供する無料のメモアプリです。写真を撮って保存し、必要な情報をメモとして追加できます。タグで受けで名刺管理ができ、画像内のテキストを抽出してデータ化することもできます。

しかし、名刺情報の整理や検索機能が限定的である、というデメリットも存在します。後述する名刺管理ソフトなら、Google Keepのように簡単に名刺を取り込みつつ、強力な検索機能や情報共有機能を活用できます。

5.名刺管理ソフト・アプリを使う

名刺管理ソフトやアプリを使う方法は、最も効率的で便利です。名刺管理ソフトは、名刺をスキャンするだけで自動的に紙の名刺からテキストを読み取り、データ化し、クラウド上で安全に管理できます。

通信暗号化や、データセンターでのデータバックアップ、アクセス権限の設定など、高度なセキュリティ環境を維持するための工夫が多く、安心して利用できます。

名刺情報は1枚だけでは保護対象にはなりませんが、データベース化すると、個人情報保護法の対象となり厳重な管理が必要となります。名刺管理ソフトなら、法律順守したうえで安全に運用ができます。

関連：名刺管理ソフトと個人情報保護法との関係性とは？法律上の注意点と安全に管理する方法

他にも、キーワード検索や情報共有、顧客情報の一元化、社内人脈の可視化など、多彩な機能を備えており、ビジネスの効率化に大いに役立ちます。無料で手軽に使える名刺管理アプリや、有料で機能・セキュリティ面が充実した名刺管理ソフトなど、多数ありますので、のちほどご紹介します。

名刺をデータ化する際の4つのポイント・注意点

名刺をデータ化する際の注意点とポイントも押さえておきましょう。

1. 紙の名刺の取り扱いや破棄方法のルール化
2. 表面だけでなく裏面もスキャンする
3. 名刺交換日や関連情報もデータ化する
4. 強固なセキュリティを維持する

それぞれ詳しく解説します。

1.紙の名刺の取り扱いや破棄方法のルール化

名刺をデータ化する際には、紙の名刺の取り扱いや破棄方法をルール化することが重要です。例えば、データ化が完了した名刺はシュレッダーで処分する、または専用の廃棄ボックスに入れるなどのルールを設けることで、情報漏洩のリスクを減らせます。

また、読取の失敗などに備えて、名刺の処分時期を半年に1度、四半期に1度と決めるのもおすすめです。なお、個人情報の漏洩を防ぐために、処分時はシュレッダーまたは溶解処理などで確実に破棄するようにしましょう。

2.表面だけでなく裏面もスキャンする

名刺の裏面にも重要な情報が記載されていることがあります。事業内容が多岐にわたる場合、事業内容や関連企業一覧、支店名、保有資格などの表面で書ききれなかった重要な情報が裏面に記されていることもあります。

また、営業担当者が、名刺の裏面に手書きのメモや追加の連絡先情報などを残している場合もあります。名刺をデータ化する際には、表面だけでなく裏面もスキャンすることを忘れないようにしましょう。

3.名刺交換日や関連情報もデータ化する

名刺交換日や商談の内容などの関連情報も一緒にデータ化することで、後からの検索や参照が容易になります。ささいな情報に思えるかもしれませんが、こうした関連情報は顧客との関係をより深く理解し、効果的なフォローアップを可能にするために、非常に有用な情報となります。どこで、どのタイミングで出会ったのか、これまでに何回接触したのか、などの情報を共有でき、商談や営業活動がスムーズになるでしょう。

4.強固なセキュリティを維持する

名刺には個人情報が含まれているため、データ化した情報のセキュリティを確保することが不可欠です。1枚だけでは個人情報保護法の対象にはなりませんが、ファイリングしたり、エクセルや名刺管理ソフトでデータベース化したり、情報を資産としてまとめた場合には個人情報保護の対象となり、対策を講じなければなりません。

名刺をデータ化する際は、強固なセキュリティ環境の構築が不可欠であることを知っておきましょう。また、人的な情報漏洩対策も必要で、データ持ち出しや不正利用を防ぐ取り組みなども全社的に行う必要があります。

無料｜おすすめの名刺管理アプリ

ここからはおすすめの名刺管理アプリをご紹介します。どちらも無料で、すべての機能が使えます。スマホ一台で使え、アプリのカメラを起動し、名刺をスキャンするだけなので、非常に手軽です。従業員への研修やマニュアルの読み込みなどはとくに必要なく、直感的に使えるのも特徴です。

myBridge

eight

有料｜おすすめの名刺管理ソフト

ここからは有料の名刺管理ソフトをご紹介します。セキュリティ面や手厚いサポート、オペレーターによる手入力などをを重視したい、中小企業、大企業向けの名刺管理ソフトです。月額固定料金や、IDごとの月額料金、あるいは会社のニーズにあわせてサービス・料金を設計してくれるなど、さまざまなタイプがあるので、自社にとってもっともコストパフォーマンスがよいものを選んでいきましょう。

Sansan

名刺de商売繁盛

CAMCARD BUSINESS

まとめ：名刺をデータ化して会社の資産に

名刺をデータ化することで、キーワード検索や情報共有が容易になり、物理的な保管スペースが不要になります。商談の進捗や顧客情報をメモでき、名寄せや社内人脈の可視化ができ、営業活動の効率化・時間の短縮化ができるようになります。

おさらいすると、データ化の方法としては、スキャナーやエクセル、入力代行業者、Google Keep、名刺管理ソフト・アプリの利用などがありました。データ化の際の注意点としては、名刺の取り扱いや破棄方法のルール化、裏面のスキャン、名刺交換日や関連情報のデータ化、強固なセキュリティの維持が挙げられます。これらのポイントを押さえることで、効率的かつ安全に名刺情報を管理できます。名刺をデータ化して、会社の資産として有効活用していきましょう。

名刺管理ソフトについてもっと詳しく解説した記事はこちらから。

関連：2024・最新！おすすめ名刺管理ソフト徹底比較